如何擬寫建筑工程竣工檔案的案卷題名

文/郭 蕊

建筑工程竣工檔案是建筑工程在建設過程中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。由于建筑工程建設周期長，施工工藝較為復雜，形成的檔案文件種類、內容繁多，導致了檔案整理的復雜性，其中尤以案卷題名的擬寫最為顯著。案卷題名是建筑工程竣工檔案檢索利用的重要窗口，擬寫是否科學合理，查找的“專指性”強與否，會直接影響檔案的檢索利用。為此，筆者就建筑工程竣工檔案案卷題名的擬寫談幾點看法供大家參考。

一、構成案卷題名的“三要素”

案卷題名是案卷的標題，是用來概括和揭示卷內文件主要內容和性質特征的詞組，是檔案檢索的重要標識。建筑工程竣工檔案的案卷題名是對案卷內工程文件的簡要描述，是查找利用卷內工程文件的主要依據。根據日常檢索習慣，工程名稱、分部工程或專業名稱、卷內文件名稱通常是查找利用檔案的核心要素，下面主要圍繞這三個要素對案卷題名的構成予以分析：

（一）工程名稱

從檔案利用查找的角度來看，要查找某一工程的檔案，首先應搞清楚是什么單位建設的工程，建設的什么工程。建筑工程一般按照單位工程立卷，同一建設項目可能有幾個單位工程，還應搞清楚是建設項目中的哪個單位工程。本著檢索利用的目的，工程名稱這一要素應涵蓋建設單位名稱、工程項目名稱、單位工程名稱這三個基本要素。

（二）分部工程或專業名稱

分部工程是建設項目中單位工程的組成部分，一般按照單位工程的部位、專業性質和設備種類來劃分。建筑工程的分部工程一般包括地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑給排水及供暖、建筑電氣、智能建筑、通風與空調、建筑節能、電梯十個分部工程。分部工程還可以再分為若干個子分部工程，如地基與基礎工程可以分為無支護土方、有支護土方、地基及基礎處理、樁基等子分部工程；建筑工程按照專業可以劃分為土建和建筑安裝兩個部分，還可以根據工程規模情況對土建和建筑安裝專業再次劃分。如建筑安裝專業又可劃分為給排水與供暖、建筑電氣、通風與空調等專業。

建筑工程竣工檔案通常按照單位工程分別單獨組卷，在單位工程內施工文件部分通常又按照分部工程或專業組卷，為了查找方便，筆者認為案卷題名應充分揭示分部工程或專業名稱。如案卷題名：××市××小區6#住宅樓建筑裝飾裝修隱蔽工程驗收記錄，其中的“建筑裝飾裝修”就揭示了分部工程名稱，以區別于“建筑給水排水及采暖”、“建筑電氣”等分部工程名稱或專業名稱。另外，如果工程規模較大，一個分部工程或專業還包括若干子分部工程，形成若干卷子分部工程檔案，為了提高檔案查找的“專指性”，直接擬寫子分部工程名稱應該更為科學合理一些。以“樁基礎工程”為例，“樁基礎工程”是“地基與基礎分部工程”的子分部工程，通常被施工總承包單位分包給專業單位，一般形成獨立的樁基礎工程檔案，擬寫案卷題名時可以將子分部工程——“樁基礎工程”列為案卷題名基本構成要素，這樣利用者能夠在第一時間內迅速鎖定查找范圍——“樁基礎工程”，從而大大提高查找效率。如案卷題名：“××市××公司辦公樓樁基礎工程施工技術文件”。

（三）卷內文件概要

建筑工程竣工檔案種類繁多，同一案卷內可能存在多個類別的多份卷內文件。那么作為查找檔案的核心要素之一，卷內文件名稱如何才能在案卷題名中合理地體現出來？是直接羅列還是以概要的形式體現？直接羅列無異于卷內目錄，意義不大，也給快速鎖定查找范圍造成不便。因此，卷內文件概要應該是體現卷內文件名稱最為科學的選擇。例如，某污水處理廠某單位工程在工程準備階段形成多卷檔案，其中一卷檔案包括發改委關于審批土地的批復、項目建議書的復函、廠址變更批復、可研報告批復等多份文件，在擬寫卷內文件概要時可以用“立項、用地文件”作簡要概括，不宜將卷內文件名稱羅列一大堆,否則查找者將不能一眼判斷出需要查找的文件是否在該卷之內，該卷內到底是立項、用地文件，還是勘察、設計文件，或者是招投標文件，大大降低查檔效率；同時，繁復擬寫卷內文件名稱也增加了檔案整理的工作量。同理，卷內文件概要的擬寫也不能過于簡單。前述例子中卷內文件概要不宜用“工程準備階段文件”做簡要概括。因為“工程準備階段文件”可能形成幾卷檔案，太過概括還得逐卷查閱，也會降低查檔效率。

二、案卷題名的擬寫方法及注意事項

（一）案卷題名的擬寫方法

案卷題名是一卷檔案的“點睛之作”，科學合理的案卷題名是快速查找與準確查找的完美結合。因此，擬寫建筑工程竣工檔案的案卷題名應注意結合案卷實際內容，把握好關鍵要素，簡明、準確地揭示卷內文件內容。案卷題名的擬寫宜由工程名稱（建設單位名稱+工程項目名稱+單位工程名稱）、分部工程或專業名稱及卷內文件概要等內容組成。如“××公司××建設項目1#廠房建筑樁基礎工程施工技術文件材料”。

（二）擬寫案卷題名的注意事項

通過多年的實踐觀察，筆者發現許多檔案從業人員在擬寫建筑工程竣工檔案的案卷題名時，通常會在以下幾個方面出現問題：

1.“建設單位”名稱

建設單位名稱在擬寫時應注意編寫其對外公開名稱、全稱或通用簡稱。需要注意的是，一些工程項目的建設單位并不是該工程的實際建設單位，而是被委托的代理單位。如某房地產開發公司受建設單位委托代建某建筑工程項目，在編制工程檔案案卷題名時，工程名稱中“建設單位”部分應寫委托建設單位的名稱，而不是該房地產開發公司。如××市××單位5#辦公樓，由××省××房地產開發有限責任公司建設，實為××市××單位辦公樓，其案卷題名中的建設單位應寫成“××市××單位”，而非“××省××房地產開發有限責任公司”。

2.“工程時間”特征

工程時間特征主要指建筑工程的建設年代，用于區別該工程過去曾多次修建所形成的不同年代的建筑工程檔案。如某市的某古建筑，上世紀60年代曾大修一次，2000年以后又大修一次。為了區別不同的維修年代，擬寫該建筑工程案卷題名時應注明時間特征，以方便日后查檔。

3.“工程地址”特征

工程地址特征主要用于區別在不同地址建設的具有相同建筑工程名稱的工程。如“××大學××校區1#學生公寓樓工程”，其中“××校區”是工程地址特征，以區別××大學其他校區。

4.“工程性質”特征

工程性質特征主要是指建筑工程是擴建、改建、遷建、維修還是翻建。如“××市××醫院門診樓遷建工程”，“遷建”即為該工程的性質特征。一般新建工程無須標明“新建”。

5.“卷內文件概要”

實踐中案卷題名擬寫出現問題最多的通常是卷內文件概要的擬寫。有冗長羅列卷內文件名稱的，有太過簡要的，也有概要與文件名稱羅列同時存在的，還有題名與內容不符或斷章取義的等等。這些不太規范的擬寫方法沒有統一的原則和標準，無疑加大了日后檔案查找利用的難度。從結構層次來看，建筑工程文件的劃分不外乎三個層次（以工程準備階段文件為例）：第一層次，大類級別——“工程準備階段文件”；第二層次，屬類級別——立項文件，建設用地、拆遷文件等；第三層次，小類級別——可行性研究報告、巖土工程勘察報告等具體文件。“卷內文件概要”擬寫不規范的主要原因是擬寫的結構層次沒有掌握好。以工程準備階段文件為例，如果該階段工程僅形成一卷檔案的，可以啟用第一層次，以大類名稱——“工程準備階段文件”作為卷內文件概要；如果工程準備階段文件形成多卷檔案的，可以啟用第二、第三層次，可以用屬類名稱或小類名稱作為文件概要。如：“立項、用地文件”，或“巖土工程勘察報告”。究竟應該啟用三個層次中的哪一層次，需要根據卷內文件的實際情況靈活掌握。

6.“案卷名稱相同”的問題

能夠存檔的檔案都是“孤本”，應該保持其“唯一性”。案卷題名也不例外，不應該出現案卷題名相同的現象。建筑工程竣工檔案中尤其以施工文件為多，一個分部工程或專業形成的施工文件通常有若干卷，難免會出現“案卷題名相同”的問題。如何對這些“案卷題名相同”的案卷進行區分，有以下兩種方法：

第一種方法，對于數量不多的同類文件或圖紙，需要組成數卷檔案時，可以加入卷冊序號或圖號等以示區別。如：

××大學圖書館土建工程施工質量驗收記錄（一）

××大學圖書館土建工程施工質量驗收記錄（二）

××大學圖書館建筑竣工圖（建竣1～建竣 15）

××大學圖書館建筑竣工圖（建竣16～建竣 30）

第二種方法，對于數量較多的同類文件或圖紙，為了充分揭示卷內文件內容，方便檢索利用，可以在案卷題名后進行注解。如：

××商務大廈土建工程施工質量驗收記錄（土方、基坑）

××商務大廈土建工程施工質量驗收記錄（地基處理）

總之，案卷題名的擬寫有章法無定法，針對不同的案卷，還應具體情況具體對待。