事業單位檔案管理者如何面對檔案管理新形勢

文/雒靜

事業單位檔案管理者如何面對檔案管理新形勢

文/雒靜

事業單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的要求，檔案管理部門應配備計算機、打印機等現代化設備，提高檔案管理工作效率，確保檔案管理的規范性、保密性；充分應用計算機網絡技術，創新檔案管理及借閱途徑，實現檔案信息資源共享，簡化借閱流程，提高檔案的使用率，提高檔案管理工作的效率與質量

檔案管理工作具有管理性和服務性，事業單位通過對檔案資料的科學管理，不僅能夠為單位發展提供依據，是單位處于高效有序的發展當中，而且能幫助單位鞏固管理，樹立良好形象。隨著我國經濟社會的不斷發展，事業單位改革也提上了日程，事業單位檔案管理工作作為一項基礎性管理工作也面臨越來也多的新問題，雖然事業單位正努力完善檔案管理工作，可是仍然存在許多不足。

一、事業單位檔案管理的現狀

隨著我國網絡化、信息化的不斷深入，當前事業單位檔案管理工作出現了許多問題，主要體現在；

1、檔案管理制度不健全

常言道：“無規矩不成方圓”，完善的規章制度是檔案管理工作高效運行的基本保障。當前一些事業單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理制度不健全，甚至部分單位根本沒有形成一套正規的檔案管理制度。在這種情況下，檔案管理工作無章可循，管理方式，管理標準都不統一，檔案管理者往往認為只要保證檔案不泄露，不丟失便完成了工作，結果造成檔案管理混亂，工作效率低下等一系列問題。

2、檔案管理技術手段缺乏創新

“科學技術是第一生產力”，科技的發展對事業單位的檔案管理工作提出了新的要求。然而，當前我國在事業單位檔案管理方面的手段和方法仍然很陳舊，尤其是信息技術引入不足，還是以傳統的紙質管理為主，隨著事業單位信息量的不斷增加，傳統的檔案管理方式不僅效率低下，而且出錯率高，安全性差，嚴重制約著檔案管理工作的提高。

3、檔案管理人員素質相對薄弱

事業單位擁有一批專業的檔案管理人員是保證檔案管理工作質量的重要保障。然而當前事業單位檔案意識淡漠，認為檔案管理是一項普通的材料整理工作，通常把檔案管理工作交給一些普通文職人員負責。而且在事業單位改革過程中崗位的變動較大，許多有經驗的員工被調走，上任的人員大多是新手，沒有經過專業的培訓，工作中的管理意識和管理能力都不強。實際上檔案管理工作專業性很強，需要有專業知識和專業修養的檔案管理者來完成，檔案管理者的綜合素質也將直接關系到檔案管理的質量。例如有些事業單位對檔案管理工作缺乏重視，讓普通文職人員負責檔案管理工作，造成檔案管理者抱著“做一天和尚撞一天鐘”態度，工作積極性差，工作效率低下，檔案管理極其混亂。

二、完善事業單位檔案管理工作的新措施

面對檔案管理中出現的新問題，檔案管理者應積極應對，努力開創檔案管理工作的新局面，具體做到以下幾點：

1、加強業務學習和培訓

隨著事業單位檔案管理工作對管理者的要求不斷提高，檔案管理者要樹立終身學習理念，加強對業務的學習和培訓，不斷提高自身綜合素質，從而適應新形勢下檔案管理工作的要求，力求成為具有高水平的檔案管理人才。檔案管理者一方面要繼續鞏固檔案管理基礎理論和知識，同時要加強對檔案管理技術的學習，掌握檔案管理領域的信息技術手段，學會將電子信息技術和信息檢索工具運用到檔案管理中。此外，檔案管理者還要注重相互之間經驗交流，通過交流實現取長補短。

2、強化檔案管理意識

檔案管理不是一項無足輕重的工作，而且具有很強的服務性，在事業單位發展中承擔著為領導決策提供參考和依據的重任。檔案管理者應該認識到檔案管理工作的重要性，切實從工作態度和工作質量上改善自身的不足。面對當前事業單位檔案管理工作中出現的問題，檔案管理者要樹立檔案管理意識，提高自身職業道德水平，增強服務意識，改善服務質量，并在做好本職工作的基礎上力求改革創新，利用新的技術手段加大對信息資源的開發，使得檔案信息資源的價值盡可能的發揮出來，力求成為一名高素質的檔案管理者。

3、學會科學管理檔案

事業單位檔案管理者要適應新形勢下檔案管理工作的要求，學會科學管理檔案資料。對此，檔案管理者首先要定期審查單位檔案，對于過期無效的資料及時整理清除，以免占用存儲空間，而對于重要部分予以妥善保留。其次，目前仍有許多事業單位的檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設備，這與現代化的發展水平是不相符合的，落后的技術水平導致了檔案檢索效率低下，因此，事業單位檔案管理部門要跟上信息時代的步伐，利用計算機，光盤，數碼相機等輔助性的技術手段提升檔案管理質量，及時更新檔案信息和內容，盡可能的為單位提供充實豐富的新信息，從而促進單位的科學發展。

三、加強事業單位檔案管理宣傳

1、檔案工作要開展得有聲有色，必須面向公眾進行形式各一的宣傳活動。各事業單位檔案室應抓住每一個時機向社會公眾展示自己并進行宣傳，強化公眾對檔案工作的認識。

2、借助新聞媒體進行宣傳

電視、報紙等新聞媒介是宣傳檔案工作的最佳方式，也是檔案工作與社會公眾溝通的重要紐帶。檔案工作與新聞工作者一定要團結協作廣泛宣傳的形式向群眾宣傳檔案工作者及檔案室工作的成果，檔案工作勢必會收到良好的效果。

3、建立宣傳欄

檔案工作可在單位的指定區域長期設立宣傳欄將檔案工作、館藏檔案內容定期介紹給群眾，使群眾能直觀的了解檔案工作及所需的信息。

四、辦公信息電子化

無紙化辦公已在各事業單位應用及普及，致使目前檔案的生成方式發生了很大變化，例如文件的起草、簽發、歸檔等程序全部需在計算機網絡中進行，當然事業單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的要求，檔案管理部門應具備計算機、打印機等現代化設備，提高檔案管理工作效率，確保檔案管理的規范性、保密性；充分應用計算機網絡技術，創新檔案管理及借閱途徑，實現檔案信息資源共享，簡化借閱流程，提高檔案的使用率，提高檔案管理工作的效率與質量。事業單位檔案管理工作者在計算機網絡技術的輔助下，要及時更新內容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機、掃描儀等現代化網絡設備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實現檔案資料保存的無紙化，節省資金與空間。

（作者單位：西北婦女兒童醫院）