縣級公路部門檔案管理的探索與實踐
——以常山縣公路管理局為例

徐 瑩

（常山縣公路管理局）

近年來，縣級公路建設事業在迅速發展，公路部門檔案的數量和種類都在不斷地增加。公路部門的檔案是公路部門對轄區內公路進行建設、養護、管理等過程中形成的，反映公路路產路權的真實面貌，具有保存、查考、利用價值的各種載體的原始資料，特別是公路工程檔案，它是國家科技檔案的重要組成部分，也是全面鑒定工程質量，查明事故原因，追究事故責任的原始憑證，更是為各種公路建設提供了可參照的重要依據。它對國有資產保護和公路事業發展有著重要意義。

常山縣地處浙江衢州，近年來，公路建設發展迅猛，縣公路檔案管理做了大量的工作，在推進公路檔案管理制度化建設、加強開發利用方面進行了有益的探索。

一、常山縣公路檔案管理的探索

（一）加強制度化建設

制度化建設是檔案工作的基礎。過去，常山縣公路管理局雖然有綜合檔案室，但是檔案管理制度還不夠完善，檔案管理的制度較多地參考了其他單位的做法，沒有體現公路管理的特色，沒有和衢州市、浙江省檔案局的管理要求銜接。再加上人員更替比較頻繁，一段時間無人管理檔案的情況時有發生。新的檔案人員由于缺乏專業的檔案知識，沒有及時收集、整理歸檔各種文件資料，讓一些重要的檔案資料散落在各個科室，特別是沒有宣傳檔案管理知識，這樣造成有的科室人員把重要的資料占為己有，不及時地交于檔案室保管。以致在各科室的工作人員需要查找他們所要用的檔案資料時，兼職檔案員往往是查找不到的，甚至有時還不清楚該查找的檔案資料到底是屬于文書檔案還是科技類的檔案，即使拿著《全引目錄》也常常查找不到檔案資料，借出去的檔案大多也沒有登記手續，有的也沒能及時收回，造成一問三不知的檔案管理現象。

為進一步加強檔案管理制度建設，提高檔案管理水平，規范機關的檔案管理，保護檔案資料的完整與安全，常山縣檔案局成立了綜合檔案室，配置了檔案專業人員專職管理檔案工作崗位，并在2008年11月重新修訂出一套《檔案管理辦法》《借閱檔案（文件）資料制度》《檔案銷毀制度》《檔案保密制度》等有關規章制度。明確了檔案工作職責和任務，加強檔案法制機構、隊伍與制度建設。

對于公路建設來說，參建單位來自四面八方，有的是外地，有的是本地，有交通系統，還有建筑系統，他們所用的技術規范各具特色，施工用表也五花八門。為此，經過多次與施工、監理單位協調，于2011年4月，就工程檔案管理參照交通部《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》及《浙江省公路大中修工程文件材料收集和整理歸檔工作手冊》，專門制定印發了《關于進一步做好公路建設項目文件材料立卷歸檔工作》的通知。將工程質量評定表、施工用表等進行規范統一，分發到各個參加單位，要求按通知中的國家標準做好工程檔案工作，逐步形成了一個規范統一的管理模式。

（二）制定檔案分類和編號方案

檔案分類和編號方案十分重要，是檔案管理的一項基礎性工作。過去，常山縣公路局沒有制定檔案分類方案，檔案員和下屬單位辦公室不了解檔案保管的期限，永久、長期和短期的分類有較大的隨意性。有的甚至只看標題，不看整個文件，不注意其中有有關本單位的內容，就把這份重要的文件丟掉不歸檔，有的同年的批復和請求分開歸，有的明明是轉發的文件，卻把它拆成兩三個歸檔號，比如市里轉發省級的、省級轉發部級的。有的工程檔案里歸檔了，文書檔案中又歸了，造成不必要的重復歸檔。

2008年11月重新制定了檔案分類方案和編號方案。該方案根據國家、省市及行業部門的要求編制，參考了交通部相應的管理制度，結合常山縣公路部門的管理特色，使各有關科室對文件、材料的形成、積累、收集、整理有據可依，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性，進一步完善檔案制度化和標準化建設。

（三）做好開發利用工作

檔案信息是歷史的真實記錄，具有憑證作用和權威性，還具有法律效力。當前檔案信息的價值越來越被人們所重視，大力開發檔案信息資源，積極提供利用，有著現實的意義。

1.滿足社會需求。常山縣公路管理局的檔案資料，現不僅僅局限于本單位以及交通系統的人員使用，還有更多的社會人員也來查閱他們所需要的資料。比如，在2012年6月，常山縣市政園林管理處的張先明等2位工作人員，來局檔案室查找科技檔案中原320國道富足山大橋的橋梁竣工圖，為改造城市配套道路提供了原始資料。

2013年9月，本縣青石鎮馬車村的6位村民也來本局檔案室利用文書、會計檔案查找到了1995年改造320國道時，被征用的土地的征地合同和具體數據，為他們提供了失土保險的土地面積的依據，使得該村的村民可得保費21萬元的經濟實惠。

2.編制單位年鑒。一年一度的地方年鑒系統匯集綜合性或專業性的有關該地區時事大事，政治、經濟、文化、科技信息等的發展動態。縣公路部門檔案室每年向地方志提供上一年年鑒中的交通公路概況。

二、常山縣公路檔案管理取得的成效

（一）制度建設出成效

制定管理辦法后，現已在全局上下形成了一種重視檔案收集、整理、歸檔的氛圍。如領導和單位人員外出開會、學習帶回來的資料，都會主動地交給各科室的兼職檔案人員，到年終再一同交于綜合檔案室，然后按檔案分類和編號方案進行集中歸檔。

與此同時，整改之前的檔案，把只有復印件的工程檔案，一一備注了互見號，說明原件在文書檔案，把丟失的重要文件盡量補全，等等。這樣經過一段時間的整改，局終于在2009年1月申報通過了檔案工作目標管理省二級認定單位。

（二）規范化管理結碩果

《關于進一步做好公路建設項目文件材料立卷歸檔工作的通知》發布實施后，逐步形成了一個規范統一的管理模式。2013年G205國道（常山段）改造示范工程的工程檔案在該工程完工以后，被衢州市交通工程質量安全監督站鑒定為優良工程，并順利通過交通運輸部和省公路局驗收。同年12月17日，又在常山舉行全省公路系統“205國道浙江段改造示范工程現場交流會”。因此說，205國道改造示范工程的成功經驗，在指導全國干線公路改造、引領全國公路養護管理發展方向等方面具有重要意義。

（三）開發利用服務中心工作

據統計，常山縣公路局每年查閱達到180人次，解決路權、產權糾紛近10起，有效地滿足了公眾需求，維護了百姓的權益，也對推進公路建設起到了積極作用。截至2015年年底，全縣境內有國家高速公路2條、國道2條、省道1條、縣道22條、鄉道34條、村道318條，公路通車總里程975.899千米。縣級公路部門的檔案信息資源開發利用在本地的經濟建設中發揮著重要的作用。

公路部門的檔案是公路系統工作人員勞動成果的歷史記錄和創新思維的智慧結晶，是公路工作得以繼承、延續、發展的重要載體，也是公路工作不斷更新技術、提高管理的重要依據。它記錄著公路工程項目建設以來所積累的寶貴經驗，是一筆不可替代的財富。做好公路部門檔案管理，功在當代，利在千秋。常山縣公路檔案管理部門的探索與實踐，取得了一定的成效，對于基層公路部門檔案工作具有重要的借鑒意義。