工程項目檔案收集歸檔工作的策略研究

胡純馨

（436099 湖北省鄂州市港航管理處 湖北 鄂州）

工程項目檔案收集歸檔工作的策略研究

胡純馨

（436099 湖北省鄂州市港航管理處 湖北 鄂州）

近幾年伴隨著當前市場經濟的快速發展，建筑工程項目在建設規模上也不斷的提升，施工單位所進行施工的工程項目種類也在不斷的提升，所以，出現了很多的工程項目檔案。當前我們國家的工程項目檔案在不斷的提升，其中涉及到的內容也更為豐富，其涉及到的范圍也非常的廣，檔案收集歸檔工作的質量檢測也對檔案自身的完整度產生影響。因為工程項目檔案涉及到的內容比較多，因此對其進行管理也非常困難，所以就需要施工單位，關注工程項目檔案自身的收集與歸檔工作。本文則主要針對工程項目檔案收集歸檔工作去進行分析和研究。

工程項目；檔案；收集；歸檔

1 領導重視是完成項目檔案收集歸檔工作的重要基礎

如果想進行好工程項目檔案的收集工作，在項目進行建設的時候，就需要對項目檔案管理的負責人進行明確。在工程項目進行建設的時候，建立專業的檔案管理的小組，統一去對工程項目等檔案資料去進行管理，使得項目的工程師能夠加入到工程項目的檔案管理工作里。為了使得項目檔案收集歸檔工作可以有序的進行，需要及時的召開相關的檔案管理會議，在項目建設即將完成的時候，建設專業的驗收工程小組，同時通過項目的總工程師去進行文件的下發，使其能夠對各個部門的驗收工作進行協調，提升上報以及進行工程竣工資料的移交速度。

2 建立檔案收集管理系統，提高檔案管理質量

施工單位各個部門彼此應該強化溝通寫作，真正的建設出一套健全的對檔案進行收集與管理的系統，對于負責人以及聯系人還有管理人員加以明確，及時的對工程項目自身的施工情況加以掌握，真正的處置工程項目進行過程中所涉及到的檔案收集工作。從另一方層面來說，針對規模相對龐大并且施工周期比較久和范圍相對較廣和施工人員自身流動性比較大的工程項目，一定要積極的建立起一個工程項目檔案管理系統，將多個部分的工作去進行匯整，全面的進行檔案管理的收集與歸檔工作。依照當前工程項目自身的特點，在相關部分去安排專門的人員，使其能夠對管理人員自身的職責加以明確。這樣即使檔案管理人員出現了變動，也并不會對檔案管理工作產生影響。

3 規范工程項目檔案管理制度，明確每個管理人員的責任

施工單位在對工程項目檔案進行管理的時候需要嚴格參照我國發布的相關法律法規去進行，工程項目檔案收集以及歸檔工作應該做到有理有據。在對項目檔案管理人員進行安排的時候，需要對管理人員自身的責任給予確認，其中應該分別將相關人員的職責進行細分。將工程項目檔案的收集歸檔當成是企業當前的管理計劃，施工單位在年初的時候需要依照工程項目自身的進度去對項目收集以及歸檔計劃去進行制定，并且還需要在年底的時候，去對項目收集歸檔情況進行總結，對于相關人員給予獎勵與懲罰。工程項目在已經驗收完成后，工程相關的負責人應該對于項目相關的檔案資料完成整理，然后將整理好的資料轉交給相關的建設部門去完成審核，在進行完成審核之后，再將其交給相關的檔案管理部門去進行清點，并且進行保存，以備日后進行查閱。

4 強化項目檔案管理人員的培訓，提升人員自身的素質技能

在工程項目檔案進行收集歸檔過程中，管理人員自身的作用是十分重要的，因此需要從這些方面去對工程項目檔案的管理質量給予提升。首先，施工單位需要對資料員自身的業務水平給予提升，資料員在上崗后一定要具備相關的資格證書。其次，需要對于工程項目檔案資料員自身工作的穩定性給予保證，嚴格的防止出現代簽字和代移交的問題產生，在項目進行的時候不可以隨意撤換資料員，即使資料員不得不離職，那么也需要將手頭的工作全部進行移交之后才可以離崗，其要對項目檔案收集歸檔工作的連續性給予保證，預防項目檔案資料出現遺失的問題。第三，對于項目檔案資料收集的渠道進行擴充。并對于相關工程項目施工技術人員自身的檔案知識給予培訓，使其能夠更好的對管理檔案資料進行收集，對相關的法律與法規知識有所認識；清楚的認識到自身應該去對哪些工程項目資料進行收集，收集歸檔的工作主要有何種要求，并積極去與資料員自身的檔案管理工作進行配合。

5 積極進行好工程項目竣工驗收時期的檔案補充收集工作

項目建設的最后一步是完成驗收，完成驗收不僅要保證項目的質量符合建筑實體的要求，而且項目文件也應該完整收集，并且保證自身的規范性，使其能夠明確對于整個項目建設過程加以反應，所以項目管理部門應著重完成項目檔案，檔案工作者需要重點關注這些方面：首先，原始項目檔案的真實性，其能夠真正對項目建設整體情況加以反應。其次，確保竣工圖質量，完成竣工圖必須是原件，并且要清晰合理，不能用竣工圖的復印件去進行替用，假如所提供的竣工圖是施工圖進行完善而來的，那么還需要對修改的參照來源進行標示，除可這些之外，還應該著重的對審核竣工圖其自身的手續是不是齊全進行檢查。施工單位在把工程項目檔案轉交給相關的檔案部門后，還應該參照項目檔案的保管期限和工程項目自身的擴建情況去進一步對缺少的資料進行收集，對于遺失在外的項目檔案資料進行補充，使得施工檔案能夠更加的完善。

6 總結語

上文所述，工程項目檔案工作可以說對于施工全過程進行了記錄，其屬于施工企業自身建設的一種存檔，其對于施工企業日后的發展有著非常積極的參照作用。結合上文所述，工程項目檔案收集歸檔工作也是非常復雜的，施工企業與檔案管理部門應該對其給予高度的重視，積極的制定科學并且十分健全的管理方案，參照我國當前的規章制度去進行檔案歸檔的收集工作，積極的與相關部門進行合作完成項目的驗收，為工程自身的質量與社會效益進行努力。

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