加強環境監測檔案管理能力的思考

文/馬亞妮

加強環境監測檔案管理能力的思考

文/馬亞妮

“環境監測檔案是環境保護管理工作順利開展的基礎，具有十分重要的參考價值和實用價值。文章梳理了環境監測檔案的發展現狀及常見問題，并提出了加強環境監測檔案管理的一些措施和建議，能夠更好的促進環境監測檔案管理工作的提升”

環境保護檔案是在環境管理和環境監測活動中形成并歸檔的科學技術文件材料，主要包括環境保護法規文件，規劃、標準、監督和污染事件仲裁文件等等。其中，環境監測檔案是環境保護檔案管理工作中一個重要組成部分，強化環境監測檔案管理工作，提升環境監測檔案管理能力，對于更好地體現監測檔案的實際價值有著十分重要的意義。

一、環境監測檔案發展現狀

環境監測是環境保護立法、規劃以及決策的依據，全面強化環境監測檔案管理能力，可以有效促進環境監測工作再上新臺階。雖然我國環境監測工作起步較晚，但是隨著政府、企事業以及個人對環境監測重要性認識不斷提高，環境監測檔案管理呈現出快速發展的勢頭。

1.環境監測檔案需求的變化

隨著社會經濟發展、人們生活水平提升以及環保意識的不斷增強，環境監測檔案的需求也逐步提高，不再是簡單的提供幾個數據或者幾張圖紙，而是要全面打破時間、地域的限制，能夠系統地、完整地保存環境監測檔案信息，及時、準確地向第三方提供所需的檔案信息。既可以滿足相關機構、企業的使用，也能夠滿足政府的規劃和決策，進一步體現環境監測檔案的實用價值。

2.環境監測檔案載體的變化

傳統的紙質檔案種類繁多，占用空間大，查閱速度慢，不具備遠程調閱功能，存在一定的弊端。因此，磁盤、光盤等新型電子檔案載體應運而生，并且很快開始大面積應用，逐漸成為當今社會上檔案貯存的主要形式。環保單位可以在局域網中完成內部文件的起草、簽發等工作過程，對于大氣、水源的網絡在線監測技術也已成熟使用，獲取的大量原始數據直接從網絡上完成傳遞后并進行歸檔。電子檔案將成為現在甚至未來一段時間里檔案的主流應用載體。

二、存在問題

1.檔案管理人員業務水平無法滿足檔案管理發展需求

隨著環境監測工作的深入開展，傳統的檔案管理已難以適應形勢發展的需求，因此對環境監測檔案管理人員隊伍的專業素質和業務能力提出更高的要求。但是，多數環境監測檔案管理人員學歷不高，也不是檔案管理專業畢業，很少接受專業的檔案管理培訓。缺乏系統掌握環境監測檔案以及信息技術管理的復合型人才，無法實現標準化、精準化的檔案管理要求，更談不上對環境監測檔案的開發和利用。

2.電子化檔案管理工作進展滯后

一是環境監測單位的檔案管理人員年齡偏大，思想觀念落后，依然習慣性使用傳統手工操作方式，采用紙質版進行檔案資料收集歸檔，對檔案管理工作的電子化缺乏足夠認識，沒有有效應用電子化檔案管理系統。二是電子文檔跟紙質檔案在保管方式上有所不同，它通過計算機、通信網絡、圖文掃描等先進技術產生的電子文件信息進行統一的虛擬化儲存管理，其原始文檔容易遭到刪除、篡改和復制等外力破壞，進而影響檔案信息的準確性和真實性。三是隨著信息技術的快速發展以及環境監測檔案信息的進一步開放，電子檔案系統面臨著黑客攻擊、病毒感染等一系列威脅，而在接入互聯網時遭受的非法訪問更是不計其數，甚至會發生由于重要信息數據丟失而引發的重大社會事件。因此，電子化檔案管理的安全問題不容小視。

三、措施及建議

1.提升檔案管理人員的業務素質

一是檔案管理人員切實提高思想認識，樹立愛崗敬業、盡職盡責的工作精神，自覺養成良好的政治素質和職業道德，推動環境監測檔案管理工作全面發展。二是優先選用相關專業的人員從事檔案管理工作，通過集中培訓或在職深造、交流學習等各種形式提升現有檔案管理人員的業務水平，讓所有人員都能夠熟練掌握環境監測專業知識和檔案管理中的實際操作技能，力爭做到理論跟實踐相結合。三是加強檔案管理人員的技能職稱考核，建立常態化的獎勵機制，激發員工工作活力，全面提升環境監測檔案專業的人才當量，努力打造能力強、業務精、素質高的檔案專業隊伍，以適應環境監測檔案管理工作的快速發展。四是緊跟時代的步伐，伴隨著檔案管理由紙質化向電子化的逐漸轉變，環境監測檔案管理人員要從傳統檔案管理中解脫出來，主動進行計算機、通信網絡以及電子檔案系統的學習，充分發揮信息網絡的優勢，進一步提升檔案管理效率。

2.全面實現環境監測檔案管理電子化

環境監測檔案主要有數據量大、覆蓋面廣、數據聯系緊密等特征，傳統的紙質檔案已難以滿足工作需求，采用計算機對檔案進行管理的新技術應運而生，它能夠打破檔案管理中時間和地域的限制，進一步實現環境監測檔案的開放管理，從而達到檔案資源的合理配置。同時，它可以將檔案協同辦公、在線監測和檔案管理有機結合在一起，既可以提高環境監測檔案資料查閱速度，又可以利用計算機儲存容量大、運算速度快和邏輯判別精準的功能，根據不同需求對現存檔案從各個方面、角度進行綜合分析，并且環境監測檔案信息的提取、利用將會更加便捷。

3.強化電子文檔的安全和技術管理

一是組織檔案管理人員以及網絡技術人員，定期對電子檔案的軟硬件進行安全性檢查以及必要的維護，包括電子文件的完整性、可讀性，是否存在漏洞或感染病毒等，可以及時發現并消除存在的安全隱患，確保電子文件檔案的保存完好。二是應用一些先進的安全技術措施，例如簽署技術、防火墻、身份驗證、防寫措施等，有效避免黑客侵入、病毒感染等造成的危害，確保電子文件檔案的安全性和完整性。三是做好電子文件檔案載體的物理保護，要合理控制檔案室內溫濕度，對光線、灰塵、有害生物采取必要的防范措施。四是電子文件檔案在保管、使用時，要避開磁場以及電場，可以選用鎳合金等制成的防磁金屬柜，但是不得選用鐵制盒子。

總之，環境監測檔案是環境監測機構在活動中直接形成的歷史記錄，能夠為社會環境污染治理、改善人類居住環境提供重要依據。檔案管理人員應切實增強服務意識和大局意識，全面提高自身業務能力，確保檔案信息的完整性、準確性。同時，進一步做好檔案管理工作，能夠充分發揮環境監測檔案在我國環保管理和經濟建設中的作用。

（作者單位：榆林市環境監測總站）