轉型發展背景下會計檔案管理的問題與對策

文 / 樊燕萍 邢曉強

當前，以手工憑證為主、電子信息化為輔的會計檔案管理方式存在著效率低下、費用高昂、不能完全滿足管理需求等問題，難以在經濟決策層面發揮應有的指導功能。伴隨著經濟社會的轉型發展、信息技術的飛速進步以及經濟主體的現實需求，全社會對會計檔案管理工作的改革創新提出了更高層次、更加迫切的要求。

一、轉型發展環境下會計檔案管理存在的問題

第一，重視程度不夠。治國理政，關鍵在人。作為各企事業單位經營管理核心工作的財務管理工作亦是如此。會計檔案管理作為財務管理工作的基礎，重要性不言而喻。盡管近年來會計檔案的重要性逐漸被企業管理人員所認識，但這種認識是被動型的，目的是應對審計、稅務稽查以及各個環節的檢查，主動層面上的支持力度依然不足。例如，在轉型發展中，為了響應國家“三去一降一補”的政策號召，許多企業進行了兼并重組。在此過程中，個別領導認為會計檔案只要有地方存放就可以了，而存放地是否達標就不聞不問了。這導致部分會計檔案損壞現象時有發生。大多數企業領導只重視單位的經濟效益和運行機制，對企業會計檔案的管理缺乏應有的重視。他們把財務工作過程中大量文件材料的匯集、整理和歸檔看作是一件費時費力的事情，只注重內部財務項目的實施，以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作便水到渠成。這種錯誤思想導致企業的檔案規范化管理出現嚴重的偏差。

第二，規范化程度不夠。新《會計檔案管理辦法》于2016年1月1日起施行。它的頒布對會計檔案管理的規范化具有重要意義。在《辦法》施行后，許多行政事業單位、企業都對照標準進行了整改。但目前仍有個別大型企業的分公司、子公司各自為戰，數據分散，給總公司統一規劃部署造成了許多不便。與此同時，小微企業作為活躍市場經濟的重要力量，在經濟下行壓力的影響下，由于其“小”的特點，可能存在著因為會計機構不健全、忙于應對激烈競爭而忽視會計檔案管理的一些問題，如會計憑證填寫混亂、賬冊裝訂不規范、會計資料不完整、缺乏專門的會計檔案管理制度、無專門人員進行會計檔案管理、權責不明確等。這些問題對企業會計信息的安全性產生了或多或少的影響。誠然，會計檔案規范化管理對于小微企業來說需要付出一定的成本，尤其是自身財力本來就緊張的企業會更加忽視這方面的工作，無形之中阻礙了企業的持續成長。

第三，專項管理費用不夠。就目前轉型發展中因兼并重組形成的子公司、分公司眾多、結構復雜的超大國企而言，會計檔案管理專項經費的數字可能驚人卻效率低下，同時也造成了一定的浪費。就行政事業單位而言，個別單位存在會計檔案管理方面設備、設施、人員方面的投入不夠到位的現象。就小微企業而言，它們多忙于應對激烈的市場競爭環境，對會計檔案管理方面的投入可謂是能少則少、少之又少。

第四，管理信息化程度不夠。目前會計電算化、ERP等企業信息化工作開展順利，但會計檔案管理要實現全面的電子化、信息化仍有相當長的路要走。企業中的會計業務任務重、流程多、文件生成量大，因此電子文件和檔案管理問題尤其突出。近幾年紙質會計檔案增長明顯，現有的傳統管理方法使一些企業不堪重負。會計檔案等檔案的存放保管占據了相當大的空間，電子檔案打印成紙質存檔會產生高額打印費用。一方面，仍然存在著個別稅務機關、銀行只認紙質資料而不認電子資料的障礙。另一方面，建設一套電子化檔案一次性費用較高，也造成了一定的阻礙。另外，由來已久的會計記賬習慣，導致人們對電子會計資料備份的重視程度不夠。

第五，管理人員的綜合水平不夠。電算化會計檔案需在一定的系統內完成，大多數會計檔案管理人員多為會計從業人員，他們所掌握的軟件安裝、升級等方面計算機知識欠缺，這在一定程度上導致電子數據的損壞或丟失。近年來，隨著各企業信息化進程的推進，尤其是ERP項目的實施，會計人員的工作量無形中加大。這要求會計檔案管理人員成為復合型專業人才，適應瞬息萬變的時代。

二、轉型背景下完善會計檔案管理的對策

（一）提高思想認識，強化制度建設和法律法規的落實

財政部與國家檔案局聯合印發《會計檔案管理辦法》后，各地各單位應提高對會計檔案管理的重視程度，領導者需要從對企業、對國家負責的高度，提綱挈領地完成好本單位會計檔案管理的工作。各單位應當結合最新《辦法》制定符合自身實際的制度，完善制度方面存在的漏洞，做到職責明確、目標清晰，在提高工作效率同時保證工作質量，使本單位的會計檔案管理工作在制度框架下有序地開展。建立相應制度后，企業檔案管理部門應該使用科學合理的手段，保證會計檔案不丟失、不損毀、不泄密。會計檔案管理人員應當強化會計檔案信息化意識，樹立現代會計檔案管理和利用意識，逐步使會計檔案從傳統“館藏”向信息化過渡，充分發揮會計檔案信息化在經濟發展方面的重要作用。

（二）適當增加會計檔案管理投入，推進會計檔案管理的信息化建設

面對30年的保管期限，僅僅做好紙質檔案的保管是不夠的。原始會計憑證是對經濟業務來龍去脈的反映，年限越長，原始憑證保管難度越大，而一旦無法查閱，后果將不堪設想，我們必須把數量龐大的原始憑證制作成電子數據。會計檔案管理的信息化建設需要資金支持和技術支撐。首先，加強基礎性設施建設。這要求配備先進的會計電算化系統和達標的檔案存放地，以滿足會計檔案管理軟硬件設施的需要。其次，積極探索會計檔案信息化和網絡化的路徑，利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，利用計算機系統進行管理，形成一個結構化的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。這種模式不僅能夠節約保管費用，節省占地空間，提高經濟效益，而且能夠增強檔案原件保護，讓檔案的使用更加安全。再次，研究適合會計電子檔案可備份、易查詢、防篡改的制度。企業會計檔案部門可以編制或采購會計檔案檢索工具，使信息利用者通過這些工具可以快捷地檢索自己需要的信息。

（三）注重從業人員培訓的全面性與長效性

這要求提高會計檔案管理人員的認識。目前大部分單位和企業缺乏專業的會計檔案管理人員，檔案管理人員多數是由財會部門人員兼任。在這樣的情況下，財會人員的工作負擔加大。但是，財會人員仍應當本著對企業負責的態度認真完成檔案工作。同時，會計檔案管理部門應督促管理人員提高認識，從而保證檔案管理工作的質量。一是要重視會計檔案管理人員技能的全面性培養。會計檔案管理人員必須先通過會計檔案的理論知識學習。會計檔案管理人員只有成為集會計專業知識、檔案專業知識、計算機專業知識、全面法律意識以及良好職業道德素養為一體的復合型人才，才能在信息化建設浪潮中立于不敗之地。二是要重視長效性的培養。這要求通過及時和經常的培訓，促使會計檔案管理人員掌握前沿的檔案管理專業知識。

各會計檔案管理工作的主體單位應該結合本單位實際，加大對會計檔案管理專項經費投入，應用安全高效的信息化技術，提高會計管理人員綜合素養，全方位構建完善的會計檔案管理體系，充分發揮會計檔案對經濟社會轉型發展應有的作用。

[1]胡薇.轉型發展視角下地方高校會計檔案的開發利用研究[J].山西檔案,2015(3):79-81.

[2]楊茜雅.電子會計檔案實現機制研究——以中國聯通為例[J].檔案學研究,2015(2):96-99.

[3]史茲國.小微企業會計檔案管理存在的問題及對策研究[J].蘭臺世界,2015(11):18-19.

[4]黃煥敏.行政事業單位會計檔案管理存在的問題[J].合作經濟與科技,2014(2):80-81.

[5]崔青洙.企業會計檔案管理問題及措施[J].中外企業家,2013(18):208-209.

[6]財政部、國家檔案局有關負責人就《會計檔案管理辦法》修訂答記者問[J].當代會計,2016(1):3-4.

[7]林小英.解讀新《會計檔案管理辦法》及對策研究[J].當代會計,2016(2):01-02.

[8]金琦,梁增智.淺談會計檔案管理[J].云南檔案,2011(7):53-54.