企業(yè)檔案管理改進(jìn)策略探討

文/舒明磊

企業(yè)檔案管理改進(jìn)策略探討

文/舒明磊

企業(yè)檔案是產(chǎn)生于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動過程中，經(jīng)過收集、整理等過程形成的以多種形式存在的具有一定價(jià)值的文件資料。在當(dāng)前的知識和信息時(shí)代下，企業(yè)檔案就是企業(yè)一種無形的資產(chǎn)，是企業(yè)發(fā)展的重要資源，同時(shí)也對企業(yè)的各項(xiàng)決策起著重要參考價(jià)值。

目前，很多企業(yè)對其檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，在檔案管理中存在著諸多的問題，急需對其進(jìn)行加強(qiáng)和改進(jìn)。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.數(shù)字化水平有待提高

當(dāng)前信息化技術(shù)已經(jīng)在企業(yè)管理中被廣泛運(yùn)用，但數(shù)字化的檔案管理數(shù)據(jù)庫和共享平臺還處在襁褓階段，對檔案的信息的整合和利用水平較差；電子檔案方面沒有一套完整、科學(xué)、合理的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面也存在一定的漏洞，整體管理質(zhì)量不高。

2.缺乏有效和妥善管理

企業(yè)的各項(xiàng)資料管理較分散。在公司的項(xiàng)目完成后，產(chǎn)生的大量文件都是分散在各形成的部門中，沒有進(jìn)行及時(shí)歸檔，致使檔案的實(shí)體分散，整體信息不全。還有一些企業(yè)人員甚至將這些項(xiàng)目資料當(dāng)做個人所屬材料，進(jìn)行個人保管，不利于內(nèi)部人員知識的共享和交流。并隨著企業(yè)人才的調(diào)離和流失，使得企業(yè)信息資源，產(chǎn)生一定程度的斷層和流失。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

對于檔案管理工作的認(rèn)識，很多企業(yè)以及員工都存在一定的不足，認(rèn)為檔案管理是技術(shù)含量低、工作內(nèi)容簡單的保管性質(zhì)的工作，在企業(yè)管理中無足輕重，無法為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。

有些企業(yè)基于這種認(rèn)知，就將一些不具備任何檔案管理知識以及數(shù)字化、信息化知識的閑散人員安排在檔案管理崗位上。這些非專業(yè)人員，由于缺乏必要的專業(yè)檔案管理知識和技能，對檔案管理的重要性、要求與規(guī)范、管理內(nèi)容等方面都做不到位，難以為企業(yè)提供良好的檔案服務(wù)，不利于企業(yè)檔案管理水平的提升。

4.科技檔案歸檔率低

科技檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，企業(yè)發(fā)展和競爭的關(guān)鍵因素就是科技。科技檔案管理不力，不利于企業(yè)的科技發(fā)展和核心競爭力的提升。

然而很多企業(yè)沒有充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，大量科研項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案往往只對一些立項(xiàng)材料與報(bào)告方面的一些規(guī)定和規(guī)范性文件進(jìn)行了歸檔，而涉及到核心的一些項(xiàng)目研究的重要數(shù)據(jù)以及詳細(xì)的研究過程記錄的原始材料卻沒有進(jìn)行完整歸檔保存。導(dǎo)致很多重要信息缺失或者難以查閱，使其不能正常發(fā)揮其參考和指導(dǎo)作用，造成無形資產(chǎn)流失。

二、企業(yè)檔案管理改進(jìn)策略

面對當(dāng)前企業(yè)檔案管理中的種種問題，以及進(jìn)行檔案管理改革的迫切需求，本文提出了以下幾點(diǎn)策略。

1.轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念

企業(yè)應(yīng)通過各種形式的宣傳和學(xué)習(xí)，使管理層和檔案管理人員重新認(rèn)識到檔案管理工作特別是科技檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，在思想高度上達(dá)到統(tǒng)一，并進(jìn)行全面的協(xié)調(diào)與支持。檔案管理人員要通過對新的檔案管理技術(shù)和知識的不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行檔案管理方法的改進(jìn)與創(chuàng)新；并且要善于把握檔案中所蘊(yùn)含的信息和價(jià)值，并加以開發(fā)和利用。同時(shí)，企業(yè)也要加大對檔案管理工作在硬件、軟件兩方面的投入，并將檔案管理工作作為企業(yè)管理工作中的重點(diǎn)，制定明確的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并計(jì)入相關(guān)員工的績效考核。

2.進(jìn)一步完善數(shù)字化信息管理

企業(yè)可以通過局域網(wǎng)建立檔案管理網(wǎng)站，檔案管理人員作為網(wǎng)站管理員，直接與檔案管理系統(tǒng)相連接，根據(jù)內(nèi)部不同職能和級別的成員設(shè)置權(quán)限進(jìn)行檔案查詢。一些不存在保密性的資料可以直接進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺 公布，也可以進(jìn)行下載或者在線閱讀，使信息分享更加便利。

其次，選用適合的檔案管理軟件，與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口。可以將企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行結(jié)合，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各種形式的文件和資料能夠直接進(jìn)行在線提交，通過網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)入到檔案信息數(shù)據(jù)庫中，使電子文檔可以自動歸檔。

3.轉(zhuǎn)變管理模式

在管理體制上，加強(qiáng)對檔案管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo),將檔案管理相關(guān)工作在各個部門進(jìn)行責(zé)任明確。在管理方式上，要積極應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理和提供服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。在管理機(jī)制上，要建立健全和完善業(yè)績考核制度、規(guī)章制度、評價(jià)機(jī)制，努力營造出員工齊抓共管的工作機(jī)制氛圍。

4.加強(qiáng)科技檔案管理

加強(qiáng)對企業(yè)的科技檔案的管理，就是要重視和支持科技檔案向單位的科研生產(chǎn)活動提供依據(jù)和信息資源的反向作用，根據(jù)企業(yè)實(shí)際科技生產(chǎn)情況，制定更為具體的、具有可操作性的規(guī)章制度，采用現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，積極地對科技檔案中的信息資源加以開發(fā)和利用，使其能夠更好地為企業(yè)進(jìn)一步的科研生產(chǎn)活動服務(wù)。

由于科技檔案工作涉及面廣，科技含量高，因此，在人員配備上，要安排有具備相關(guān)科研專業(yè)知識的人員，并加大知識和素質(zhì)培訓(xùn)。幾方面相互配合和共同努力必然能夠解決當(dāng)前科技檔案的歸檔率和利用率等問題，為企業(yè)的科技創(chuàng)新發(fā)展提供支持。

5.提升檔案人員素質(zhì)

企業(yè)首先要設(shè)置專門的檔案管理部門，并配備專職的檔案管理人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，健全檔案管理制度。要通過多種途徑進(jìn)行相應(yīng)的人才選拔和培養(yǎng)，大力引進(jìn)檔案、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)，尤其是既懂得檔案相關(guān)專業(yè)和法律知識、又具備計(jì)算機(jī)知識的專業(yè)復(fù)合型人才。

企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有管理人員的繼續(xù)教育，開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)的科技知識等培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)意識教育。整體提高檔案管理隊(duì)伍的水平，使之從傳統(tǒng)的實(shí)體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碚摺⒅R提供者及決策咨詢者，從而實(shí)現(xiàn)管理手段的科學(xué)化。

（作者單位：中鐵一局集團(tuán)有限公司）