關于藝術院校檔案建設與管理的思考

文/王 娟

藝術院校檔案工作是學校工作的重要組成部分，對學校的全面發展有著特殊價值和重要作用。針對藝術院校檔案建設與管理特征，在歸檔范圍與方式、保管場所與方法，以及管理人員隊伍建設等方面要有新思路

藝術院校是以培養藝術人才、管理藝術人才為任務的高等學府，同時也肩負著研究藝術理論的任務。藝術院校在行政、人事檔案管理及一般行政管理上與其他院校有相同之處，但也有其自身特點。本文主要討論藝術院校在專業和教學檔案建設及管理上的特征。

一、藝術院校的檔案建設

中國的藝術教育在商周時期開始已經做到了系統化、多樣化，做到了漸進性的按等級管理。在東周時期已經出現了私家教育，以上講的教育中有相當部分是藝術教育。現在中國的藝術高等院校大致包含藝術學院、美術學院、音樂學院、影視學院、戲劇學院以及其它開設藝術專業的綜合院校。關于綜合性院校針對其藝術院系所進行的檔案建立與管理工作本文不加討論，主要討論的是藝術院校尤其是美術院校關于檔案建立與管理的問題。

藝術院校的檔案管理主要分為兩部分，一是行政人事檔案管理，二業務與教學檔案管理。以美術學院為例，分類如下：

1.藝術史料檔案

針對本院校的環境、社會歷史沿革等基礎性的資料，本校相關的藝術門類其發展史料從傳統上的中國畫、油畫、版畫、雕塑等到近年發展起來的影視、實驗藝術等等。這些史料分為校外部分和校內部分。

2.藝術門類檔案

藝術門類是指各個畫種、各個藝術門類的具體檔案。盡管各個畫種、各個門類有巨大的差別，但是從檔案收集來說總是從它最基點開始的。比如中國畫，從筆墨紙硯到程式內容，再到作品完成的整個過程的檔案記錄，對畫派、畫風的形成、發展、影響、代表人物及代表作品的記錄等等。這里雖然是以中國畫為例，其他的畫種也可以相類比建立檔案。

3.藝術教學檔案

藝術教學檔案包括：課程設置的理由、設置的基礎、基本課時安排、教學條件及教學方法、基本教材、師資與配備、教學成果（成績、展示及出版物、教學的社會影響等等），這種教學活動可以以年鑒形式記錄下來。

4.藝術科研檔案

藝術史的科研范圍非常廣泛，有史、有論、有技法、有社會影響等等諸方面，只要是本校藝術活動關注的范圍和本校藝術活動產生的影響都在檔案的建立與管理之列。從目前來看最簡單的方法就是收集科研成果，比如專著和論文、獲獎作品，更高層次就是研究本院校及各藝術學科的科研現狀、科研成果在本地區社會文明進步中的作用，包括戰略計劃書等等。

5.重要事件及人物的檔案

重要事件及人物的檔案包括大型的展覽、研討會、重要的獎項、重要的社會藝術活動，本校圍繞藝術的規劃建設，例如美術館館場的開辟和修葺。重要人物是指對本院的藝術發展有重要影響的人物。院級領導和二級教授以上的重要人物可以列為長期檔案。例如我院的名譽院長劉文西教授及前任院長楊曉陽教授等對學院的發展與進步做出突出貢獻的重要人物。

二、藝術院校檔案管理的思考

1.關于歸檔范圍與方式

一般檔案概念中重要的有意義的美術品應當包涵在內，但是美術院校有其特殊性，及本身有生產、創作美術品的任務，把大師的美術品包括優秀的美術品都算做檔案顯然是不妥當的。美術院校一般都建有美術館，優秀的美術品，甚至是代表性的有典型意義美術品收藏于美術館為益。但這些作品又在美術院校的藝術發展史上有重要地位，應存放在檔案館。那么如何解決這個矛盾呢？可以采用一物一存兩目的方式，即美術作品收藏在美術館，但美術館和檔案館同時編目，在檔案館以目錄的形式可以查詢，而實物不存放在檔案館。

2.關于保管場所與管理方式

檔案的置放，第一個是館舍問題。要有足夠的面積并且留有發展的空間，庫存區與查閱區分開，對院校的檔案查閱要有兩級審批，一般檔案由檔案館館長審批，較高級別的檔案要由院長審批。庫區應密閉，防止進入自然光線，防止灰塵及生物性的破壞，查閱室要通風明亮。第二個問題是檔案的形式問題。電子化時代要求檔案不一定全是文本檔案，甚至不一定都是原件，應利用多媒體技術實現檔案媒體的數字化存儲，這不僅減輕了對于實體檔案的清理及保存的工作量，也大大節省了保管的空間，同時又便于保存、保管和查閱。同時，應當引進檔案管理軟件的運用，實現檔案系統化的管理。管理軟件的應用可以促進管理思路和管理方式的創新，大大提高工作效率。

3.關于管理人員隊伍建設問題

檔案館應為相對獨立的部門，不應下屬于某行政處室管理。檔案館應設館長，配備專業管理人員。一支結構合理的檔案管理隊伍是保證檔案管理水平不斷提升的必要因素。因此，要重視檔案管理隊伍的建設，給管理人員提供多層次、多門類業務進修及外出參觀、學習的機會，全面提高檔案管理工作者的工作能力及業務水平。檔案管理工作既是科學的管理工作，也是專業的科研工作。

4.關于藝術院校檔案建設和管理工作的成果

首先，日常管理，為學院的管理和發展提供咨詢、提供科學的依據，為具體的院系工作提供咨詢甚至是指導性的意見。其次，可以進行一定規模的展示，可以考慮為檔案館的外延建設校史館，對于美術院校檔案其重要部分就是美術史、校史部分，還可以出版一些針對性的出版物。

5.抓緊藝術檔案的收集

中國的藝術院校重視學院藝術檔案建設的并不多。檔案量大分散，沒有專門的管理部門進行收集保管，這就成了相當嚴重的問題。老人漸漸故去，重要的檔案漸漸散失，這對學校、對藝術史都是不可挽回的損失。目前加強著作、論文、說明、報告、日記、雜記等文字性檔案及有關實物藝術品檔案的收集工作已經到了刻不容緩的地步。

藝術院校檔案的建設和管理雖然是一個業務性很強的工作，但是歸拫結底跟建校理念、建校意識有關。如果圍繞專業性的檔案工作后置的話，對未來的發展也將是有影響的。