高校圖書館與院系資料室協同發展論析

尚鐵英

（肇慶學院 圖書館,廣東 肇慶 526061）

高校圖書館與院系資料室協同發展論析

尚鐵英

（肇慶學院 圖書館,廣東 肇慶 526061）

高校圖書館和院系資料室協同發展不僅順應了時代環境的要求，而且也是讀者需求的必然之勢。相關政策支持、專業技術支持、網絡條件支持等成為館室協同發展應該具有的重要共同基礎。而要做到協同發展，就必須要改革管理體制，構建文獻資源互用機制，并盡早實現館室聯網。只有這樣，才能使廣大讀者最大限度地共享學校圖書館和院系資料室的各種文獻資源，從而實現一起進步合作共贏。

高校圖書館；院系資料室；協同發展

協同發展是高校圖書館與院系資料室基于學校政策的統一管控，而在文獻資源管理過程中同呼吸共命運，彼此之間相互配合，一起進步共同發展。在新形勢下，尤其是網絡提供的便利條件，使得高校圖書館和院系資料室相互之間有足夠的理由和條件合作創新驅動，堅持共建共享，以實現館室雙方之間協同發展。

一、協同發展是必然之勢

當協同發展成為高校文獻資源管理的一種常態時，我們就會發現這一主張的最終目的就不僅是館室之間合作共贏這個層面的問題，而且為重要的深層次問題能夠最大限度地滿足不同層次不同類型的讀者對不同文獻資源的需求。高校圖書館與院系資料室是命運共同體，協同發展是順應時代環境和讀者需求的必然趨勢。

（一）協同發展可以助推文獻資源編目更加優化

文獻資源編目猶如導航一樣可以為讀者提供便捷的搜索途徑，在文獻資源共建共享過程中無疑具有非常重要的地位和作用。即便是在館室“各自為政”觀念支配之下的文獻資源管理過程中，館室尤其是學校圖書館特別注重對編目的優化處理。編目是一項技術性、實踐性都很強的工作，通過館室協調更能使該項工作做得細致扎實、準確無誤。我們知道，圖書館編目人員是經過系統化業務培訓并經過長期的編目實踐逐步成長起來的具有編目素養和技能的人才，對編目要素、編目流程、編目方法、編目手段等很為熟悉，能夠做到駕輕就熟，而這剛好是各院系資料室資料員所缺乏的。協同發展可以發揮學校圖書館編目工作上的優勢和特長，強化對各院系資料室資料員編目技能的培訓，由此來壯大館室文獻資源的編目隊伍，提升編目人員的業務能力，以使編目工作得到更為廣泛的普及并更好地推進各院系資料室文獻資源編目工作。又由于各院系資料室處在課程教學的第一線、專業學科建設的最前沿、教學研究與科學研究的“主戰場”，所以院系資料室資料員與本專業師生讀者經常進行面對面交流，能夠在第一時間獲取本專業師生讀者群體對編目質量評價信息的及時反饋，通過館室合作就能夠在遵循編目標準和規范的前提下不斷改進編目工作，從而使編目方法和手段更加合理化科學化，使編目由內容到形式更加簡潔明了。

（二）協同發展可以促使經費更加合理使用

文獻資源共建共享是一個動態的過程，吐故納新、剔舊換新就必然地成為協同發展的應有之義。這個過程中，采訪毫無懸念地成為文獻資源建設和館室之間協同發展的出發點，并作為新舊文獻對接的重要手段。在文獻采訪過程中，經費使用是一個敏感而又必須面對的問題。在高校經費預算中，學校圖書館和院系資料室之間、專業學科之間、師生規模大小之間、藏書特色之間、藏書規模之間如何分配采購經費？如何安排采購經費比例？針對這些問題，決策者都需要認真審視學校辦學理念與人才培養定位，都需要對館室、專業、學科、規模等作動態性評估與分析，都需要經過科學而又嚴密的論證，以做到心中有數，從而促使經費合理預算和分配。如果學校能夠牢固樹立全局意識，堅持館室之間協同發展，那么就完全能夠做到打破學校圖書館與二級院系資料室以及各二級院系資料室之間可能存在的壁壘，并按照統一部署協調整合館室文獻資源，從而把有限的經費用到刀刃上；就可以努力做到重點突出兼顧一般，并把握好館室文獻資源需求的輕重緩急，使經費使用更為合理，更能解決燃眉之急；就可以把專家推薦與學科館員擬定有機地結合起來，減少文獻資源的重復購置，降低文獻資源的次品數量，從而不斷提升文獻資源的采訪質量，并為在全校范圍內構建科學合理的文獻資源信息系統打下良好的基礎。正如有的研究者所說，就可以“在購書經費劃分時能更準確地按照實際情況進行分配，使得有限的經費得到更好的運用，在一定程度上緩解購書經費緊張與新書經費上漲帶來的矛盾”[1]。

（三）協同發展有助于優化文獻資源的典藏結構

不管是哪個層次的高等院校，都依托專業學科設置數量不等的二級院系，比如肇慶學院就有14個二級院系（部）。各個二級院系資料室往往根據本單位各專業學科的定位以及發展方向，對有限的購置經費作出相應的切割，以有效開發和利用相關專業學科的重要文獻資源。因此，各二級院系資料室都相對較多地擁有了本專業學科的優質文獻資源。比如，文學院資料室就有較為豐富的中文各專業圖書文獻資料，涵蓋了漢語言文學、廣播電視學、秘書學、書法學、漢語國際教育等專業學科發展所必需的重要文獻資源。學校圖書館立足于學校層面，全盤把握整個學校文獻資源的典藏規模和比例結構，因此會花費不少經費購置了與以上各相關中文專業的優質文獻資源。如果不協同發展，館室之間沒有溝通，沒有做到文獻信息共享，那么必然會造成資源浪費、資金分配失當。如果館室長期密切合作，做到了協同發展，定制統一的采訪計劃，定期或不定期互通文獻資源信息，從而形成長期有效的信息溝通機制，那么就能夠準確了解文獻資源尤其是專業文獻資源的分布狀況，避免毫無計劃地重復購置，減少資金浪費，推動館室文獻資源典藏結構更趨合理，更好地滿足各個層次各個讀者群體的文獻信息需求，以實現“每個讀者有其書，每本書有其讀者”的愿望。

二、協同發展的共同基礎

高校館室之間的協同發展必須擁有相應的基礎性條件，這是協同發展的共同基礎。在我們看來，相關政策支持、專業技術支持、網絡條件支持等就是館室協同發展應該具有的重要共同基礎

（一）相關政策支持

新常態下，上至中央政府下到基層單位都特別倡導創新驅動，都非常重視協同合作。這已經成為不同行業管理者的主流觀念和當今社會的主流意識。高校館室之間的協同發展順應了這一潮流，也是這一主流意識支配下的長效工作機制。從學校層面看，各高校應該貫徹中央相關精神，把創新驅動、合作共贏作為館室文獻資源建設工作的主導思路。要適時出臺相應的政策和措施，要求從人力、財力、場地、業務、管理等方面作出相應的規定，堅持以圖書館為主導以資料室為輔助協調一致改革管理體制，實現館室之間、室室之間的密切合作。這樣就可以在政策層面給予圖書館和資料室以支持，從而理清館室之間、室室之間的責任和義務，澄清共建共享過程中的一些模糊認識，解決協同發展過程中遇到的困惑與矛盾，清除館室、室室之間可能存在的障礙。所以，協同發展中相關政策支持是館室開展文獻管理工作的前提性基礎條件，具有非常重要的導向作用。

（二）專業技術支持

專業技術支持也是館室協同發展的共同基礎之一。文獻資源共建共享工作具有一定的業務技術含量，需要有專業上的業務培訓和技術指導。比如，建立全校書目查詢系統統一技術標準規范，建立館室統一的編目管理系統，采用統一的文獻著錄格式，做到著錄詳簡級次和文獻類型標識符的統一化等[2]。這些都是專業性比較強的工作。各二級院系資料室由于長期以來各自為政等原因，學校和各二級學院忽略了資料員業務知識的再學習以及業務能力的再培養，因此，各院系資料員文獻資源管理的專業理論素養還不夠扎實，專業知識素養還不夠深厚，而對編目、查詢、著錄等更為專業化能力的訓練少之又少。相反，圖書館在專業技術方面具有非常大的優勢，文獻資源管理者經常開展專業能力培訓、業務學習，并在工作中踐行相關專業技術，形成了較為良好的專業技能提升機制。比如，圖書館可以制定統一的人才培養目標和規劃，定期選送優秀人才到其他高校學習進修，定期對系部資料員進行統一的業務培訓。這樣圖書館就培養了一大批具有較高素質的專業管理人員[3]。他們不僅熟練地掌握了文獻資源管理的各種業務知識，而且懂得為讀者提供文獻信息服務的技術手段。如果做到了館室協同發展，那么他們就能游刃有余地給予院系資料室資料員專業技術指導。這些就為館室協同發展在專業技術層面提供了強有力的支持。

（三）網絡條件支持

在網絡發達的今天，高校圖書館和院系資料室必然要充分利用網絡條件來管理文獻資源。在館室協同發展過程中，可以利用網絡技術條件實現館室之間的愉快合作。這樣館室不僅可以共同開發并利用文獻資源管理軟件、文獻資源自動化檢索系統，而且還可以促使館室統一著錄文獻資源并分專業入藏文獻資源，同時還能夠實現各院系專業文獻資料室和學校圖書館之間的自動聯網，以及專業文獻資源的數字化分類管理等，從而形成縱橫交錯的全校性文獻資源數據庫服務系統。正如一些研究者所提倡的那樣，圖書館在實現網絡化的同時，也應積極協助資料室開展計算機化管理，加強資料室的硬件、軟件設施建設，建立以校園網為依托的校內資源共享網絡[4]。這所謂的協助，其實就是協同發展，合作共贏。

三、協同發展的重要舉措

無論短時期內主觀上愿意不愿意，客觀條件上有沒有可能，高校館室之間協同發展都必然會成為新形勢下高校創新驅動理念支配之下的必然之舉。那么，高校館室之間在擁有上述共同基礎的前提下，要促進相互之間協同發展共同進步，還必須采取合理有效的重要舉措。

（一）要改革管理體制

當下，大多高校的管理體制是學校圖書館與各二級院系資料室之間無論在人事管理上，還是在業務管理上；無論是文獻資源開發上，還是在文獻資源利用上，都基本上各自按照各自的文獻資源建設計劃去操作，相互之間較少有必要的信息溝通，更缺少全校性統一的規劃。所以，形成的事實是高校館室之間、室室之間對文獻資源的開發和利用大多是老死不相往來，較少有全校一盤棋的觀念和思想，更沒有建構完善的文獻資源管理體制。這種現象顯然不符合新常態下高校文獻資源管理的發展理念，因此，必須急切加以改革，以促使管理體制更加完善，更加有助于文獻資源的共建共享。

在文獻資源管理體制上，我們主張建立在學校分管領導統一協調下的主輔管理體制，從而形成由分管領導、圖書館、資料室三位一體建構而成的管理架構。在這個架構中，“三位”中的每一“位”都有自己的職責范圍和功能，各司其職，協同創新，以在文獻資源管理中做到上行下效。

其一，分管領導把握學校文獻資源建設的大方向。分管領導主要把大政方針、全局意識、總體思路、重大疑難問題等作為抓手，從宏觀層面考慮并決策學校文獻資源建設與管理的相關問題。所以，分管領導在文獻資源建設中要發揮的作用主要就是引領導航、決策統籌和協調。

其二，圖書館在業務上主導學校文獻資源建設與管理。學校圖書館是一所高校文獻資源建設與管理的中樞機構，要站在文獻資源建設與管理的制高點和第一線具體落實學校的有關精神。基于圖書館在高校文獻資源建設和與管理中的優勢地位，我們倡導由圖書館主導包括各二級院系資料室在內的文獻資源建設與管理工作。相對于各二級院系資料室來說，高校圖書館具備全校規模最大技術最優結構最合理的文獻資源管理隊伍，擁有專業學科最全數量最多館藏結構最合理的圖書文獻資源，建設有覆蓋面最大檢索系統最完善讀者服務最優越的網絡環境。所以，高校圖書館的主要作用就在于業務上主導包括二級院系資料室在內的全校文獻資源建設與管理工作，從文獻資源開發和利用角度具體落實學校的辦學理念和人才培養方案。關于這一點，有研究者認為，高校圖書館作為文獻信息的組織協調者，要從宏觀上把握全校信息資源的分布情況，從學校文獻信息資源的整體建設出發，規劃協調與院系資料室的人員、經費和設備使用，負責對全校文獻信息系統的維護與管理，具體研究解決全校資料建設與發展中的一些策略問題，逐步完善各項制度，走協同發展之路[5]。

其三，資料室主管所在院系專業文獻資源的建設與管理。各院系資料室要緊跟學校文獻資源建設與管理的步伐，在圖書館具體業務指導下把工作重心放在專業學科文獻資源開發和利用上。資料室是各二級院系為專業學科發展、本專業師生教學科研等提供專業文獻服務而精心打造的文獻資源重地，但在新的管理理念下，也必須接受圖書館的業務指導并提供相應的讀者服務，積極推動館室一體化建設，從而使館室在學校統籌協調下有序地開展工作，形成更為合理的業務管理體制。

（二）要構建文獻資源互用機制

館室之間、室室之間建構文獻資源互用機制是實現校內資源共建共享的有效途徑，也是相互之間協同發展的重要舉措。最近幾年，國務院、教育部就高校人才培養出臺了一系列指導性政策與精神，這為地方性普通本科院校未來發展指明了發展的方向，同時也開啟了高校文獻資源建設與利用的新思路。在地方性普通本科院校向應用型人才培養轉型的關鍵時期，各二級院系各專業更加趨向于復合型應用型人才培養。其資料室文獻資源建設僅僅盯著本專業學科顯然是落伍了，有限的文獻購置經費、不健全的館藏結構、不太合理的管理制度等都制約了資料室的發展，也妨礙了本專業的人才培養，更不利于本專業教學與科研的正常開展。在館室協同發展理念下，構建文獻資源的互用機制就顯得非常必要，而且也具有相當程度上的可操作性。因此，必須要消除各院系資料室對專業文獻資源的封鎖和壟斷現象，采取措施實行跨專業跨學科借閱與服務；要協調好館室之間的協作關系，以期構建館室、室室之間互借互閱的保障體系，并制訂配套的規章制度，使各院系資料室文獻資源能夠得到充分利用，從而真正實現校內館室、室室之間文獻資源的共建共享，以便于文獻資源管理者齊心協力共同為全校師生提供優質的讀者服務[5]。

（三）要盡早實現館室、室室聯網

有好的政策、與時俱進的管理理念、健全的管理體制、厚實的基礎條件，就為實現館室、室室聯網提供可能。在網絡環境下，高校師生充分利用網絡技術和條件，把網絡搜索當作獲取文獻資源最為便捷有效的手段和渠道。因此，應該抓住機遇憑借著校園網優勢，盡快把學校圖書館和各二級院系資料室聯接起來，從而把各二級院系資料室專業文獻資源納入到學校查詢借閱系統。比如，各二級院系資料室按照圖書館統一規定的文獻編目規范與標準、搜索引擎、查詢方法等在校園網建立專業文獻資源網站，并實現專業文獻網站與圖書館無縫鏈接；與此同時，圖書館要派專人提供業務指導，并由院系資料員專門負責管理，由此把全校各二級院系資料室與學校圖書館捆綁在一起，全面實行文獻資源的網絡自動化管理，使廣大師生能夠最大限度地共享學校圖書館和院系資料室的各種文獻資源。

綜上所述，高校圖書館和院系資料室協同發展是必然之勢，而相關政策支持、專業技術支持、網絡條件支持等條件成為館室協同發展的重要共同基礎。要做到協同發展，就必須要改革管理體制，構建文獻資源互用機制，并盡早實現館室聯網，由此使讀者最大限度地分享學校圖書館和院系資料室的各種文獻資源。

[1] 譚文佳.試論高校圖書館與院系資料室合作的優勢及意義[J].科技情報開發與經濟，2010(10):19-21.

[2] 馬龍超.大學圖書館分館管理模式之思考[J].情報業務研究，2005(2):132-133.

[3] 黃碧.試論網絡環境下高校圖書館與院系資料室的一體化建設[J].內蒙古科技與經濟，2009(12):129-130.

[4] 曹漫祥.高校圖書館與院系資料室文獻資源共享分析[J].內蒙古科技與經濟，2008(11):131-132.

[5] 章亞娟.網絡環境下高校圖書館與院系資料室的協調發展[J].現代情報，2004（8）：60-61.

Collaborative Development between University Library and Department Reference Rooms

SHANG Tieying

(Library of Zhaoqing University,Zhaoqing,Guangdong 526061,China)

ract:The collaborative development of university library and department reference rooms not only complies with the requirements of the times,but also is the inevitable trend of reader's demand.Relevant policy support,professional technical support,and network support have become the important foundation for the development.To achieve coordinated development,it is necessary to reform the management system,the establishment of the mutual use of literature resources,and to achieve the early realization of the library room network.Only in this way can we provide access for the readers to all kinds of resources both in the library and the department reference rooms,and to achieve a win-win cooperation.

ords:university library；department reference rooms；collaborative development

G253

A

1009-8445（2017）01-0089-04

（責任編輯：禤展圖）

2016-04-11

尚鐵英（1964-），女，河南舞鋼人，肇慶學院圖書館副研究館員。