檢察機關檔案工作規范化管理的相關思考

卜興強 程世佳

（225000 邗江區檢察院 江蘇 揚州）

檢察機關檔案工作規范化管理的相關思考

卜興強 程世佳

（225000 邗江區檢察院 江蘇 揚州）

檢查檔案管理是檢查工作中的重要組成，其直接影響到檢查工作的質量，為檢查工作提供了重要保障。隨著工作的不斷發展，依據新形勢新要求，建立、健全檔案管理工作非常必要。為此，在工作中充分認識到檢察機關檔案規范化管理的重要性，準確抓住檢察機關檔案工作規范化管理的重心，提高各部門對檢察機關檔案工作管理的重視度，不斷加大對檢察機關檔案工作管理團隊的建設，建立檔案管理體系以進一步完善相關資料的收集和管理工作，適當性增加經費投入以盡可能地滿足管理需求，以此深化規范管理。

檢查機關；檔案工作；規范化管理

檢察機關屬于一種代表國家依法行使檢察權的國家性工作單位，追究刑事責任以及提起公訴和實施法律監督是該工作機關的主要職能。與資本主義國家的檢察機關不同，中國是社會主義國家，人民檢察院是國家法律監督機關，且其由同級人民代表大會產生，向人民代表大會負責并報告各方面相關的工作事宜。所謂“一府兩院”，也就是指檢察院、人民法院和國家政府。檢察機關檔案工作是指各級檢察機關的檔案室直接對其檔案實體和檔案信息進行管理并為檢察機關其他部門提供有利服務的工作。該項工作是國家檔案事業尤其是司法部門檔案事業的最基本要素。為進一步提高各級檢察機關在檔案工作中的規范性和效率性，本文就檢察機關檔案工作規范化管理進行探究，并提出幾點建議以供參考。

1 充分認識到檢察機關檔案規范化管理的重要性

檢察機關將在日常業務工作以及檢察隊伍建設和其他相關管理活動中所形成的書面形式文件和影像資料等一系列原始資料統稱為檢察檔案。而這些檔案和資料則見證了我國檢察機關的成長與發展歷程。隨著時代的發展，檢察工作又迎來了新的工作形勢以及新的工作任務和新的工作要求，這就使得進一步促進我國檢察機關檔案工作規范化管理水平的提高迫在眉睫，而檢察檔案管理水平的提高也有利于檢察工作的順利開展。

1.1 檢察機關檔案管理規范化是順利開展檢察工作的重要前提

檢察機關的工作任務量隨著我國法律、法規以及其他相關規章制度的不斷完善而日益繁重。這就使得檢察檔案資料的數量大幅度增加，無形中加重了檢察機關的工作任務量。從綜合的情況來看，目前，我國各檢察機關在檔案管理方面存在著各種各樣的問題，其中又以資料收集不全面、檔案管理制度不完善以及各檔案存在程度不一的安全隱患等問題最為突出，這同時也說明了各檢察機關的檔案工作規范化管理水平還有很大的上升空間。雖然，這一系列問題給我國各檢察機關在工作上帶來了強有力的挑戰，但同時也為檢察機關各方面的可持續發展以及檢察工作的順利開展提供了新的機遇。所以，要想在現有基礎上不斷提升檢察檔案的規范化管理水平，以最大化地發揮出檢察檔案在檢察工作中的輔助作用，就需要各檢察機關在檔案管理中實行并不斷完善規范化管理，為各項檢察工作有序且高效率的開展提供強有力的文件資料保障。

1.2 檢察檔案是檢察工作的核心指導依據

檔案中的信息以及利用效益是各類檔案的價值所在，只有通過對檔案信息的不斷挖掘和深入性挖掘，才能將檔案的作用最大化，從而才能輔助檢察工作順利開展。與此同時，檔案的種類與質量會隨著檢察工作的開展而不斷豐富化和多樣化，進一步促進檢察機關檔案管理工作的良好發展。自新中國成立后，我國的法治建設一直處于不斷完善和不斷進步的發展階段，各檢察機關的檔案工作管理意識也逐步增強，這就使得檢察機關各類檔案的綜合利用率呈現出逐年遞增的趨勢，這就說明檔案工作在各項檢察工作中的作用日益受到重視，同時，也充分凸顯了檔案工作在各項檢察工作中的重要作用與意義。

2 準確抓住檢察機關檔案工作規范化管理的重心

從綜合分析的角度來看，各級檢察機構在檔案管理方面的管理重心檔案主要有以下幾方面內容：

2.1 文書檔案

所謂文書檔案，籠統來說就是各檢察機關在一系列相關工作過程中所形成的各方面歷史記錄載體。而這些檔案不僅就我國各級檢察機關執行黨和國家方針政策以及履行主要職能活動的具體情況進行了真實性地記錄，同時也為歷史面貌的維護以及機關建設的研究提供了重要的參考價值。

2.2 訴訟檔案

所謂訴訟檔案，主要是指各級檢察機關在案件辦理過程中所形成的各種載體形式的材料（訴訟文書以及視聽資料等）。由于這些材料具有很大的參考利用價值，所以，各級檢察機關均按照國家相關規定將其立卷歸檔，并進行集中保管。從分類的角度來看，該類檔案主要包括了立案、偵查、審判以及民事行政和控告申訴等多種案卷；從這些檔案的形成過程來看，又多以審查批捕以及審查起訴和立卷等環節為主；從檔案材料的來源來看，不僅公安機關等司法部門移送的，同時也有檢察機關在自偵過程中形成的，而相對來說，這一部分的檢察檔案是所有檔案中的核心，其可利用價值是最高的。

2.3 實物檔案

所謂實物檔案，主要是指各級檢察機關在開展檢察工作的過程中，所發現的具有一定保存價值的各種實物，也是檢察機關檔案的重要構成部分之一。值得注意的是，對于實物檔案這一塊，不管是什么部門或個人都不可在未經批準和允許的情況下擅自處理。

2.4 影音檔案

所謂影音檔案，主要是指各級檢察機關在進行相關工作過程中所形成的具有一定保存價值和利用價值的照片、光盤以及錄像帶和錄音帶等資料。這類檔案資料不僅是檢察檔案的重要組成部分，同時也在很大程度上反映出了各級檢察機關的主要職能以及檢察工作開展的真實情況。

3 提高各部門對檢察機關檔案工作管理的重視度

3.1 盡可能地爭取各級領導對檢察檔案工作的重視

要想進一步完善檢察檔案的相關工作，取得各級領導的重視是第一步。一方面，檢察檔案相關工作人員應加大對各級領導進行檔案宣傳和檔案工作的力度，使檢察檔案工作能夠順利列入本單位的年度計劃和發展規劃以及各級領導的議事日程中，以進一步推動檢察檔案工作與其他相關業務部門工作的共同發展；另一方面，由于檢察檔案工作者一般都以辦公室為工作點，所以通常都默默無聞，而檢察檔案工作枯燥乏味又繁瑣辛苦，因此，作為檢察機關的領導階層，在工作和生活上對檢察檔案工作人員予以關心和支持是很有必要的。

3.2 不斷強化各級檢察機關領導的檔案意識檢察檔案工作并不只是該崗位工作人員一個人的事，各級檢察機關的領導階層同樣要扛起應有的責任和履行應有的義務。所以，各級檢察機關的領導階層應在不斷提高自身檔案意識的基礎上將檢察檔案工作以及對檔案工作者的培養提到議事日程上來，并定時定期聽取檢察檔案部門工作人員的匯報，同時，還應在每一年度安排特定的時間來每研究檢察檔案工作，以妥善解決檢察檔案工作中的問題，不斷推動檢察檔案工作的良好發展。

4 不斷加大對檢察機關檔案工作管理團隊的建設

第一，鼓勵和支持公安檔案管理人員參加檔案管理專業自學考試、函授等形式的學習，取得檔案管理專業專科、本科文憑。

第二，定期舉辦公安檔案業務培訓班，向檔案管理人員傳授檔案管理新知識。

第三，檔案管理部門適時召開現場會，通過檔案管理成果展示、裝訂整理卷宗操作、進行現場輔導等方法，增強公安檔案管理人員的感性認識。

第四，檔案管理部門應鼓勵和弘揚公安檔案管理人員愛崗敬業的奉獻精神，使其安心做好檔案管理工作。

5 建立檔案管理體系以進一步完善相關資料的收集和管理工作

5.1 制訂建立健全檔案收集制度

在進行檢察工作或檢察活動中盡可能地收集一切具有歷史憑證作用和科學價值的資料是檢察機關進行檔案收集的基本要求。因此，為確保檢察檔案工作的順利開展，各級檢察機關應制定相應的檔案收集制度，尤其注重完善對各類檔案收集原則、收集要求以及收集范圍和收集方法等方面的規定。

5.2 明確資料收集范圍

雖然紙質載體是檔案資料收集的主要方向和主要形式，但不能僅局限于此，還應進一步擴大檔案資料收集種類的范圍，對于錄音帶、光盤等磁介質載體也要適當加大收集力度。

5.3 創新資料收集方法

各監察機構應在現有資料收集方法的基礎上進行改革創新，尋找出更高效和更有用的收集方法，幫助提高檔案資料收集的工作效率和豐富所收集資料的種類。與此同時，各監察檢察機關的檔案管理部門還應充分結合各部門的實際情況，以重點收集和廣泛收集的方式從方方面面入手，千方百計地收集各種形式的資料。

6 適當性增加經費投入以盡可能地滿足管理需求

從相對的角度來看，各級監察機構在檔案管理工作上的經費投入并不多。雖然，檢察檔案管理工作實際所需的經費并不多，但也不能完全不投入。所以，各級檢察機關應提高對檔案管理各類設施的重視度，并同時遵照國家相關規定（《關于加強公安檔案工作的意見》等）適當性地增加在檔案工作方面的經費投入量，以進一步改善檔案管理工作人員的工作環境和檔案保管環境。例如，適當性地建設檔案保管室或成立專用檔案庫房，同時還要對所有檔案和資料做好相應的防護措施（防蟲、防潮、防人為破壞等），加大對檔案資料的安全保障和質量保障。

總而言之，作為檢察工作的最重要組成部分之一，檢察檔案工作應隨著法治進程的不斷深入而不斷完善。各級檢察機關的檔案工作應圍繞檢察中心來開展，同時還應不斷提升該方面工作的規范化管理水平，使得檔案管理工作與實際檢察工作環環相扣，形成輔助檢察工作開展的檔案資源體系，以將檢察檔案的利用率最大化。