行政村檔案工作問題分析與改進建議

許云蓮/德清縣新市鎮人民政府

行政村檔案指行政村黨支部、村民委員會、村民主監督委員會和其他村級組織，以及農戶、村民個人等在社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是農業農村檔案的重要組成部分，也是農村各項事業持續發展的重要基礎。做好行政村檔案管理，對促進行政村經濟社會發展、增加農民收入、維護農村社會穩定、維護農民合法權益等具有重要現實意義。然而，當前行政村檔案管理存在諸多問題，現分析如下并提出改進工作的一些建議。

1 當前存在的問題分析

一是行政村領導檔案意識不強。行政村領導是行政村的核心，但多數村領導檔案意識和檔案法治觀念不強，沒有充分認識到檔案工作的重要作用，認為檔案袋里出不了政績、產生不了效益、增加不了農民收入，認為不建立行政村檔案，村里照樣能發展。由此造成檔案工作底子薄弱，“無為”更“無位”。

二是檔案人員力量薄弱。行政村檔案員大都由村干部兼任，他們普遍缺乏檔案業務基礎知識和基本技能，且年齡偏大，較難掌握信息化管理技能；此外，村委每三年換屆，這時會有一部分檔案人員隨之更換，檔案員隊伍極不穩定。

三是檔案不齊全不完整。一般來說，行政村檔案內容大都與農村經濟社會發展、農民切身利益密切相關，這些文件材料是農民生產生活情況的真實記錄，是廣大農民維護自身利益的重要憑證，是反映農業、農村和農民情況的重要信息，也是農民查檔利用的主要內容。當前，行政村歸檔并保存的材料大多數是鄉鎮下發的文件，保存的本村在工作中形成的文件材料極少，工作中形成的報表和申請材料等報送鄉鎮后沒有留底、開會沒有形成正規的會議記錄，由此導致檔案不齊全、不完整的問題較為嚴重。

2 改進工作的幾點建議

第一，增強檔案意識。一要加強宣傳，行政村檔案員在平時工作中要做到勤匯報、多宣傳，爭取行政村領導重視檔案工作，還要通過各種渠道提高全體村民的檔案意識。二要將檔案工作納入行政村工作目標考核，在年終工作考評時同檢查、同考核、同獎懲。縣級檔案行政管理部門要加強對工作的監督指導，完善考核激勵機制，推進行政村檔案工作的規范化、制度化建設；還要穩定檔案人員隊伍，提高檔案人員的工作積極性。

第二，提高檔案人員業務水平。一是對檔案人員進行培訓。針對村檔案人員兼職多、流動性大、業務水平不高的現狀，要有針對性地舉辦檔案業務培訓班，重點學習行政村檔案歸檔范圍、整理方法、實際操作技能等內容，采取以會代訓、現場觀摩、互相交流、協作組等多樣化的培訓方式，著力提升培訓成效。二是對全體村干部進行培訓。鄉鎮可主動與組織部門聯系，爭取在每年村干部培訓中增設行政村檔案管理的內容，使每個村干部認識到檔案工作的重要性，增強檔案意識，掌握一定的檔案管理知識。

第三，做好歸檔工作。要做好行政村檔案歸檔工作，提升檔案質量。以德清縣為例，縣檔案局每年都深入行政村進行工作調研，根據實際情況形成年度《行政村歸檔立卷類目表》，該表涉及黨建工作、會議記錄、統計報表、合同協議、勞動保障、計生服務、食品安全、防臺防汛、動物防疫、安全生產、綜合治理、“三改一拆”、“五水共治”、計劃總結、建房審批等多個項目，以此確保行政村開展檔案工作時心中有數、歸檔時有的放矢。

第四，確保檔案完整安全。一是鄉鎮應給予行政村適當的資金支持，幫助行政村設立專門的檔案室并配備必要的工作設備，特別要配齊確保檔案安全保管的工作設備。二是建立行政村檔案查（借）閱制度并嚴格執行，規定查檔人員必須進行實名登記，且不得將原件抽出，更不得損壞、涂改、帶走或銷毀檔案；如要借出檔案，需經領導同意后填寫檔案借據并限時歸還，借據由檔案人員查驗后歸檔保存。三是做好檔案交接工作。鄉鎮應切實把做好檔案移交工作作為一項政治紀律抓好抓實，明確檔案人員更換時必須辦理檔案交接手續、編制檔案移交清冊，并列明所移交檔案的起止年限、卷（件）數量、名稱和檔號等內容；交接檔案時，村領導應委派監交人在場監督，交接雙方和監交人須在交接文據和清冊上簽字并蓋章。