加強行政審批檔案管理利用的若干思考

行政審批檔案指行政機關在實施行政審批過程中直接形成的、具有保存價值的各種載體和形式的文件材料，它們是各單位依法履行行政管理職能的重要憑證。行政審批檔案涵蓋內(nèi)容很廣，包括藥品經(jīng)營許可檔案、食品經(jīng)營許可檔案、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可檔案，等等。筆者結合工作實踐，就行政審批檔案的管理利用談一點認識。

1 行政審批檔案管理要與時俱進

一是加強規(guī)范化管理。2014年，筆者所在的杭州市蕭山區(qū)工商局、質(zhì)監(jiān)局、藥品監(jiān)督局合并，成立新的杭州市蕭山區(qū)市場監(jiān)督管理局。合并之前，三家單位在履行職責過程中形成了大量的行政審批檔案資料，合并后的區(qū)市場監(jiān)督管理局在業(yè)務工作中又產(chǎn)生了新的檔案資料。為加強檔案規(guī)范化管理，區(qū)市場監(jiān)督管理局于2016年專門成立行政審批檔案規(guī)范化管理小組落實相關工作。結合上級有關規(guī)定和部門實際，制定執(zhí)行規(guī)范化管理的實施細則；加強工作考核，明確各單位（科、所）主要負責人為檔案管理第一責任人；圍繞中心工作，及時制定相關工作制度并予以落實。同時，積極開發(fā)建設數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，提升各類檔案的規(guī)范化管理水平。

二是探索社會化管理模式。隨著社會分工的進一步細化，建檔單位出于節(jié)約成本、提高檔案管理水平的考量，會選擇將全部或部分檔案管理工作交由檔案專業(yè)服務機構來承擔。區(qū)市場監(jiān)督管理局積極探索行政審批檔案管理社會化模式，把檔案規(guī)范化整理服務工作列入政府采購項目，由檔案專業(yè)服務機構完成檔案規(guī)范化整理與數(shù)字化加工。

三是實現(xiàn)電子文件即時歸檔。隨著改革的不斷推進，行政許可網(wǎng)上申報、“最多跑一次”等便民服務措施先后落地，絕大部分行政許可審批都開通了網(wǎng)上申請，有些許可項目還實現(xiàn)了全程電子化申報。為順應形勢需要，區(qū)市場監(jiān)督管理局建立統(tǒng)一的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，并與網(wǎng)絡審批管理系統(tǒng)有效對接，確保在審批事項結案的同時，通過一鍵導入的方式實時采集檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)即時管理。

2 行政審批檔案利用須高度重視

一是利用現(xiàn)有平臺，整合企業(yè)登記檔案信息。截止到2016年底，蕭山區(qū)共有市場主體（企業(yè)）58270家，其中當年新設企業(yè)9790家、變更8096家，這些企業(yè)的設立和變更信息全部保存在杭州市企業(yè)登記影像系統(tǒng)中。區(qū)市場監(jiān)管局把食品經(jīng)營檔案、藥品經(jīng)營檔案等數(shù)據(jù)整合到市企業(yè)登記影像系統(tǒng)中，使得查詢市場主體信息時即可獲取該市場主體的行政審批檔案，輸入許可信息即可直接鏈接到企業(yè)章程、股權情況等登記信息。此舉既有效避免了檔案系統(tǒng)重復建設，也大大提高了檔案利用成效。

二是注重數(shù)據(jù)分析，滿足日常監(jiān)管需求。行政審批檔案是實現(xiàn)智慧監(jiān)管的基礎數(shù)據(jù)來源，區(qū)市場監(jiān)管局積極開發(fā)智慧監(jiān)管系統(tǒng)，在對行政審批檔案資料進行分析之后，將相關檔案數(shù)據(jù)對接到智慧監(jiān)管系統(tǒng)，很好地滿足了日常監(jiān)管需要。

三是完善檢索功能，開發(fā)社會自助查詢系統(tǒng)。區(qū)市場監(jiān)管局深入研究數(shù)據(jù)特點并結合社會需求，在確保企業(yè)商業(yè)信息絕對安全的前提下，開發(fā)社會自助查詢系統(tǒng)，并將自助系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)對接到大數(shù)據(jù)分析平臺上，以利于實現(xiàn)檔案資源多層次、多維度的開發(fā)利用。