大型國企轉型升級過程中檔案管理實踐分析

隨著經濟社會快速發展，大型國有企業面臨轉型升級，在轉型升級過程中如何做好檔案管理工作，是一項全新課題。筆者以杭州鋼鐵集團公司轉型升級過程中的檔案管理為例，進行分析。

1　轉型升級中檔案管理現狀

一是檔案管理歸屬調整。2002年12月，經省檔案局批準同意，集團公司設立杭鋼檔案館，由集團公司辦公室（黨委辦公室）負責管理。2016年，杭鋼集團總部機構改革全面完成，檔案管理工作職能從總部機關分離，杭鋼檔案館由浙江杭鋼公共事務管理有限公司負責管理，檔案工作需要經歷銜接與磨合的過程。二是關停單位檔案移交接收難度大。根據集團公司的要求，供應分公司（供應處）、煉鐵廠、焦化廠、轉爐廠、熱帶廠、電爐廠、小軋公司（紫金實業公司）、中軋廠、高線公司等9家關停單位的4萬余卷（件）檔案移交工作必須在規定時限內完成。但上述單位檔案工作的基礎十分薄弱，具體表現為檔案分類混亂、多數檔案檔號表述不清、檔案不齊全不完整的現象嚴重、檔案檢索工具不規范甚至無檢索工具等，總體來說檔案接收難度較大。三是檔案工作人員緊缺。杭鋼檔案館符合安置條件、需要分流的人員占比高達75%，原在職人員8人，分流后僅剩2人，特別是一批檔案工作經驗豐富的老同志響應公司政策，選擇分流安置渠道離職；上述9家關停單位符合安置條件、需要分流的檔案管理人員占比更是高達100%。造成的結果是，檔案人員緊缺，檔案工作業務力量大為削弱。四是檔案查閱利用頻率高。在各分廠關停的過程中，大批工作人員因人員安置、設備遷移、資產處置、土地流轉等原因，紛紛查閱利用檔案。但囿于檔案工作人手不足，職工查檔利用需求不能很好地滿足。五是現有檔案庫房飽和。杭鋼檔案館原檔案庫房建筑面積為560m2，目前已基本飽和，無法滿足轉型升級關停單位檔案接收存放的需要。

2　轉型升級中加強檔案管理的措施

2.1　強化制度建設

在杭鋼轉型升級過程中，杭鋼檔案館強化制度建設，對既有的檔案管理制度進行重新梳理，嚴格規范工作流程和辦事手續。同時針對轉型升級中遇到的新情況及時制定工作規章，進一步規范檔案的流轉和利用，如，規定需移交的檔案包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、照片檔案、實物資料、聲像檔案等，并規定移交要求和手續。此外還協助相關部門或單位規范需歸檔文件材料的移交和做好補遺卷工作，如，根據工作制度形成業務指導PPT，幫助相關部門或單位加深理解；到各單位現場指導，抽查庫藏案卷，解決檔案移交過程中的一系列問題。

2.2　開展工作培訓

杭鋼轉型升級過程中各單位檔案人員變動較大，杭鋼檔案館對需移交檔案單位檔案員進行集中培訓，明確檔案整理組卷要求，統一檔案移交標準，提供相互溝通交流的平臺。目前開展集中培訓6次，參加培訓人員200余人。

2.3　加強檔案工作人員隊伍建設

一是返聘經驗豐富的離職老檔案管理員。以此應對轉型升級初期檔案工作任務緊、人員少、工作量大的實際困難，特別是理順檔案工作流程、解決關停單位檔案移交接收難度大的問題、滿足職工查檔利用需求，并做好“傳、幫、帶”工作。二是借調集團內部責任心強、有意向從事檔案工作的人員。以此充實檔案工作隊伍，解決專職檔案工作人員力量薄弱的問題，并通過工作實踐迅速提升借調人員的業務能力。三是對外招聘檔案專業高學歷人才。多渠道選拔人才充實檔案工作人員隊伍，目前已招收了檔案專業應屆畢業研究生。

2.4　合理規劃檔案庫房

完善各門類檔案統計表，下發至需移交檔案的部門或單位，要求按規范填寫，既便于檔案移交清點，也能為合理安排檔案庫房提供可靠數據；實地考察檔案存放用房，多次修改新增檔案庫房方案，并及時請示上級部門，最終確定新增檔案庫房面積162m2；合理利用需移交檔案的部門或單位的檔案裝具，測算可再利用的密集架容量，確定2家需要移交檔案單位的3組密集架拆裝至預留庫房繼續使用。

截至2017年4月，杭鋼檔案館共接收9家轉型升級關停單位的檔案25436卷、12607件。目前正積極配合集團公司財務部門做好供應分公司（供應處）會計檔案的整改工作，并結合資產處置進度做好科技檔案接收準備。