實施房屋征遷檔案管理辦法的相關問題解析

隨著城鎮化進程的快速推進，城市面貌和人居環境得到顯著改善。房屋征遷是城鎮化的重要內容，在征遷過程中直接形成了具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、數據等各種形式和載體的歷史記錄，即是征遷檔案，這些檔案是不動產管理部門進行被征遷人安置房管理時重要的依據性材料，也是處理征遷補償糾紛時必不可少的憑證材料。近年來慈溪市大力開展城市建設，工作中形成了數量龐大的征遷檔案，如何實現征遷檔案的規范管理需要認真思考。今年3月，市檔案局、市房屋征管辦聯合發布了《慈溪市鎮（街道）房屋征遷檔案管理辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》明確了房屋征遷檔案管理的責任主體以及檔案收集、整理、保管、利用等方面的業務規范，有利于及時化解矛盾、解決歷史遺留問題和維護社會穩定。

1　明確管理主體

《辦法》指出征遷項目所屬鎮（街道）是房屋征遷檔案工作的責任主體，負責所轄區域范圍內房屋征遷檔案的收集、整理、歸檔、保管和移交等日常管理工作。要求征遷項目所屬鎮（街道）要建立工作機制，有明確的征遷檔案分管領導、檔案工作機構和專職的檔案管理人員；征遷檔案工作要納入檔案工作考核目標，建立管理制度，落實檔案人員的崗位責任制；檔案保管裝具及庫房的要求必須明確，各項工作經費必須落實。還提出征遷檔案工作要納入房屋征遷工作的范疇，征遷檔案管理與房屋征遷工作實行“三同步”管理，即下達房屋征遷計劃任務，同步提出征遷文件材料歸檔要求；檢查房屋征遷計劃進度，同步檢查征遷文件材料管理情況；房屋征遷工作結束，征遷檔案同步歸檔。

2　注重管理細節

在收集歸檔范圍劃分上，要求劃分為國有土地、集體土地上房屋征遷項目綜合管理檔案，國有土地、集體土地上房屋征遷項目補償安置分戶檔案，特種載體檔案等三大類。一是國有土地、集體土地上房屋征遷項目綜合管理檔案，主要包括征遷項目實施方案及市政府批復、征收范圍紅線圖、調查情況及結果資料、委托合同、評估公示資料、征收決定及公告、征遷安置補償政策、被征遷房屋土地權證注銷資料等。二是國有土地、集體土地上房屋征遷項目補償安置分戶檔案，主要包括被征收人房屋土地測繪、合法面積認定、房屋評估資料，以及可安置面積認定材料、征遷協商報告、憑證材料、征收補償安置協議、審批材料及補償結算清單等。三是特種載體檔案，主要包括反映征遷前舊址原貌、征遷聽證過程、征遷工作各個環節的聲像檔案，工作中形成或獲得的有價值的實物原件或復制件。

在立卷歸檔上，要求房屋征遷文件材料的立卷與歸檔應遵循檔案的形成規律，保持其間的有機聯系，便于保存與利用。首先要做好核查工作。應實行歸檔文件材料核查制度，認真核查文件材料是否齊全、完整，內容是否真實準確，簽證手續是否完備，歸檔文件材料質量是否符合規范。文件材料中協議、評估資料等需要相關責任方簽字和蓋章，對這部分資料應進行重點檢查，對于沒有簽字或簽字字跡不清、沒有蓋章的資料，要責成經辦人員重辦或補辦再歸檔，且歸檔的資料必須為原始件，確保征遷文件材料具有法律憑證作用。其次要做好整理工作。綜合管理檔案以征遷項目為單位歸檔，補償安置分戶檔案以“一戶一卷”的原則按戶歸檔，紙質文件的整理歸檔按《文書檔案案卷格式》的要求進行，特種載體類材料按相關規范整理歸檔。再次要明確保管期限，征遷檔案保管期限應為永久保存。最后要明確歸檔時間，自項目結束之日起6個月內完成征遷材料的組卷歸檔。

在保管移交上，要求征遷檔案整理完畢后，須按相關規定于次年6月底前移交給鎮（街道）綜合檔案室集中統一保管；負責管理征遷檔案的工作人員，如因工作需要離開該崗位，應按規定辦理工作交接手續方可離崗。在利用與保密上，要求檔案人員編制檔案檢索工具，確保檢索工具能夠輔助檔案數字化管理；要依據法律法規和相關規定，在履行相關審批手續后對公民和組織提供征遷檔案查閱利用服務；要提高領導干部和工作人員的保密意識。

3　抓好后續工作

其一，市檔案局、市房屋征管辦將針對《辦法》開展多種形式的宣傳活動，并將督促責任單位組織全員認真學習《辦法》。其二，市檔案局、市房屋征管辦將根據《辦法》要求，切實指導征遷項目建檔工作，并將組織聯合檢查組對征遷檔案管理進行專項執法檢查。其三，市檔案館將根據實際需要接收部分征遷檔案進館，并著手開展數字化加工，擬建立征遷檔案專題數據庫。