論高校檔案信息化管理平臺的建設

周麗娜

南陽醫學高等專科學校

論高校檔案信息化管理平臺的建設

周麗娜

南陽醫學高等專科學校

隨著現代社會不斷發展，計算機技術得到越來越廣泛的應用，在一定程度上改變了現代人們的思維方式。這種背景下，智能化、自動化、數字化成為現代檔案管理的主要發展方向和趨勢。與傳統高校檔案管理模式相比，信息化管理平臺可有效避免人為因素對于檔案管理工作的影響，提高高校檔案管理效率和準確性，使其更好地為高校發展而服務。筆者從高校檔案信息化管理平臺入手，就其建設必要性和建設措施，闡述幾點看法，以供相關單位參考。

高校檔案；信息化管理平臺；計算機技術

我國在《高等學校檔案管理辦法》中，明確指出高校需將檔案工作作為學校建設工作，納入高校整體規劃中，以促進高校檔案工作信息化的進一步發展。受多種因素影響，目前多數高校仍不具備統一的檔案管理標準和系統的信息化發展規劃，信息化管理平臺建設情況參差不齊。因此，高校應積極調整自身檔案管理理念，在現有檔案工作基礎上，進行探索和創新，結合自身檔案管理實際需求，科學制定檔案信息化管理平臺建設方案，以發揮高校檔案工作的實際效用，促進高校教育的進一步發展。

一、高校檔案管理信息化平臺基本內涵分析

信息化管理平臺具體是指借助新一代信息技術，針對高校檔案進行統一組織、協調、管理操作，以提高檔案管理效率和有效性的檔案管理方法。信息化管理平臺以計算機技術、互聯網技術為基礎，聯合數據通信、多媒體的技術，完成對檔案數據信息的處理，從而實現信息化的檔案管理。與傳統檔案管理模式相比，信息化管理平臺在數據安全、數據儲存、數據查詢、以及檔案信息共享等方面占據明顯優勢，可有效避免因人為因素導致的檔案管理錯誤，提高檔案管理效率。

二、高校加強檔案信息化平臺建設的實際意義分析

信息技術飛速發展背景下，高校檔案管理無論是內在還是外延均發生了巨大變化，檔案資源在高校發展過程中發揮著越來越重要的作用。加強高校檔案信息化管理平臺建設，一方面是高校檔案工作發展的必然；另一方面，也是維持高校日常工作正常運作狀態，促進高校進一步發展的客觀要求。

（一）滿足高校檔案工作實際需求

高校檔案產生于高校工作，也服務于高校工作，其種類涉及高校工作各個環節，具體包括黨群、教學、行政、基本建設等方面。傳統檔案管理以人工管理為主，通過分類編號的方式進行管理，隨著時間的推移，檔案數量不斷增加，相應提高了檔案管理的難度。信息化管理平臺在檔案存儲容量、檔案信息查詢和檔案信息共享等方面具有明顯優勢，可更好的滿足高校發展實際需求。

（二）提高高校檔案工作效率

檔案工作是高校的基礎工作，多項工作均離不開檔案工作的支持。但由于高校檔案種類繁多、數量龐大，僅依靠人工進行管理，實際管理效率較低，無法有效發揮檔案管理的實際效用。信息化管理平臺中，用戶可更具自身需求設定檔案門類，同時可快速完成目標檔案的查閱操作，可有效提高檔案工作實際效率。

此外，紙質檔案受材質特性影響，在存儲過程中，易受環境影響而損壞，電子檔案則沒有這方面的顧慮，并且電子檔案存儲更節省空間、安全性更好。

三、高校檔案信息化平臺建設措施分析

（一）加強高校計算機管理系統基礎建設

計算機管理系統硬件設施，是建設高校信息化管理平臺的基礎，就檔案管理工作而言，需要具有數碼相機、掃描儀、打印機等電子設備，同時還需多種信息化管理軟件支持。這部分內容是信息化平臺的建設基礎，高校應充分利用校內已有資源，盡量控制平臺建設成本，為信息化管理平臺的實現奠定相應的物質基礎。

（二）規范信息化管理操作

為進一步優化信息化管理平臺用戶的使用體驗，給予用戶良好的使用感受，高校檔案工作相關的檔案采集、分類、整理、存儲、查閱等環節，均需嚴格遵照相應的信息化操作規范進行，確保電子檔案與原始檔案的對應性和真實性，以及計算機編碼格式與終端機軟件要求的一致性。高校應優先選擇不同的信息存儲單元和硬件系統模塊組建信息化平臺，前者有利于系統分級授權和擴展，后者可有效降低設備維護成本和系統故障概率。

（三）加強高校檔案管理人員培訓

高校檔案管理人員作為檔案工作的執行者和實踐者，其業務技能和綜合素質水平，直接影響著高校檔案工作的實際發展。隨著高校檔案工作不斷發展，信息化程度不斷提高，對高校檔案管理人員提出了更為嚴苛的要求。因此，高校應積極加強檔案管理人員培訓，提高檔案工作人員整體業務技能和綜合素質水平，打造高素質的專業檔案管理隊伍，從而促進高校檔案工作進一步發展。

檔案工作人員培訓主要分為技能培訓和素質培訓兩部分內容。技能培訓可分為制度培訓和技能培訓兩方面內容。制度培訓主要就高校檔案管理各項制度，對檔案管理人員進行培訓，以修正檔案管理人員傳統印象中的種種誤解，規范檔案管理人員操作。技能培訓主要是指信息化管理技能培訓，檔案管理人員應充分了解高校信息化管理平臺的構成，并熟練各項系統操作技巧，具備解決檔案管理問題的能力，以滿足檔案工作實際需求。素質培訓主要以精神學習為主，高校檔案種類繁多、數量龐大，如管理人員工作不認真，易出現工作疏忽造成嚴重的不良后果。因此，高校相關部門應通過座談會、講座等形式，加強檔案工作人員責任意識、管理意識培訓，以提高工作人員整體素質水平。

結語

綜上所述，加強高校檔案信息化管理平臺建設，對于促進高校檔案工作發展，提高檔案工作效用，具有重要意義。與傳統檔案管理模式相比，信息化管理平臺可更好地滿足高校檔案工作需求，提高檔案工作效率。因此，高校應積極創新自身檔案工作理念，通過加強計算機系統基礎建設等措施，全面推進高校信息化管理平臺建設，以促進高校檔案工作的進一步發展。

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