浙江省檔案局貫徹落實《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》的實施意見

為貫徹落實《浙江省人民政府辦公廳關于印發浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法的通知》（浙政辦發〔2017〕4號，以下簡稱《辦法》）和我省深化“互聯網+政務”建設有關要求，服務我省“最多跑一次”改革目標，規范和優化政務服務辦理及電子化歸檔工作，落實好《辦法》對檔案部門提出的職責任務和工作要求，現提出以下意見：

一、充分認識做好政務服務網電子文件歸檔管理工作的重要意義

政務服務網建設是浙江省各級政府轉變職能、簡政放權、優化服務的重要平臺和抓手。隨著浙江政務服務網平臺在全省的推廣應用，在平臺上形成積累了大量電子文件。這些電子文件是國家信息資源的重要組成部分，具有重要憑證和長久查考價值，是行政機關依法履職、依法行政的重要基礎，對于維護企業和群眾合法權益具有十分重要的意義。同時，與傳統文件材料相比，政務服務網上形成的電子文件具有易改、易損毀、環境依賴性等特點，這些海量電子文件如不及時歸檔保存，隨著數據不斷積累、平臺升級更新，其真實、完整、可讀和長久保存將面臨挑戰，對各行政機關業務開展和政務服務網可靠、持續運行造成影響。做好政務服務網電子文件歸檔管理和共享利用工作，也是推動政府部門開展行政權利和服務事項網上辦理，簡化手續、優化流程，變“人跑腿”為“數據跑腿”，推進“最多跑一次”改革的重要基礎。各級檔案部門要從對歷史負責和為大局服務的高度，充分認識做好政務服務網電子文件歸檔管理工作的重要意義，切實從思想和行動上統一到服務省委、省政府這項重要工作部署上來。

二、將政務服務網電子文件的歸檔管理工作納入各行政機關業務辦理和檔案管理的職責要求

政務服務網上辦結歸檔的電子文件是各行政機關依法履行職能的重要依據性材料。各行政機關應按照檔案法律法規和《辦法》等規定，依法履行好政務服務網電子文件歸檔管理的主體責任，將政務服務網電子文件歸檔管理工作納入各行政機關的業務辦理和檔案管理要求，加強組織領導，明確電子文件和電子檔案管理職責。各行政機關在政務服務網上形成、辦理、歸檔、接收、保管、利用電子文件的過程中，應當采用符合標準規范的文件格式，采取電子印章、時間戳、日志、備份等可靠技術保障措施，確保電子文件的真實、完整、有效、安全。各行政機關應當按照國家有關文件材料歸檔范圍和保管期限的規定，制定本單位在政務服務網及自建政務平臺上文件材料的歸檔范圍和保管期限要求，報同級檔案行政主管部門審核確定，并做好政務平臺的電子文件歸檔范圍配置工作。對屬于歸檔范圍的電子文件，各行政機關應當及時在政務服務網或自建政務平臺上進行辦結歸檔，定期導入本單位自行開發或國家綜合檔案館統一建設的電子文件管理系統，并由本單位檔案部門負責管理。對于屬于國家綜合檔案館接收范圍的政務服務網歸檔電子文件，各行政機關應當按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求，自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交；對于暫不具備電子檔案安全保管條件的單位，經國家綜合檔案館同意，各行政機關可在電子文件向本單位檔案部門歸檔的同時，開展移交進館工作，并及時辦理移交進館手續。做好政務服務網歸檔電子文件的開放鑒定、共享利用等工作，按照辦理事項進行逐項梳理，按照省有關規定明確其共享利用的范圍和條件。

對于行政機關在浙江政務服務網外自行建設的、與浙江政務服務網以數據交換方式連接的電子政務系統，其電子文件可從電子政務系統直接歸檔至電子文件管理系統，或匯交到政務服務網后進行統一歸檔。對于行政機關自行開發的電子文件歸檔管理系統，功能需求應符合檔案行政管理部門的標準規范，并與國家綜合檔案館的電子文件歸檔移交統一平臺做好技術對接工作。

三、加強對政務服務網電子文件歸檔管理工作的組織領導和監督指導

各級檔案行政管理部門要結合智慧檔案和大數據建設工作，積極爭取同級黨委、政府重視和支持，完善檔案信息化頂層設計，加強對政務服務網電子文件歸檔管理工作的組織領導和監督指導。要根據國家和省有關統一要求，加快制定和完善政務服務網電子文件歸檔接收、移交進館等配套業務技術規范和工作制度。要督促指導各行政機關按照國家和省有關規定，積極借鑒省級業務主管部門的做法，以各行政機關的權力清單和責任清單為基礎，明確行政許可等業務文件材料的歸檔范圍、保管期限和共享利用要求，并做好審核確認工作。要完善工作推進機制，將政務服務網電子文件歸檔接收、保管利用等工作納入同級政府對各行政機關考核要求，并會同有關部門加強督促檢查。要積極組織開展本級政務電子文件歸檔管理工作試點，推進本地區政務服務網電子文件歸檔和電子檔案接收工作。今年各地要在調研基礎上，選擇2-3家信息化基礎較好、行政許可職能相對較多的行政機關開展政務服務網電子文件歸檔和電子檔案接收試點工作。要切實做好《辦法》實施的宣貫培訓工作，分層次、分批開展政務服務網電子文件歸檔管理相關業務技術培訓。

四、加快推進各地政務服務網電子文件管理統一平臺建設

各級國家檔案館是電子檔案的長久保管機構。根據《辦法》規定，各級國家綜合檔案館負責建設本級政務服務網電子文件統一平臺，促進電子文件接收歸檔、長久保存和共享利用。各級國家綜合檔案館要結合大數據示范工程實施、數字檔案館建設和館室一體化等工作，積極爭取公共數據和電子政務工作機構支持，加強與政務服務網平臺的項目對接和技術銜接，做好政務服務網電子文件歸檔接收、長久保存和共享利用等統一平臺項目的申報、實施工作，加快建設電子文件歸檔接收系統、虛擬檔案室平臺、電子檔案長久保存系統、電子檔案共享利用和數據交換平臺、電子檔案登記備份系統等政務服務網電子文件管理配套項目，確保本地區政務服務網電子文件管理工作的順利實施。對于自身技術力量不足、不具備統一平臺研發能力的縣區國家綜合檔案館，可采取在省市已有軟件基礎上二次開發等方式進行建設。今年省檔案局將選擇在衢州等市開展統一平臺建設和歸檔應用試點；其他市縣區也要加快統一平臺建設步伐，做好統一平臺項目建設的前期對接和立項準備工作。