高職院校院系行政秘書工作特點及探索

黃紅梅

廣東水利電力職業技術學院，廣東 廣州 510635

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高職院校院系行政秘書工作特點及探索

黃紅梅

廣東水利電力職業技術學院，廣東 廣州 510635

在當前我國高職院校院系行政秘書的工作過程中，伴隨著社會的進步和發展，對行政秘書的工作提出了更高的要求。為此，我們應當對行政秘書的工作進行研究，分析其工作特點，提出促進其發展的策略。本文對行政秘書的工作進行了簡單的分析，并且對如何提升其工作質量進行了討論，提出了一些策略。在行政秘書工作的過程中通過經驗積累和自我提升，為院系的發展做出更多的貢獻。

高職院校；行政秘書；工作特點；探索

隨著社會的進步與發展，高職院校在社會中發揮著越來越重要的作用，其中高職院校院系行政秘書的工作也承受起越來越重要的責任。在高職院校院系工作中配備秘書能夠幫助學校更好的開展教學相關工作。秘書作為領導的助手，能夠幫助領導對一些復雜的文件、信息和資源進行有效的整理，提供制定一些決策的相關依據。行政秘書的工作關系到院系的工作，關系著學生的學習。因此，行政秘書應當在工作中根據自身工作的特點來提升自身素質，促使學校和學院教學工作的更好發展。

一、行政秘書的工作內容

高職院校院系的行政秘書對學校的相關工作具有重要的作用，行政秘書作為領導的參謀助手，需要幫助領導對院系內的相關工作進行有效的協調，包括教學工作和管理工作。在我國高職院校中，辦學體制較為靈活，院系在制定教學管理和教學計劃的時候具有決定權。

秘書的工作要幫助領導完成所指定的專業教學計劃和學校傳達的指示，對本院系所制定的教學計劃進行實施。行政秘書還有一項重要的工作就是要對學生的學籍進行管理，對教學工作進行管理。要對學生的休學、退學和復學，轉學等情況進行處理。在工作中嚴格按照規定執行，向教務處及時上報學生的情況。在期末考試過程中要負責學生成績的管理，并做好備份等工作，對補考、重修學生以及補考、重修事項進行處理，并隨時向教務處匯報。行政秘書還要負責對教學質量的監管工作，為了保證高職院校的教學質量，應當保證人才培養的質量。要輔助領導對本院系的專業課教師和教學質量進行調研，對教學的進度和階段性教學情況進行檢查。

二、行政秘書工作的特點

(一)服務性

院系行政秘書承擔著向部門內教職員工宣傳系部、學院及上級主管部門所制定的各項規章制度的職能，同時也負責向大家傳達各類行政管理文件、主動征求和虛心聽取他們對學院行政管理工作的意見和建議、及時反饋信息和意見等工作。所以說行政秘書是上情下達、下情上達的服務者，既為系部領導決策提供參考信息，又為教師的授課和學生的學習提供支持與幫助。

(二)協調性

秘書工作是領導工作的延伸和補充，是輔助領導化解矛盾、理順關系、落實工作、保持最優化的過程。行政工作往往是多部門，多方面配合下共同完成的，工作中經常要與院辦、人事、教務、工會等職能部門之間互相協調聯絡，上下溝通，這就要求秘書必須具備良好的協調能力，善于分析問題，處理關系，解決問題，從而處理好日常的行政事務。

(三)原則性

行政秘書工作雖平凡，卻是一項原則性很強的工作。在工作過程中難免遇到這樣或那樣的問題，這就要求行政秘書要嚴格按規章制度辦事，實事求是，冷靜客觀地反映和處理問題。原則性與靈活性相結合，既要維護院系的權威和規章制度的嚴肅性，又要公平、公正和公開，努力做到讓領導、教師和學生信賴，放心和滿意。

三、行政秘書工作的意義

院系行政秘書為本院系的教學工作和科研工作服務，尤其是教學與科研工作作為一個院系的本職，應當在秘書的工作中得到充分的體現。秘書要對科研信息進行傳達，保證信息及時傳達到每一名教職工。在工作過程中，行政秘書要對院系的決策進行執行，其中包括輔助領導統計調查信息，傳達通知、指示，對領導的決策進行研究，保證決策的科學合理性。秘書的工作對院系工作的順利進行具有重要的現實意義，對院系教學與科研工作的順利開展起到了重要的作用。行政秘書在必要的時候要能夠為領導提供合理的建議，對一些需要投票表決的決策，組織教職工進行公開表決。在日常工作中，院系領導除了自身的行政工作以外，還擔負著比較重要的教學工作和科研工作。行政秘書作為領導的助手，應當對領導的這些工作進行輔助，幫助領導協調工作時間，調整工作內容。因此，在院系的工作中，領導對宏觀大方向的工作進行指導，具體實施工作和安排需要由秘書來負責，由此可見行政秘書在院系工作中的作用十分重要。

四、高職院校院系行政秘書工作探索

在高職院校院系行政秘書的工作過程中，要想更好的發揮出行政秘書的作用，使其工作具有更大的價值，需要對其工作進行不斷的完善，使其能夠更好的為我們的院系教學和科研工作服務。院系領導要對行政秘書及其工作重視起來，處理好工作關系，營造一個良好的工作氛圍。

(一)提升自身工作素養

在高職院校院系的教學和科研等工作開展過程中，行政秘書的作用是任何其他職位無法替代的。但在工作過程中行政秘書為了更好的發揮自身的作用，發揮出自身的價值，應當對自身的工作素養進行提升。這不僅需要秘書自身的努力，還需要院系相關領導所給予的重視。

一個自信、樂觀、堅強、自制的行政秘書，能夠在工作過程中處理好人際關系，促使工作的順利完成。行政秘書應當對心理健康知識進行相應的了解和學習，掌握一些心理學知識，能夠幫助他在工作當中更好的把握領導和教職工的工作思想。秘書自身要具備不斷提升自我的意識，對其工作不斷的完善，這樣才可以更好的實現自己的社會價值。行政秘書對院系領導和大大小小事務的處理，要求其應當具備較高的政治素養。包括政治理論知識，思想道德品質和政治思想心理以及工作作風等，都是對一個合格的行政秘書必備條件的要求。行政秘書在工作過程中要保持政治立場的堅定，對黨的路線方針進行堅決的執行，嚴格遵守國家和院校的規章制度。另外，行政秘書在工作過程中應當學會預留，也就是在完成日常工作的前提下，對其它潛在的工作要留有一定的時間和空間進行處理。這就要求行政秘書能夠對自身有一個清楚的認識，了解自身的工作能力以及對院系的工作要有一個全面的了解和掌握。為這些不可預見性的工作所預留的時間和空間，能夠保證秘書在遇到這些意外狀況的時候游刃有余。

(二)端正自身工作態度

對于行政秘書來說，從事院系的行政管理工作是一項需要掌握科學技巧和工作藝術的任務。

當面臨復雜的工作任務的時候，行政秘書應當頂住壓力對工作進行合理的安排，并且要保證工作質量，按時完成，這就要求秘書在工作過程中要持有端正的工作態度、具備專業的管理知識、掌握先進的管理工作方法。作為秘書，在工作之余還要安排自己學習相關的秘書知識，不斷提升自己的工作能力。對教學工作和科研工作的管理等相關專業知識的更新，也是體現行政秘書工作態度的一個方面。在這個角度看來，學校或者院系領導可以給予一定的幫助，加強對行政秘書的培養，組織其進行專業的學習和培訓。為了保證行政秘書在工作當中的端正態度，學校要定期組織開展研討會和交流會，組織大家分享自己的管理經驗，并對失敗的過程進行深入的分析。在面對一些失敗工作的時候，應當積極地尋找其中的經驗教訓，對其進行總結，防止以后的工作中出現類似的錯誤。這樣對秘書今后的工作起到一個促進作用，能夠保證其在工作中盡心盡力，為了促使工作的優質完成，一定要端正自己的工作態度，在合作中提升自己。

(三)強化行政服務意識

高職院校院系的行政秘書工作對從事這項工作的人員具有較高的要求，其中非常重要的一項就是要具備高度的行政服務意識。

為了強化行政秘書的行政服務意識，應當從自身的文化素質入手。在面對工作中的突發事件和多樣性的工作內容的時候，行政秘書應當意識到這些工作需要在什么時候完成，需要向哪些領導匯報等事項。行政秘書要增強管理意識，由于自身屬于行政管理人員，因此必須掌握一定的管理知識，只有具備了相應的管理知識才可以在工作中對各項管理工作形成較強的意識。在信息高度發展的今天，行政秘書的工作應當對科技知識的運用能力進行提升。高職院校的工作已經進入到了信息化的時期，作為行政秘書，應當掌握扎實的計算機操作能力，能夠熟練地運用網絡，這樣在工作中才可以提高工作效率。另外，作為行政秘書會經常要撰寫材料報告，因此，行政秘書的寫作能力是一項重要的工作能力，應當在日常工作過程中注意學習，在工作之余更是要有意識的增強自己這方面的能力。行政秘書人員在工作中有一部分內容是對學生檔案的管理，因此，要掌握相應的檔案管理知識。對學生檔案以及相關材料首先進行了解，在有了整體的了解之后再通過科學的手段進行整理，方便在以后處理與檔案相關的工作的時候更快更好的完成。因此，行政秘書一定要從自身的行政服務意識出發，努力提升自己的工作能力和工作質量。

五、結語

總之，在高職院校院系行政秘書的工作過程中，我們應當首先肯定行政秘書所從事的工作對于院系的教學和科研工作具有重要的意義。為了更好的完成行政秘書的工作，提高工作質量，幫助院系的教學和科研工作等獲得更好的發展，需要對行政秘書的發展提供更多的幫助。根據其工作特點，對其工作方式進行深入的研究，在不斷學習的過程中，借助以往的工作經驗取得更大的進步。

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