高?？蒲袡n案分級管理模式探究

文 / 趙紅霞

高校科研檔案應用分級管理模式是符合檔案工作實際的基本原則。我國于1987年出臺的《中華人民共和國檔案法》規定，檔案工作實施統一領導、分級管理，也就是國家的所有檔案分別由各級各類檔案保存機構集中管理，全國檔案工作在各級人民政府領導之下，由各級檔案管理單位實施統一分級管理。這不僅有助于提升檔案的安全性和完整性，而且將極大地提升社會各界對科研檔案的高效利用。然而，現階段高校科研檔案的分級管理模式仍存在一定缺陷，如高?？蒲袡n案管理制度欠完善、各學院檔案管理水平未適應兩級管理體制、高?？蒲袡n案歸檔工作難度大且范圍不明等。我們必須完善分級管理模式，不斷提升高?？蒲袡n案分級管理效率。

一、高?？蒲袡n案分級管理現狀

高?？蒲袡n案指的是高等學校各院系、部門以及科研機構在科研申報以及管理工作中產生的具有應用價值、保存價值的文字材料和音像材料。高校檔案分級管理模式是指高校對檔案進行分級管理。我國各種高等院校分校和獨立綜合性高校數量較多，此類院校各種科研檔案均開始實施分級管理模式，使高?？蒲袡n案更具使用價值。因此，該模式最突出的優勢在于管理靈活，職責明確，檔案使用方便快捷。

現階段高?？蒲袡n案分級管理中，多數高等院校都已制定提升檔案管理質量的規章制度，從校級、院級、個人三級入手，切實強化校級和院級管理，并致力于提高個人歸檔的積極性。一方面，各大高校對科研檔案的分級管理工作均給予高度重視，給予一定政策支持以及經費支持。另一方面，二級學院積極配合學校積極開展科研檔案分級管理工作，在高校內設置專人負責檔案的催交、收集和整理。除此之外，廣大教師群體也充分意識到歸檔工作的重要性，并積極參與此項工作中[1]。

然而，現階段高?？蒲袡n案分級管理中仍存在一定不足，如當前收集整理的科研檔案中文字材料較多，光盤、磁盤、圖表、照片以及錄像較少；科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用；總體而言，大部分高?？蒲袡n案管理的數字化、網絡化建設不足。此外，因為科研檔案歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構設定崗位過程中，未將歸檔工作列入個人崗位職責，直接導致部門科研管理人員責任心不強，無法主動完成歸檔工作。大部分科研檔案管理人員都是以兼職的身份完成歸檔工作，缺乏系統的檔案專業知識，這對科研檔案分級管理質量造成了一定的不良影響。

二、高?？蒲袡n案分級管理中存在的主要問題

雖然高?？蒲袡n案的分級管理在一定程度上提升了科研檔案的管理效率，但依舊存在著亟待解決的一些問題。

（一）高校科研檔案分級管理制度欠完善

《科學技術檔案管理暫行規定》明確指出，科研檔案是科研管理中不可或缺的關鍵要素，必須充分體現于科研管理工作中。但當前高?？蒲袡n案分級管理制度仍不夠完善，其中有部分規定過于粗糙，不夠細化，不利于高?？蒲袡n案工作順利展開。高校科研檔案管理制度之所以欠完善，主要由于高校檔案部門對各學院科研檔案業務管理模式監督和指導不到位，未對這項工作給予足夠重視，許多有價值的科研檔案資源隨之流失，且檔案資源和檔案需求矛盾時有發生。

（二）科研檔案管理者的檔案意識亟待提升

現階段，高校很多科研檔案管理者工作態度不端正。由于高?？蒲袡n案管理者的檔案意識較低，嚴重降低了科研檔案的分級管理效率，很多科研檔案也沒有被及時歸檔整理，導致科研檔案資源無法充分記錄和反映科研項目活動的全貌，也無法充分反映出一所高校的整體學術水平，有效地開發利用高校科研檔案資源更是無從談起。

（三）高?？蒲袡n案的歸檔工作范圍不明確

科研檔案管理人員在實際的檔案管理中，通常會覺得科研檔案歸檔工作難度較大，導致一些高校科研成果、獲獎情況、專利以及科研專著等材料難以及時完備存檔，科研檔案歸檔范圍也不夠明確。多數高校在制定屬于自身文件材料歸檔范圍時，并未將各學院產生的有保存價值文件材料融入于歸檔范圍，使得高校檔案部門在很長時間內都忽視了各學院檔案工作[2]。導致高?？蒲袡n案的歸檔工作難度增大的原因主要有兩點。一是很多高校的教職工為了自身工作的便利性，通常將相關科研成果以及獲獎具體情況進行自我保存，以備不時之需。二是由于有些高校的科研部門會統一辦理關于科研成果登記及受理工作。倘若需要使用某位教師的專利原件，就必須通過借閱制度實施辦理，程序較為復雜。

（四）檔案管理水平未能適應兩級管理體制

兩級檔案管理體制是指在高校設置檔案處或高校下屬職能科室設置二級檔案的檔案室，一級和二級檔案機構屬于業務監督、指導關系，均由高校統一領導。按照學校的規章制度和高校集中統一管理檔案的規定，它們各司其職，做好科研檔案的立卷、歸檔以及利用等工作。然而，許多高?？蒲袡n案處于堆積如山，無人整理的狀態，校內類型豐富的活動檔案無人收集，流失浪費的現象較為普遍。各學院檔案管理工作呈現出缺乏工作規范、無視管理制度的無序狀態，上下級檔案管理部門之間并未做到相互監督和相互指導。所以，各高校科研檔案管理水平與兩級管理體制的要求不相適應，甚至成為當前檔案兩級管理背景下高?？蒲袡n案管理工作發展的阻礙[3]。

三、完善高?？蒲袡n案分級管理模式的對策

高?？蒲袡n案分級管理模式是指高?？蒲袡n案工作由學校統一領導，進行分級管理，學校所有科研檔案分別由學校檔案館、各學院檔案室集中統一、分級、分層管理；在以往管理的基礎上，重點做好各學院檔案分類、歸檔范圍以及保管期限的劃分，明確學校檔案管理保存范圍，構建完善的學院檔案管理體系。

（一）建立科學合理的科研檔案分級管理制度

在理論層面，我們只有做到與國務院發布的《科學技術檔案工作條例》的歸檔要求相符，才能對高?？蒲袡n案管理模式進行明確規范。在實踐方面，建立制度必須以管理前沿科研管理工作者的意見為依據，加強溝通以及協作，保障科研檔案分級管理制度的制定及落實在民主決策中進行，從而提升科研檔案分級管理效率，促使檔案管理工作者的積極性不斷攀升。

我們必須合理定位檔案館的性質和職能。這要求明確高校檔案管理機構的主要構成，依據《高等學校檔案管理辦法》的相關規定，從服務范圍以及服務對象兩方面，針對學校檔案館及各院系檔案室進行科學定位。學校檔案館科研檔案主要服務于全校所有部門、全體師生及社會各界人士，而各檔案室主要服務對象是學院多項工作需求以及其他有關人群[4]。

（二）提升科研檔案管理者的綜合素質及歸檔意識

檔案館應當對科研檔案管理人員進行專業的培訓，并加強保密意識，從而提升高校科研檔案的分級管理水平。首先，科研檔案管理人員要積極參與檔案專業績效教育，熟悉科研工作的流程，主動參與檔案歸檔工作。其次，科研檔案管理人員需要加強自身的修養和職業道德教育，嚴格遵守工作紀律和保密工作。除此之外，科研檔案管理人員還要強化檔案服務意識，培養愛崗敬業、無私奉獻的精神，養成端正的工作態度、高度的責任心，以更好地服務于高校科研檔案的分級管理。

（三）科學劃分檔案室保管范圍

在高?？蒲袡n案中，高校教職工科研成果占據重要地位。提升教職工的歸檔意識，能夠對高?？蒲袡n案分級管理模式的完善起到重要促進作用。廣大教職工們應當自覺上交重要科研材料進行存檔，相關檔案管理者和基層檔案員也應當大力提升歸檔意識，對學校下達的文件進行解讀分析，從中篩選出有效信息[5]。

我們應當科學合理地劃分高校檔案館以及檔案室的保管范圍及保管期限。在院校兩級管理體制下，高?？蒲袡n案分級管理模式的難點及重點集中體現在保管范圍和保管期限的劃分方面。我國出臺的《高等學校檔案管理辦法》以及《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》對這兩項指標均做出了詳細的規定。各大高校應當依據實際情況，以科研檔案管理標準為依據，制定出檔案室自行保管科研檔案的歸檔范圍、整理分類以及著錄細則，讓科研檔案分級管理模式能夠有規可循[6]。

（四）構建檔案資源共享平臺

在網絡信息時代，高校應當用發展的眼光來進行科研檔案分級管理。在具體工作中，我們不僅要收集傳統紙質材料，而且應注重綜合運用計算機及網絡技術，收集相應電子文檔進行妥善保存，進而實現現代化管理，使科研信息查找更加方便。

在管理體制方面，高校檔案管理人員不僅要對各學院的科研檔案資源收集管理工作給予高度重視，而且需不斷提升檔案使用效率，把各學院科研檔案工作納入學校檔案工作整體范疇中綜合考慮。在監督指導方面，我們可建立學?？蒲袡n案館和各學院檔案人員的交流平臺，如QQ群、微博以及微信平臺等，不定期地對各學院的科研檔案進行全面的調查研究。在檔案宣傳方面，我們可以靈活運用校園網、大學學報、校園廣播電視以及QQ、微信、微博等新媒體進行大力宣傳，強化廣大教職工心中的檔案意識[7]。在科研檔案資源查詢方面，我們應當靈活運用電子信息化技術，對教師論文進行電子保存，還要提供比紙質版本清晰度更高的電子文檔，以供教師隨意使用。在合作機制方面，我們要做到共建共享，互相補充。學校檔案館以及各學院檔案室應當合作建立檔案資源共享平臺，讓所保存的科研檔案互相補充，最大程度地滿足院校兩級管理體制下學院對檔案的需求[8]。

[1]史向云.論圖書出版檔案管理的功能及強化[J].出版廣角,2015(11):52-53.

[2]王曉榮.高校學生黨員檔案管理困境及優化路徑探析[J].山西檔案,2016(1):106-108.

[3]王玉玲.高校檔案機構職能延伸的困境與出路[J].檔案學通訊,2013(2):81-84.

[4]曹勤民.從“獨享”走向“共享”——論高校檔案信息資源社會價值的實現路徑[J].檔案學通訊,2012(5):49-52.

[5]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學,2012(2):254-258+263.

[6]顏海.檔案學專業本科人才培養方案的重構——基于“圖書館、情報與檔案管理”國家一級重點學科平臺[J].檔案學研究,2016(2):36-38.

[7]莫碧泉.高?？蒲袡n案歸檔及其相關問題淺析[J].蘭臺世界,2014(2):74-75.

[8]李娟,許雯倩.基于數據共享技術的高校科研檔案管理平臺的構建[J].山西檔案,2015(5):75-77.