論辦公自動化在實踐中的分析研究

李貞

摘要：辦公自動化是指在工作中，以計算機為中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高工作效率的目的。

關鍵字：辦公室自動化；辦公室系統；現狀；趨勢

一、辦公自動化的現狀

辦公自動化（OA，Office Automation）是在70年代中期，發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響的問題，發展起來的一門綜合性技術。它的基本任務是利用先進 的計算機及網絡技術，使人們可以借助各種設備處理一部分辦公業務，提高人們對辦公業務的處理效率和質量，達到提高工作 效率，方便管理和決策的目的。辦公自動化的知識領域覆蓋了行 為科學、管理科學、社會學、系統工程學等學科，并且辦公自動化 體現了多學科的相互交叉、相互滲透性，所以辦公自動化的應用 是企業管理現代化的標志之一。

所謂辦公自動化，是指利用計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等先進的科學技術，不斷使人們的部分辦公業務活 動物化于人以外的各種現代化的辦公設備中，最大限度地提高辦公效率和改進辦公質量，改善辦公環境和條件，縮短辦公周期，并利用科學的管理方法，借助于各種先進技術，輔助決策，提高管理和決策的科學化水平，以實現辦公活動的科學化、自動化。辦公自動化還可以形象地理解為，辦公人員運用現代科學技術，如通過局域網或遠程網絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實現無紙辦公。

由于辦公自動化的出現，使得傳統的機關事務型辦公業務中的勞動力就業比率結構發生了變化，據美國勞動統計局1998年的統計，美國四大產業的勞動力比率約為：信息產業占50%以上，服務業占30%、工業占13%、農業占2%，因此辦公自動 化的應用將會得到進一步發展。辦公自動化在70年代末80年代初進入到我國，到現在已有近30年的發展歷史，由于我國國民經濟和社會發展的快速進步，和其他應用軟件一樣，辦公自動 化系統在我國的發展基本上與國際先進水平保持一致，現在己經發展到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統。由于辦公自動化技術的不斷發展，辦公自動化新產品不斷的出現，辦公自動化的內涵也在不斷地豐富和發展。第一代的辦 公自動化是在80年代發展起來，而在80年代末期和90年代初期興盛的，它指的是傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。第二代的辦公自動化是在90年代中期發展壯大起來的，主要是指用電腦進行文書存貯、排版及輸出工作，用電腦對人事、財務等進行管理。到21世紀之后，第三代的辦公自動化逐漸占據了主導地位，它的基本特點是融信息處理、業務流程和知識管理于一體的應用系統。

第三代辦公自動化是以知識管理為核心，它以企業網絡和信息、系統為基礎，幫助企業發現和組織已經獲取的信息，定位 于擁有專門技能的人，通過協作和企業培訓傳遞這些知識，提供豐富的學習功能與知識共享機制，確保使用者能隨時隨地根據需要向專家學習、向企業現有知識學習，讓整個組織能有效利用知識，建立知識門戶和快速響應系統，使員工在辦公自動化系統中的地位從被動向主動轉變并因此提高企業的運作效率。通俗地講，知識管理是指在恰當的時間，將正確的知識傳給合適的人，讓他們采取最恰當的行動，以避免重復錯誤和重復工作，它關注的是如何充分得到分布在不同地方的知識。

它具有以下幾個明顯的特征：

（一）強大的數據處理功能。功能豐富、來源豐富的數據信息處理功能面向知識管理的辦公自動化系統可以充分集成各種信息數據，這些數據不僅包括電子郵件信息，而且還包括文件系統中的文件、傳統的關系型數據庫數據、數據倉庫中的數據，甚至是Internet上的數據還可以充分利用各種協同工作手段包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應用等；并且可以提供不同層面的信息共享方式，包括移動通訊設備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持、統一消息為基礎的提醒功能以及信息的傳真功能。

（二）知識管理原則。辦公自動化系統起到“知識管理”的平與門戶作用，面向知識管理的辦公自動化系統逐步把知識管理原則與實踐融入每個員工的日常工作中去。

（三）辦公自動化是不斷發展的科學體系。在實施辦公自動化時，辦公自動化的內涵是不斷在發展變化的，為了使辦公自動化取得最好的效果，應該密切注意辦公自動化技術及產品發展的最新進展，用最新的技術、設備和觀念來制定辦公自動化的有關規劃，以達到花費最少，收益最大的目的。

二、辦公自動化的發展趨勢

經過近30年的發展，辦公自動化越來越成熟了，使得其應用范圍也愈來愈廣。辦公自動化已經從以前只是在機關的辦公系統發展到現在各企業和各種工作部門都需要的辦公系統。在實際工作中，各企業同樣需要對內或對外處理各種信息，因此也同樣有辦公自動化的必要。而且，在市場經濟的條件下，企業和各種工作部門的辦公事務將越來越繁重，企業和工作人員快速、有效的協調越來越顯得重要，越來越有必要實施辦公的自動化。辦公自動化系統是企業和工作部門的數字神經系統的重要部分，沒有一個快速反應的神經系統的協助，任何企業和工作部門將難以獲得長期、穩定、快速的發展。實際上，越來越多的企業和工作部門己經把辦公自動化提到日程上來，很多企業和工作部門都在不同的層次上實現了辦公自動化。但同時，不同層次的辦公自動化系統對辦公人員的要求也不同。從前的辦公自動化是個體工作的自動化，不要求所有的辦公人員都加入到辦公自動化的流程和使用中，這些工作只是由一些專門的操作人員來做。而現代的辦公自動化系統通過計算機網絡將所有員工聯系起來，通過網絡來完成大部分的辦公工作，是全員的辦公自動化。并且，現代辦公自動化系統的功能越來越先進，使用起來越來越簡單。尤其是最先進的WEB方式的辦公自動化系統，辦公人員只要能掌握簡單的W礬DOWS和WEB的操作，基本上就能應付所有的計算機應用了并能熟練的操作辦公系統。這樣辦公自動化系統已經起到了推動企業和工 作部門的整體快速發展、提高工作效率、增強競爭實力的作用。科技發展到現在的地步，隨著企業和各部門的發展，企業內 部以及企業之間的聯系越來越多，因此對企業中的辦公自動化 也有著更進一步的要求，從而使“數字化辦公”和“協作辦公”成 為辦公自動化系統今后的主要發展方向。

三、結論

從以上對國際國內辦公自動化的發展趨勢的分析來看，辦公自動化進入企業正是其發展的必然趨勢。隨著我國加入WTO后，企業和政府工作部門對信息化程度的建設加大了力度，實施辦公自動化系統實現行政管理信息網絡化勢在必行，辦公自動化將成為網絡的第一應用，對企業和職能部門的信息引導、辦事效率的提高以及提高我國在國際上的競爭實力和與國 際接軌起到積極作用并產生深遠的影響。將辦公自動化系統應用于企業中，針對企業發展所需要的。數字化辦公”和“協作辦公”，設計符合企業使用的先進辦公自動化系統，將是辦公自動化系統繼續發展前進的方向。

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