新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

高瞻瞻 四平市婦嬰醫(yī)院

新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

高瞻瞻 四平市婦嬰醫(yī)院

作為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的重要支撐，人事檔案的全面信息化建設(shè)已經(jīng)成為了每一所企業(yè)需要正視的問題，這同樣也是一種企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。我們在強化人事檔案信息管理的同時，必須要貫穿于全面的現(xiàn)代化理念來最大程度上提升現(xiàn)代化人事檔案的作用，在全面提高人事檔案管理工作的同時，對原有的陳舊人事檔案管理進(jìn)行不斷創(chuàng)新與改進(jìn)。

新形勢下 人事檔案管理信息化 建設(shè)

隨著全球信息化技術(shù)的普及應(yīng)用，現(xiàn)代化企業(yè)的人事檔案管理更是要依托于信息化的管理手段進(jìn)行不斷創(chuàng)新，以此來滿足社會以及時代的發(fā)展需要。所以我們在實際的工作中必須要對現(xiàn)代化人事檔案管理進(jìn)行完善的信息化建設(shè)，以此來不斷提升檔案的管理水平、提升檔案管理的工作效率。

一、現(xiàn)階段的人事檔案信息化建設(shè)認(rèn)知

首先，作為真實、詳細(xì)反映個人經(jīng)歷、工作業(yè)績、思想狀態(tài) 、特長愛好等情況的原始記錄，人事檔案不僅能夠?qū)⒁粋€人的思想演變、工作經(jīng)歷、個人自傳、各類登記表、社會關(guān)系、家庭背景等進(jìn)行詳實記錄，同時還能夠?qū)⒁恍┙M織對個人不同時期的考核進(jìn)行綜合評價。以此來作為日后考核、職稱晉級、工資調(diào)整等方面提供可靠保障。另一方面，對于人事檔案的信息化建設(shè)同樣也是社會高度發(fā)展的基本要求，伴隨著全球電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及社會信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的人事檔案信息管理已經(jīng)無法滿足實際需求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的經(jīng)濟活動與人類社會活動發(fā)展的基礎(chǔ)上，人事檔案已經(jīng)迎來了一個全新的契機，特別是在人事檔案的開放性、社會性管理體系中，更是滿足了人民群眾的需求，同時也為整個經(jīng)濟社會的建設(shè)與發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

其次、新時期下的人事檔案管理工作在服務(wù)社會建設(shè)的同時，也成為了我國經(jīng)濟社會飛速建設(shè)的政務(wù)信息表現(xiàn)，特別是在信息化建設(shè)過程中更是為人事工作的民主化、細(xì)致化提供了全新保障。在進(jìn)行人事檔案管理信息化進(jìn)程中，這種先進(jìn)的數(shù)字平臺不僅覆蓋了傳統(tǒng)的認(rèn)識檔案管理模式，將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的直觀能力、綜合能力、共享能力等進(jìn)行了全面整合，同時也為現(xiàn)代化的人事檔案管理提供了全方位的綜合性信息。

電子檔案的引入更是將工作中的一些新信息、新理念融入到了實際的工作中，保證了檔案管理的及時性、準(zhǔn)確性，同時也為重要信息的傳遞工作提供了時效性。另外，在人事檔案數(shù)字化信息共享之后，任何一個得到授權(quán)的操作者與查詢者都可以從多個角度來對某一名人員的綜合情況進(jìn)行調(diào)研與考察，最大程度上緩解了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案袋局限性與狹隘性，在提升人們對于人事信息檔案廣度與深度認(rèn)識的同時，在短時間內(nèi)完成了高質(zhì)量的管理工作。

二、信息化建設(shè)下的人事檔案建設(shè)核心內(nèi)容

第一，從轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的存儲模式入手。在實際的人事檔案管理信息化推進(jìn)工作中，對于一些應(yīng)用頻繁、容量大、易受損的檔案信息，必要將其進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的存儲，在保證提取效果與保存完整度的同時，實現(xiàn)全面的信息化管理。由于現(xiàn)階段的人事檔案信息對于每一名職工而言都具有十分重要的意義，特別是在職稱評定、干部選用等方面均起到了證據(jù)作用，所以為了一些不必要的糾紛產(chǎn)生，我們必須要將這些檔案進(jìn)行妥善、科學(xué)的處理與保管。

第二，信息化建設(shè)為人事檔案信息的存儲、傳遞、接受提供一體化體驗。通過對管理手段的更新于信息化程度的共享，我們在日常的 檔案管理中會充分的享受到信息化檔案所帶來的時效性與空間性便利。不過在實際的應(yīng)用過程中，每一名管理者與操作者都應(yīng)當(dāng)十分重視信息的保密工作與安全工作，通過各個參與者不同的操作內(nèi)容進(jìn)行權(quán)限的零交叉配備，同時有條件的單位還應(yīng)當(dāng)聘任專業(yè)的計算機管理人員對電子信息檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期查毒、殺毒，一旦發(fā)現(xiàn)問題必須及時處理，最大程度上避免信息的泄露與非法訪問。

第三，打造完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫。人事檔案的管理并不是一件一勞永逸的事情，同時它的管理時間也是十分漫長的。一般而言人事檔案管理必須要經(jīng)過幾十年甚至終生的保管，特別是對一些重要人物而言他們的檔案由于具有十分重要的史料價值，所以更是要求我們做好數(shù)據(jù)庫的管理工作。而對于一些人事變動較大的企業(yè)，通常都會擁有較為龐大的檔案信息資源，它們不僅數(shù)據(jù)量大、占據(jù)空間大，在日常的工作中也經(jīng)常會由于時間與空間上的不便利，而為專項的查詢工作帶來了種種瓶頸。為了避免這種現(xiàn)象，我們必須將加快信息化建設(shè)、提升檔案袋優(yōu)質(zhì)管理放在首位，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息逐步過渡到電子檔案信息中來，以此來實現(xiàn)工作效率的提升與工作質(zhì)量的提高。

第四，建立完善而又健全的人事檔案信息化管理制度。任何一項與信息化人事檔案建設(shè)相關(guān)的工作都必須要有相關(guān)的制度與約束作為保障。特別是在現(xiàn)代化企業(yè)的管理中更是要將一些陳舊的、落后的規(guī)章制度進(jìn)行及時革新，在保證人事檔案管理制度科學(xué)、規(guī)范的同時確保檔案管理的收集與整理工作，堅持“留真去偽”的原則，經(jīng)常性的對檔案系統(tǒng)進(jìn)行補充與創(chuàng)新，以此來實現(xiàn)人事檔案的嚴(yán)肅性、真實性與有效性，為企業(yè)的決策提供準(zhǔn)確的參考價值。

三、結(jié)論

綜上所述，伴隨著計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化的不斷發(fā)展與普及，中國企業(yè)原有的生產(chǎn)管理手段得到了大幅提升。在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，信息共享方面信息化的人事檔案管理更是不僅能夠避免多部門的重復(fù)錄入，同時還在規(guī)避重復(fù)勞動的前提下提升了工作效率與工作質(zhì)量。我們每一名人事檔案管理信息化的參與者都應(yīng)當(dāng)以一種滴水穿石的毅力來不斷完善這項工作。

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