新形勢下高校人事檔案管理問題與對策

文 / 屈俊華

新形勢下高校人事檔案管理問題與對策

文 / 屈俊華

在高校管理工作中，人事檔案管理不容忽視，是推動高校建設與發展的基礎性工作。妥善管理并且合理應用人事檔案，可促進高校人力資源的開發與利用。由于現代社會的大發展和經濟水平的快速提升，過去的高校人事檔案管理方案已無法滿足新時代下的需求，在實際工作中出現了許多新問題，構建新型人事檔案管理模式，提升高校人事檔案管理效率已迫在眉睫。文章首先簡要分析了高校人事檔案管理工作的必要性，然后深入探討了高校人事檔案管理工作中存在的新問題，并根據這些問題制定了相應的解決對策。

高校；人事檔案；管理工作；新問題

在高校人事管理過程之中，高校人事檔案管理的重要性不言而喻。它是用來記錄反應個人閱歷與才智品德，以個人為單位所整合起來用以考察的相關資料。其主要是由勞資部門和人事部門在選拔以及培養人的工作中形成的，是個人參與社會活動的全面記載以及個人實際情況的真實反映。高校人事檔案是引進人才、任免干部的重要依據和憑證。科學管理并且合理利用人事檔案，可以有效促進人力資源的開發。隨著人事制度改革的深入以及信息技術的發展，高校人事檔案的管理方式也面臨著許多新的問題，原有的管理模式已難以滿足發展的需求，眾多弊端也逐漸凸顯，嚴重阻礙了人事檔案的建設和科學使用，并且束縛了我國高校的健康可持續發展。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

著名學者吳寶康曾經在《檔案學概論》這本書中提出，檔案的本質就是歷史的原始記錄。所謂的高校人事檔案，指的是在高校人事管理過程中產生的反應個人閱歷與才智品德，以個人為單位所整合起來用以考察的相關資料。在整個高校人事工作之中，高校人事檔案是已處理完善可用于保存的文獻資料。

作為高校管理工作中不可或缺的一部分，高校人事檔案管理工作是組建教師團隊的基礎，對科學研究和教學工作都具有非常重要的作用，而且也是評價高校工作能力的重要指標之一。除此之外，高校的人事檔案也是調整薪酬、選拔干部以及評價整體教學水平的重要依據。高校對于人事工作的宏觀調控所需要的資源和根據也是由人事檔案所提供的。高校當中的人事檔案工作完全是為了貫徹我黨的方針、政策服務的，從而促進高校的改革以及服務的多樣化。該項工作是否處理得當，將會直接對高校的整體工作產生重要影響，并會影響組織決策以及廣大教育工作者的自身利益。真實有效的人事檔案材料可以將準確的人員信息提供給上方，防止出現用人錯誤的情況。在選拔領導人員的過程之中，倘若出現用人不明的情況，將會阻礙高校的發展道路，造成利益的損失，甚至危及我黨與整個國家的事業。由此可見，完善高校人事檔案管理工作具有非常重要的理論意義和現實意義[1]。

二、高校人事檔案管理工作存在的新問題

（一）檔案內容不豐富，評價性材料過于片面

在很長一段時間里，高校人事檔案的主要內容強調的是記錄和體現教育工作者個人的社會閱歷、思想行為以及政治成分等方面的具體內容，展現的歷史情況占絕大多數，近期情況微乎其微。有很多僵化死板的材料，很少有可以反映出鮮活現實的內容。個人的知識水平、能力范圍、專業特長以及工作業績等具有價值的實質性信息嚴重缺乏。對教育工作者的品德、能力以及業績等情況的評價材料都是一成不變的，所運用的也都是僵化呆板的套話和政治性官方用語，無法體現出教育工作者的個性，毫無特征可言，既不全面也不準確。

（二）材料欠完整且缺乏真實性

工作人員在收集和管理人事檔案材料的過程中，嚴重缺乏檔案管理的基礎知識，應當存檔的沒有及時存檔，工作過程中不按照相關規定辦理借閱手續，導致檔案材料不完整或完全丟失。事主沒有在第一時間報告檔案管理部門，而是自己收藏起來，將上級的表揚或者更高的學歷證書等檔案留在自己手中[2]。

存檔材料要素不足，內容存在嚴重錯誤。很多管理人員在書寫有關人事報表時，存在極大的隨意性，沒有認真考慮填報要素，很多主要信息都存在錯誤，在沒有審核的情況下就隨便裝進了檔案袋。事主的信息填寫存在問題，那么出生時間、參加工作時間以及文化水平等信息自然也就會和前后記載存在出入。

（三）人才流動過于頻繁，很多人無視檔案的存在

隨著社會主義市場經濟的建立，各行各業的競爭也日趨激烈，很多國企以及事業單位的人才均放棄了穩定的工作，成為了自由職業者。市場經濟愈發繁榮，人才的流動性也就越強，自由職業者的數量在集聚增加。特別是近些年來，利用人才市場實現流動的人員數量日益上升。這些流動人員的人事檔案管理中出現了眾多新問題，對人事部門的工作帶來了許多困難，阻礙了人才的合理流動。自從實施改革開放以來，我國高等教育的規模呈現出逐漸擴大的趨勢，尤其是隨著市場經濟的確立，其發展速度驚人。對高校教師的需求量也在日益擴大，高校人才流動的數量也隨之激增。為了獲取高素質人才，高校與眾多科研機構展開了激烈的競爭。很多高校為了引進大量優秀的人才，制定了許多新的規章制度，甚至無需檔案與人事關系，出現了許多“人檔分離”的情況，有些人則將檔案放在人才市場置之不管[3]。

（四）缺乏資金，管理方式過于老舊

首先是缺乏必不可少的硬件設施。有很多高校的人事檔案室均缺乏大量的資金與設施，沒有獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，充其量只是做到了辦公室和檔案室的分離，空調以及其余的硬件設備就更是空談妄想。人事檔案管理條件落后的高校，僅用小小的木柜存放人事檔案。其次是現代化水平極低。由于互聯網技術的飛速發展，采用網絡化的手段管理人事檔案信息已經是大勢所趨。然而，有些高校的檔案管理人員故步自封，毫無新時代的思想觀念，依舊被過去的條條框框所束縛，脫離了信息時代的軌道，檔案的管理依舊停留在紙質檔案的建立與保存上，實體管理依舊是重心所在。大部分統計工作仍然依靠手工作業。工作人員的工作重心始終是材料的整合與存檔，僅僅追求表面上的整齊劃一，沒有強調內在的整體把握和動態管理，導致了嚴重的人力資源浪費。某些高校配有微機，但是其只能打印檔案目錄，無法搜索或者查找詳細的人事信息，其僅僅是一種工具，不可進行檔案管理。部分高校雖然成立了電子數據庫，但是因為開發的軟件功能很少，和上級配備的軟件難以共存，做不到對復雜人事信息的分類和匯總。

（五）過度強調檔案的保存，沒有進行合理開發與利用

首先是對人事檔案的充分開發與合理利用沒有給予高度重視，不符合新時代下人事制度的改革趨勢。過度強調檔案的保存和歸檔，沒有進行合理的開發與利用。其次是很多的檔案材料都被置若罔聞，而且使用頻率較高的材料都是關于工資調整、黨團材料以及解決待遇等方面的，真正用于選拔人才和預測領域的微乎其微。再次是檔案的使用始終處于被動位置，通常都是領導安排或者上級下達指示之后，有關工作人員才會匆匆忙忙地整理文獻資料，完全沒有主動性和敬業精神。最后是人事檔案的開放利用方式有限。現階段人事檔案管理部門的工作方式已經難以滿足時代的需求了，僅重視紙質檔案，忽略了電子檔案的存在。把互聯網信息技術僅僅用在存檔方面，沒有充分發揮其優勢，導致檔案的利用率極其低下[4]。

三、處理高校人事檔案管理中新問題的主要對策

（一）強化培訓力度，提升高校人事檔案管理團隊的素質

由于現代社會的發展和科技水平的提升，人事檔案管理的手段也日趨多樣化，使用人事檔案的要求也在逐漸增多。檔案管理工作的信息容量以及服務領域也在逐漸拓展。檔案資源的使用、服務方法以及基礎業務的構建均發生了徹底改變，這就表明人事檔案管理人員必須快速提升自身的綜合素質：一方面，要轉變思想，讓高校人事檔案管理團隊成員具有一種緊迫感；另一方面，通過強化學習培訓，科學系統地將檔案領域的專業理論知識與組織人事的規則，傳授給所有高校人事檔案管理團隊成員，提升他們的思想道德素質和淵博的知識水平，培養良好的工作心態以及高度的責任感。并且在此基礎上不斷拓展專業知識的深度和廣度，從而達到新時代經濟發展和高校教育對人事檔案管理的新要求。

（二）加大資金的投入，完善高校人事檔案管理的硬件設施

如果要高校人事檔案管理系統照常運作，必不可少的硬件設施就是基本保障。所以，必須根據檔案管理的有關文件要求，將高校人事檔案管理的硬件設施納入學校的總體建設之中，把人事檔案的費用歸入單位財務預算之中。在人才的配備以及資金的投入上給予保障，辦公室、專用庫房以及檔案室的建設需嚴格按照標準執行，引進復印機、打印機、檔案柜、電腦、掃描儀以及裝訂機等不可或缺的辦公設備，配置必不可少的檔案保護設施，并且根據實際工作的需要，在第一時間更新升級設備[5]。

（三）強化信息化建設，提升高校人事檔案管理效率

所謂的人事檔案信息化，就是將過去的紙質檔案轉化為電子化檔案或者數字化檔案，將靜態信息轉化為動態信息。科學管理紙質檔案是人事檔案信息化的基石，科學整合檔案資源，比方說，將每個人對應的信息輸入計算機中，構建個人的檔案信息庫，主要的檢索信息姓名、職業、籍貫所在地、身份證號碼以及本人相片等等，條目鏈接為人事檔案的目錄列表，隨意可以利用電腦增加或修改個人的動態信息。從而逐漸實現檔案的信息化，用微機操作檔案的查閱、存檔以及統計等等，摒棄以往僅靠紙質檔案獲取檔案信息的方式，保障檔案信息的真實性和可靠性，提升高校人事檔案管理的效率。除此之外，還可以靈活運用互聯網信息技術，創新人事檔案管理，向社會提供高質量的人才檔案信息服務，從而實現信息資源的有效共享。

（四）建立科學的管理機制，推動人事檔案管理工作系統化運作

首先，要加強領導。高校的領導層要對人事檔案管理工作給予重視，將其歸入重要日程之中。成立人事檔案管理團隊，對檔案的管理工作進行周期性的檢查和指導，發現新問題時要在第一時間進行處理。對人事檔案工作進行定性考核，實施分類指點和動態管理，促進推動人事檔案管理工作系統化運作。其次，要建立科學的管理機制，因為人事檔案工作較為復雜，如果沒有制度的約束，將會失去方向性。必須結合工作的實際情況和社會的具體需求，健全檔案管理制度，完善人事檔案整理的規則。嚴格審核檔案材料的整合、存檔以及轉出檔案等各個環節，盡可能阻止偽造材料入檔，讓檔案的整理更加科學化、系統化，保障檔案材料的準確性、真實性以及實用性。

（五）統籌規劃，確保高校人事檔案工作協調可持續發展

作為一項系統工程，高校人事檔案管理工作和別的工作之間存在著千絲萬縷的聯系。所以必須樹立全局觀念，統籌規劃，深入思考，研究出科學的方案。在資金注入、團隊組建、人員配置以及檔案的開發利用等方面，均要統籌規劃，用最科學的集成狀態，實現高校人事檔案管理的高校運作，建立起完整的檔案資料系統，充分發揮人事檔案的參考作用[6]。從本質上提升高校人事檔案的服務質量，確保高校人事檔案工作協調可持續發展。

四、結語

由于我國社會主義市場經濟的建立，各專業人才之間的競爭也日趨激烈，推動了高校人事制度的改革創新，與此同時也給高校人事檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰與無窮的機遇。高校人事檔案管理者應當抓住機會，在新形勢下針對工作中出現的新問題，積極探索有效的解決對策，改變過去陳舊的思想觀念，為高校人事檔案管理模式注入新的活力，滿足高校建設發展的具體需要。

[1]李雪云,饒圓.高校干部人事檔案專項審核中的問題及對策[J].山西檔案,2016,(2):124-126.

[2]楊仁輝.從《勞動合同法》看高校編制外聘用人員檔案管理[J].山西檔案,2012,(5):51-53.

[3]姚紅,陳嵐.對高校干部人事檔案工作的幾點思考[J].山西檔案,2015,(6):91-93.

[4]秦茂盛,趙文娟.高校出版社人事代理制人才機制研究[J].出版廣角,2015,(11):44-45.

[5]羅雯瑤.高校學報編輯職業發展的困境與對策[J].出版廣角,2015,(2):96-98.

[6]徐軍玲.云計算環境下高校圖書館功能拓展與改變[J].出版廣角,2013,(15):63-65.

G275.9；G647.1

A

1005-9652（2017）01-0058-03

青海省社科基金項目“青海藏區民間力量在生態治理中的理性選擇研究”的階段性研究成果，項目編號：15042；教育部學位與研究生發展中心項目“中加優秀研究生導師德性培育比較研究”，項目編號：2015Y0803。

（責任編輯：魏登云）

屈俊華（1978-），女，陜西西鄉人，青海大學，館員，研究方向：人事檔案。