民生檔案聯動共享發展的現狀、問題與對策

文 / 郭銀珠

民生檔案聯動共享發展的現狀、問題與對策

文 / 郭銀珠

信息技術的飛速發展、政府職能由管理型向服務型的轉變以及人們檔案資源利用需求的增加，促進了民生檔案聯動共享的推廣。文章在分析民生檔案基本特征及服務現狀的基礎上，對民生檔案聯動共享的發展歷程、實踐經驗及面臨的問題進行探討，并從服務模式、管理監督機制、運行機制、協同合作等方面提出了民生檔案聯動共享的創新發展策略。

民生檔案；聯動共享；創新發展策略

一、民生檔案聯動共享的時代背景

我國一直致力于向富強、民主、文明、和諧的民族復興時代邁進，政府職能在民主化進程中逐漸從管理型向服務型轉變，開啟了“以人為本”的新型管理模式。這種以民生為本的行政管理模式，激發了政府及社會各界對民生問題的重視。因此，建立健全我國的民生檔案共享機制成為滿足人們需求、方便百姓生活的最直接最有效的手段之一。近年來，國家檔案局逐步加大了民生檔案的信息研究、平臺開發、系統完善、服務創新等全方位、多層次的開發投入，力求做到民生檔案取之于民、用之于民，并借助現代化的網絡技術平臺實現民生檔案的社會共享。

新世紀以來，科學技術的迅猛發展促進了信息化時代的到來，資源共享機制所帶來的生產生活便利成為社會發展的又一重要里程碑。近年來，經濟社會進入了高速發展的快車道，人們更加關注衣食住行等生活上的便利。鑒此，國家相繼出臺了一系列惠民、便民政策，民生檔案管理制度改革就是其中一項。原有民生檔案管理存在受地域限制、各自為政、部門分頭管理、手續繁多、耗時費力、資源共享程度低等諸多弊端，實現民生檔案的聯動共享成為新時期全國各地檔案管理與研究部門的工作重點[1]。

二、從上海地區看民生檔案聯動共享的發展現狀

自20世紀末以來，網絡與信息技術發展迅速，檔案管理工作也逐漸與信息化、網絡化接軌，一些檔案信息管理系統開始產生并逐步發展起來。由于地域條件限制以及固有管理模式的束縛，這些關系到百姓利益的民生檔案還只是在各檔案館分散保存、各自為政，無法實現跨區域資源共享[2]。為了實現民生檔案的聯動共享，在2003年9月召開的全國社區檔案工作會議上，國家檔案局決定，把上海市作為民生檔案聯動共享的實驗基地，積極探索檔案管理聯動共享的有效方法和途徑。2004年10月，檔案管理部門選擇了上海市普陀區曹楊、長風街道的社區事務受理中心作為檔案聯動共享試點單位。2007年，該試點取得初步成效，上海市有24家社區檔案服務協作組成員單位舉行了《社區檔案服務公約》的簽約儀式。同年12月，宜川社區檔案管理服務指導站率先揭牌成立，站內設有檔案庫房、辦公及閱檔區，形成了一個集檔案管理、指導、服務等多元化功能于一體的現代化檔案機構。更為重要的是，這家機構率先創建了社區民生檔案遠程服務新機制，初步實現了民生檔案資源的聯動共享。2008年，最先進行試驗改革的上海市普陀區檔案局又進一步開拓思路，在實踐的基礎上提出了 “就地受理，全市協同，跨館出證”的大協作設想。這個設想在真正意義上把檔案資源的聯動共享引入到現實層面。

經過多年的試驗和反復論證，上海市檔案局在2010年正式提出遠程服務機制共建的總體方案，民生檔案遠程服務建設正式啟動。上海市率先實現了聯網查詢、全區通辦的新型管理模式，構想變成了現實。同年9月，上海市檔案局和各區縣檔案局簽訂《上海市國家綜合檔案館遠程服務承諾書》。這標志著“就地查詢、跨館出證、館社聯動、全市通辦”機制的正式啟動。2011年4月，上海市檔案局啟動“一站式檢索系統”。至此，上海市實現了較為完整的地區民生檔案聯動共享機制。

2013年，在地區實踐的基礎上，上海市浦東新區檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨省異地利用服務協議。這標志著我國民生檔案開始實現跨省異地查詢。這項實踐的開展為全國范圍內的普遍推廣奠定了基礎。2015年，上海市各區縣民生檔案遠程服務開始常態化，民生檔案遠程服務成為全市各個社區服務中心的常規服務項目。這標志著跨縣區、跨省級的遠程服務模式正式開啟。

總體來看，近年來上海市的民生檔案聯動共享機制逐漸成熟，各地區的民生檔案資源共享機制開始發揮服務民生的社會職能。但我們應該清醒地認識到，我國民生檔案實現信息共享的整體化、規模化，需要經過相當長的一段時期，需要檔案管理者努力創建高效、穩固、讓群眾滿意的民生檔案共享平臺，開啟民生檔案聯動共享的新紀元。

三、民生檔案聯動共享面臨的突出問題

（一）民生檔案的資源跨館、跨地區共享尚待突破

經過一段時間的設點試驗，民生檔案系統在遠程資源共享上有了一定的發展，聯動共享服務平臺也在各方的努力下初步建立起來。當前最為迫切的任務是運用現代化的信息技術手段，建立一套完善的民生檔案管理系統。民生檔案管理系統是服務平臺建設的立足點，相關部門和普通大眾需要借助這一管理系統來查詢和辦理相關業務。當前，我國部分區縣檔案館已經逐步建立了遠程利用服務平臺。平臺的建立能夠滿足居民的一些基本檔案服務訴求，使平臺所屬縣區的居民可以實現就近查詢本地民生檔案[3]，但實現跨館查詢仍有困難，手續相當繁瑣。它需要檔案所在的異地檔案館通過電話傳真的方式將檔案文本或證明傳給本地檔案館，由本地檔案館加蓋專用章，完成最終出證工作。在此過程中，如果有一方不能很好地配合，工作就無法完成；即使檔案館積極配合，也需要耗費大量的人力、物力資源。可見，民生檔案資源真正意義上的全覆蓋式共享的實現還需要管理部門和相關研究人員的共同努力。

（二）民生檔案的資源共享管理系統存在缺陷

首先，民生檔案資源目錄檢索系統給出的目錄還不夠詳實。檔案管理資源信息量龐大，為了在龐大的資源中找出所需的資料，首要前提是開展目錄檢索。目前，我國檔案管理系統錄入的信息還存在很多不夠統一、不夠完整的地方，數據庫的結構還過于單薄，可供查閱的目錄檢索項非常少，遠不能滿足人們的需求；在查詢速度和準確率上也很難保證。例如，在查詢人員檔案信息時，針對一些同名同姓的相關信息要有一套完整的區分檢索系統，系統應支持以身份證號或者登記日期等相關信息為依據的區分與識別，確保當事人的利益不被損害。這需要有一套精準而完整的目錄檢索系統來支撐[4]。

其次，我國檔案管理系統起步晚、起點低，一直在摸索中前進，可供利用的檔案資源嚴重不足，在很多方面都難以滿足人們日益增長的需求。由于受區域經濟發展不均衡的限制，各地區的民生檔案無論是在前期資源整理上還是在后期目錄數據庫建設上，都存在不少差距。這些差異及不同步問題制約著跨區域合作進程的推進。

（三）檔案數據更新很難做到實時同步

舊有的檔案儲存模式是通過硬盤拷貝方式進行的。相關人員在整理、拷貝資源數據后，送到其他縣區的檔案館，每一個社區服務中心都以此數據信息為依據，在服務平臺上進行相關操作與服務。這種看似同步的方法實際上有一個很大的弊端：當一個地方的某些信息資源進行了改動或者更新，其他地區不能及時響應。如果采用這種傳統的數據傳遞方式進行調整和更改，不僅會出現響應不及時的問題，而且非常容易出錯。數據不同步問題在一定程度上限制了民生檔案遠程利用服務的進一步發展[5]。

四、民生檔案聯動共享的發展策略

在當前形勢下，為了真正實現民生檔案實時聯動共享，檔案館需要改變舊有模式，走創新發展之路。

（一）融合民生檔案服務與政務平臺

民生檔案服務需要與政務平臺相融合。這要求檔案管理人員不再局限于檔案館，而要主動了解并融合民政、醫療、社區等具體部門的服務平臺，將民生檔案查詢項目應用到具體社會服務平臺。檔案館通過與基層社區等政務平臺的整合，可以更確切地了解檔案服務的缺失。檔案館可以通過收集各基層政務平臺的反饋信息，識別民生檔案的社會利用需求，對民生檔案中涉及社保、醫保、民政、計生、工會等關乎民眾切身利益的服務內容進行改進和完善。

（二）協調“館社聯動”的人員分工

民生檔案管理人員和社區服務人員雖然有各自不同的職責分工，但兩者的工作在一定程度上具有相通性。檔案館要根據需要派遣工作能力強、溝通協調能力強的工作人員到社區服務一線參與社區具體的民生服務，從而獲得一線業務經驗；通過參與社區服務工作并兼任民生檔案管理工作，更好地把握今后的工作方向。檔案管理人員要定期接受檔案管理部門的相關培訓，以便更好地使用民生檔案遠程服務系統來處理居民的不同業務需求。為提高工作效率，提升工作人員的積極性，檔案管理部門還可以根據業務受理量進行績效考核，選出優秀的社區服務中心及人員進行表彰和經驗推廣，促進彼此的交流與學習。

（三）明確民生檔案利用審批權的歸屬

在民生檔案的聯動共享服務中，檔案利用的審批權歸屬問題一定要明確。由于地域不同，民生檔案在一些地區是由政府的某個部門如民政部來管轄的。這類地區的民政部門就具有民生檔案的審批權。一些地方的檔案審批權屬于保管檔案的部門，還有一些地方是其他部門或者政府直接管轄的。這樣，當不同部門發生歸屬權爭議的時候，就容易產生責任不明的問題。這需要在明確民生檔案利用審批權的基礎上，確立相關爭議的協調機制。

（四）市場化運作，推行效益與服務并行機制

檔案資源的市場化是順應新時期民生需求而衍生的一種新型檔案發展方向。它就是挖掘檔案資源的市場價值，并在市場化的運作過程中尋找社會大眾的需求點。檔案管理部門也可以從中了解大眾的切實需求以促進檔案管理質量的進一步提升。我們可以在民生檔案服務平臺的創建和開發過程中引入經過嚴格審查的市場機制，建立市場化運作的服務平臺。民生檔案服務是國家的一項重要惠民工程，平臺本身的公益性質決定了即使是在市場化的運作下它也不能完全依托市場機制。因此，相關部門在將民生檔案資源引入市場的同時，必須以國家的檔案法規為準繩，確保這種市場化行為在國家宏觀調控范圍內運作。

[1]張林華,潘玉琪.我國民生檔案遠程服務的實踐發展研究[J].檔案學通訊,2016(6).

[2]田凱,汪兵.關于民生檔案提供利用情況的探討[J].山西檔案,2016(2).

[3]宋懿,安小米.信息惠民視角下的民生檔案整合與服務研究[J].檔案學研究,2016(1).

[4]張連星.對民生檔案信息資源共享與遠程利用工作的思考[J].北京檔案,2015(8).

[5]藍巧燕.基于幸福指數記錄的民生幸福檔案芻議[J].山西檔案,2015(1).

G271

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1005-9652（2017）04-0081-03

（責任編輯：虞志堅）

郭銀珠（1977-），女，河南新蔡人，駐馬店市中醫院館員，研究方向：人力資源管理。