采供血專業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議

金云霞/山東省血液中心

采供血機(jī)構(gòu)承擔(dān)著采集與提供臨床用血的重要職責(zé)。在日常采供血工作中，采供血機(jī)構(gòu)形成了數(shù)量龐大、體系完整的采供血專業(yè)檔案。這些檔案的內(nèi)容十分豐富，主要包括獻(xiàn)血者基本信息、血液采集階段記錄、成分制備階段記錄、血液檢測(cè)階段記錄、血液儲(chǔ)存發(fā)放運(yùn)輸階段記錄、采供血全程的質(zhì)量控制記錄以及出現(xiàn)問(wèn)題后的調(diào)查確認(rèn)、結(jié)果分析和整改措施記錄。利用這些檔案記錄或數(shù)據(jù)，可以指導(dǎo)醫(yī)院科學(xué)編制用血計(jì)劃，可以對(duì)獻(xiàn)血人群結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究、對(duì)成分血制備工藝進(jìn)行改進(jìn)、對(duì)輸血適應(yīng)癥進(jìn)行評(píng)估、對(duì)輸血不良反應(yīng)以及處理等進(jìn)行科學(xué)研究，可以編輯關(guān)于血液的科普書(shū)籍和宣傳資料，還可在維護(hù)涉血患者、獻(xiàn)血者和采供血機(jī)構(gòu)的正當(dāng)權(quán)益時(shí)提供憑證等。實(shí)踐表明，加強(qiáng)采供血專業(yè)檔案管理工作具有重要意義。

1 當(dāng)前采供血專業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

一是對(duì)檔案管理重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)。采供血機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，沒(méi)有將檔案管理作為機(jī)構(gòu)主要業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，缺乏“依法治檔”意識(shí)，工作處于無(wú)章可循狀態(tài)。

二是開(kāi)展工作缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和制度保障。由于國(guó)家層面沒(méi)有制定針對(duì)采供血專業(yè)檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案行政管理部門(mén)缺乏頂層設(shè)計(jì)，因此采供血機(jī)構(gòu)只能基于國(guó)家采供血業(yè)務(wù)質(zhì)量管理規(guī)定，自行確定檔案歸檔范圍和保管期限，且機(jī)械地確定所有紙質(zhì)檔案保管期限一律為十年；由于缺乏制度約束，工作中形成的大量電子文件被保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，沒(méi)有歸檔形成電子檔案，這些電子文件的安全性得不到保障；檔案行政管理部門(mén)對(duì)這部分檔案的監(jiān)督管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)沒(méi)有跟進(jìn)?？傊?，目前采供血機(jī)構(gòu)檔案工作水平已經(jīng)不能滿足機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)工作發(fā)展需要，應(yīng)加以改進(jìn)。

三是缺乏人力保障與創(chuàng)新工作意識(shí)。采供血機(jī)構(gòu)在檔案工作物質(zhì)保障上投入力度不夠，忽視檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，缺少檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒(méi)有為檔案人員提供職業(yè)規(guī)劃和上升渠道。此外，采供血機(jī)構(gòu)普遍缺乏創(chuàng)新工作意識(shí)，大量有價(jià)值的檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源整合與開(kāi)發(fā)利用。

2 加強(qiáng)采供血專業(yè)檔案管理的若干思考

一要充分認(rèn)識(shí)采供血專業(yè)檔案工作的重要性與必要性。將采供血專業(yè)檔案管理作為采供血機(jī)構(gòu)主要業(yè)務(wù)工作的重要組成部分，對(duì)工作開(kāi)展專項(xiàng)部署、檢查、考核，逐步增加檔案工作在考核中所占的比重，不斷增強(qiáng)機(jī)構(gòu)其他部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造開(kāi)展檔案工作的良好氛圍。

二要在目前頂層設(shè)計(jì)缺失的情況之下，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》及其他檔案工作法律法規(guī)，加強(qiáng)依法管理采供血專業(yè)檔案的意識(shí)。采供血機(jī)構(gòu)要立足國(guó)家采供血業(yè)務(wù)質(zhì)量管理規(guī)定并結(jié)合本單位、本地區(qū)實(shí)際情況，邀請(qǐng)檔案部門(mén)共同制定采供血專業(yè)檔案工作規(guī)章制度，明確要求檔案工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，并制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保制度落實(shí)；在開(kāi)展無(wú)償獻(xiàn)血宣傳工作時(shí)，積極宣傳《檔案法》及本單位制定的采供血業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)章，提升社會(huì)檔案意識(shí)，鼓勵(lì)引導(dǎo)公眾關(guān)注和利用采供血檔案，充分發(fā)揮這些檔案的價(jià)值。

三要加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。采供血機(jī)構(gòu)要確保檔案人員掌握扎實(shí)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)技能，了解采供血業(yè)務(wù)工作流程和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。機(jī)構(gòu)應(yīng)選派技術(shù)過(guò)硬、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作，在上崗前組織他們參加崗前培訓(xùn)，工作后定期組織他們參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和再教育；要確保檔案人員的穩(wěn)定性，為檔案人員制定工作規(guī)劃并提供上升渠道，激發(fā)檔案人員的職業(yè)榮譽(yù)感。機(jī)構(gòu)還應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案工作考評(píng)機(jī)制，倒逼檔案人員提升業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新工作方式方法，提升檔案工作效益。

四要著力提升電子檔案管理與利用水平。目前電子檔案管理是采供血專業(yè)檔案工作中的一塊短板，采供血機(jī)構(gòu)需要在當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)下，及時(shí)制定實(shí)施機(jī)構(gòu)電子檔案管理規(guī)范。以山東省為例，針對(duì)省內(nèi)采供血專業(yè)檔案資源存在“信息孤島”現(xiàn)象，可建立省級(jí)采供血專業(yè)檔案大數(shù)據(jù)中心，鼓勵(lì)省內(nèi)采供血機(jī)構(gòu)加入，逐步匯聚省內(nèi)采供血專業(yè)檔案資源，面向全省乃至全國(guó)提供利用，實(shí)現(xiàn)采供血專業(yè)檔案的統(tǒng)一管理與開(kāi)發(fā)利用。