互聯網+背景下企業檔案管理發展思路

文/陳莉麗

互聯網+背景下企業檔案管理發展思路

文/陳莉麗

“互聯網+”是把互聯網的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態

2015年7月《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》對“互聯網+”作了一個初步的定義：“互聯網+”是把互聯網的創新成果與經濟社會各領域深度融合，推動技術進步、效率提升和組織變革，提升實體經濟創新力和生產力，形成更廣泛的以互聯網為基礎設施和創新要素的經濟社會發展新形態。互聯網+不僅僅是互聯網與傳統產業的簡單相加，更能促進產業升級和經濟轉型。互聯網+給企業內檔案管理實踐形成了極大的挑戰，同時也帶來了無限的機遇。

一、當前企業檔案管理現狀

1.檔案管理意識不強，人員素質不高。大多數企業的管理者對檔案管理的重要性認識不夠，在客觀上造就了檔案管理工作長期停滯不前的狀況。檔案管理人員對工作產生懈怠情緒，無法提高工作效率。在當前互聯網+的背景下，對檔案管理人員的專業水準和技能要求愈來愈高，大部分人素質亟須提高。

2.檔案管理制度執行不徹底，缺乏規范性。目前普遍存在的情況是，企業雖然制定了完整的檔案管理制度，但在實際工作中，常常出現各種問題，主要集中在這幾個方面：檔案標題書寫不規范，檔案歸檔工作不及時，檔案編號編排不合理等。

3.檔案內容滯后，深度及幅度不足。現階段檔案管理工作中，很多企業的檔案內容質量不高。檔案的內容不能全面反映企業生產經營活動，沒有及時跟進企業生產經營業務，檔案缺乏利用價值，資料趨于形式化,最終背離了實事求是的原則。

4.檔案管理信息化水平不高。囿于資金所限，信息化建設投入嚴重不足，導致相當多的企業未能建立完整的企業檔案數據庫，對文檔目錄沒有實現全部計算機管理，沒有充分利用互聯網+的優勢推動檔案管理工作的進步。

二、互聯網+背景下的創新發展思路

1.轉變檔案管理觀念，提升管理人員素質。互聯網+背景下檔案發展進入了一個全新的時代，這就要求檔案工作者要面對挑戰，抓住機遇。首先，應當端正態度，提高認識。企業管理部門一定要注意開展檔案管理的宣傳教育工作，激發員工的工作熱情，調動員工的積極性。其次，應當提高業務能力，提升綜合素質。檔案工作者要不斷學習新型載體的檔案管理和全新的管理手段，運用先進的檔案學新理論來指導工作；要熟練掌握計算機操作技術和網絡信息技術，加快檔案資料的收集，提高檔案管理的效率。

2.加大制度執行力度，建立長效機制。建立健全權責清晰、程序規范、獎懲分明的檔案管理規章制度，理順檔案管理的流程，確定歸檔的合理范圍，確保每一個環節暢通。將檔案管理制度嵌入到企業整體管理運營過程之中，與各部門保持密切聯系，及時了解生產經營狀況，督促業務人員積極配合檔案工作人員落實好檔案的收集、整理工作。嚴格執行檔案管理工作的獎懲制度，追究檔案管理中出現問題的員工的責任，獎勵工作表現突出的員工，促使檔案管理人員更好地履行自身職責，形成有利于檔案管理的長效機制，使檔案管理工作更加科學有序。

3.增加信息化建設投入，搭建互聯網+平臺。提高檔案管理的信息化有利于節省人力和時間、減少人工操作中的失誤，全面提高檔案管理的效率。近年來，企業普遍加大了對檔案管理工作的經費投入，普及了計算機、攝像機等辦公設備，信息化程度大幅度提升。但是，互聯網+時代檔案管理工作的硬件設施要求更進一步，不但需要先進的計算機設備，更需要先進的管理軟件。這就需要企業要更加重視檔案管理工作，增加信息化建設投入。檔案管理部分也應當充分利用互聯網+平臺，積極推進檔案數字化錄入工作，完善檔案資料電子版的歸檔工作，最終實現企業檔案數據庫的成功建立。

企業檔案管理人員應該在互聯網+這個大環境下，更好的提升自己的能力，為使企業檔案管理跟上現代化發展的進程，讓企業檔案在企業歷程發展的見證中發揮更大的作用。

（作者單位：金堆城鉬業股份有限公司金屬分公司）