改進農網改造升級工程檔案管理探析

高 渝/國網蚌埠供電公司

隨著農村經濟社會的快速發展，農網改造升級工程的重要性日益凸顯。這些工程投資額巨大、工程范圍廣、項目多、工期緊、內外部協作關系復雜，從工程前期項目提出到建成投產全過程形成的應當歸檔保存的具有價值的文件材料統稱為農網改造升級工程檔案，這些檔案資料既是工程管理情況的真實記載，又是鑒定工程質量、界定相關責任的重要依據，還是工程竣工后進行設備管理、確保電網長期發展的基礎資料，加強這些檔案資料管理的重要性、緊迫性十分明顯。

1 分析檔案管理中存在的問題

目前國網對農網改造升級工程檔案管理工作比較重視，要求做好檔案工作，并建立了一系列工作制度，但在實際工作中，檔案管理仍然存在不少問題。其一，現有工作模式陳舊，管理中沒有運用文件生命周期理論進行全程控制；其二，工作缺乏相應的管控措施，國網制定的工作制度難以落實到位，工作中“想當然”現象比較普遍，檔案材料收集不全、管理各環節銜接不暢等問題較為明顯；其三，施工單位兼職檔案員業務水平普遍不高，經常出現對標準理解不統一或執行不到位的情況，不能有效控制檔案形成質量，兼職檔案員流動性強，開展業務指導難度很大，提供業務培訓收效甚微；其四，檔案數字化程度較低，對數字化工作重視不夠、“存量數字化、增量電子化”進展較慢、數字化成果缺少統一載體和統一格式。

2 改進檔案工作的思路探析

2.1 推行“四分”檔案管理模式

“四分”指“分級管理、分系操作、分段形成、分類歸檔”，分級管理指農網改造升級工程檔案實行市、縣、部門三級管理；分系操作指農網改造升級工程所涉及的設計、施工、財務、安監、審計、檔案、物資供應及工程管理等部門，按所承擔職責提交符合管理標準的資料、文件；分段形成指根據檔案形成時間，把檔案劃分成前期準備階段形成的檔案、施工管理階段形成的檔案、竣工驗收階段形成的檔案，按照階段進行收集；分類歸檔指將檔案分為施工安全管理、工程竣工驗收、工程竣工后評估等不同類別，再按照類別進行歸檔。采用“四分”檔案管理模式的意義在于，打破傳統的檔案管理模式弊端，拓展開展工作的視野，落實和細化檔案管理的責任與步驟，推進不同部門之間各司其職又協調配合。

2.2 制作檔案管理工作流程圖

基于農網改造升級工程檔案管理工作量大、涉及面廣、施工單位兼職檔案員業務水平不高等現狀，可把復雜的檔案管理制度條目轉化為清晰易懂的管理流程，制作《農網改造升級工程檔案管理工作流程圖》，明確業務主管部門、項目部門、檔案部門和兼職檔案員等的工作職責，明確準備工作階段、業務制作階段、檢查改進與歸檔階段需要做的主要工作，并特別突出關鍵節點和時限。其中，關鍵節點包括項目檔案歸檔工作計劃的制定、項目資料的核對和審查、開工前期合同協議等文件的收集和移交、項目檔案資料的移交、檔案的組織接收和歸檔等。相關部門可依據自身工作職責并根據總的工作流程圖，制作本部門的工作流程圖。

2.3 運用歸檔模板

在工作中運用歸檔模板，羅列需要歸檔的內容，使各有關單位明確需要歸檔的內容、應歸到的類目、歸檔的細節要求，等等。制定模板時，應根據實際工作情況，對建設項目從項目前期、土建施工、設備安裝到竣工投運等各階段產生的歸檔文件材料進行梳理，最終確定應歸檔的材料；還應結合檔案工作的一般要求，確定常規的歸檔材料。下發歸檔模板的時間節點應為項目啟動時，各參建單位在收到歸檔模板后要遵照執行。運用歸檔模板的意義在于，能夠轉變各參建單位被動歸檔的定式思維，促使他們主動歸檔；能夠根據工程進展狀況對歸檔情況進行校驗，及時催促未按時歸檔的單位按時歸檔，實現歸檔工作的標準化、規范化和有序化；能夠減少因要求不明、標準不一、理解不同而造成返工，切實提高工作效率。