淺談城建檔案安全管理的問題與對策

汪春芬

（衢州市城市建設檔案館）

城鄉建設檔案是城市發展的真實記錄，是城市可持續發展的寶貴資源。檔案安全是檔案工作的生命線。做好城建檔案的安全管理，使命光榮、責任重大。本文針對城建檔案安全管理存在的主要問題，提出相應的對策措施。

一、城建檔案安全管理存在的主要問題

（一）檔案安全意識不夠強

有的地方對檔案安全缺乏系統的研究和謀劃，工作上零敲碎打多、整體部署少，臨時應付多、制度化常態化少；有的領導和工作人員存在麻痹思想和僥幸心理，檔案安全問題未能及時發現和解決，存在安全隱患。

（二）檔案安全保障不到位

一是檔案庫房達不到建設標準。有的地方的城建檔案館沒有具本單位產權的檔案大樓，有的是租用，有的是和其他單位合用，有的處在“三合一”場所，檔案庫房不是按照檔案庫房建設標準建造。甚至在個別縣（市、區），就是在建設行政主管部門內設一個城建檔案室，所謂的庫房也就一間辦公室，這為檔案安全管理帶來了隱患。有的檔案庫房建在一樓或頂樓，有的庫房樓下或邊側就是飯店和店鋪，有的檔案庫房存在屋面滲漏水問題，有的檔案庫房承載超負荷，甚至有個別單位還沒有專門的檔案庫房，城建檔案資料和其他文書檔案、人事檔案混在一起。二是檔案裝具不足。隨著城市建設的加快，城建檔案資料越來越多，有的單位的檔案裝具無法滿足需要，造成檔案排列過擠，卷盒裝得太滿，有的檔案資料甚至直接放在地上，很容易造成檔案受潮霉變或被老鼠蟲子咬壞。三是人員、經費等保障不足。由于機關事業單位嚴格控編，許多設區市城建檔案館正式在編人員只有三到五名，無法配備專職檔案安全管理人員。縣一級檔案室一般只有一名檔案管理人員，甚至是兼職人員，人才隊伍捉襟見肘，嚴重影響城建檔案的安全管理。一些地方連最基本的館庫運行經費都不足，庫房開啟溫濕度調控設備還要受到經費的限制，有些單位未配備去濕機、空調機等設備，溫濕度監測及調控措施不足。其他信息化安全保障、檔案搶救保護等經費更是投入不足。

（三）檔案安全管理不規范

管理措施不到位。有的庫房與辦公區混合同在一室，個別單位庫房堆放雜物。有的檔案沒有及時整理上架，檔案查閱利用沒有登記手續。檔案沒有集中管理。有的檔案室沒有張貼禁火禁煙標志，有些地方檔案大樓未設消防栓，有的地方庫房滅火器多年未更換已失效成了擺設。有的庫房照明用燈不符合標準要求，沒有使用白熾防爆燈。有些單位窗簾不符合防光要求，防光防塵措施不力。有些單位消毒手段欠缺，沒有及時施放或更換防蟲藥。有些地方檔案庫房未安裝防盜門窗、防盜報警器，或者是防盜報警器失靈不能起到報警防盜作用，防盜報警器沒有和當地公安聯網。檔案安全制度不健全，有的沒有建立城鄉建設檔案應急防范預案。

（四）檔案信息安全存在隱患

一是檔案數字化加工帶來的安全風險。隨著檔案信息化的趨勢增強及業務量的增加，檔案數字化加工成為常態。檔案數字化加工大多采取政府購買服務的方式，由于檔案服務企業管理水平參差不齊，有的安全保密措施存在漏洞，給檔案信息安全帶來隱患。二是信息新技術日新月異給檔案安全帶來新的難題，檔案信息系統安全問題突顯，由于網絡的互通性、可共享性等特點，存在被入侵、被攻擊的可能性。在檔案信息安全、檔案數據安全、大數據安全管理等方面，安全手段未跟上。三是由于數字存儲介質和網絡存儲設備的局限性，電子檔案的長期保存仍受多種條件的制約。

二、城建檔案安全管理的對策措施

（一）加強組織領導，著力強化檔案安全意識

提高對檔案管理和檔案安全管理重要性的認識，牢固樹立“安全第一、預防為主”的思想，強化“隱患險于明火、防范勝于救災、責任重于泰山”的安全意識，堅決克服松懈、僥幸心理，采取有效措施，確保檔案安全萬無一失。各單位要嚴格執行檔案法律、法規，健全完善各項規章制度，將檔案安全管理納入單位整體工作計劃和考核內容，與業務工作同部署、同考核，著力促進檔案安全制度落實、責任落實、措施落實。

（二）加大安全投入，著力強化安全條件保障

一是要加大硬件設施投入，解決檔案“無家可歸”的問題。加強對《檔案法》《城鄉建設檔案管理辦法》等法律法規的宣傳，把城建檔案庫房列入建設規劃，達到國家標準規范。加大投入，強化檔案安全基礎設施建設，按要求配備檔案設施設備。重視檔案安全基礎設施建設，按標準配備基礎設施，配足安全管理設施設備，強化硬件支撐。按照防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求，改善檔案保管條件。規范防火管理，檔案大樓外設消防栓和通道，庫房要張貼禁火禁煙標志，按規定配備滅火器，使用白熾防爆燈。規范防潮管理，庫房要配備去濕機、空調機、溫濕度記錄儀等設備。規范防光塵，窗簾要符合防光要求，設置雙層玻璃窗。規范用藥管理。及時施放或更換防蟲藥以及消毒用藥。規范防盜管理，檔案庫房安裝防盜門窗、防盜報警器并和當地公安聯網。二是要強化人員保障，解決檔案“無人管理”的問題。檔案管理需要專業技術，沒有一定數量的專業人員，很難保證安全管理工作的順利開展。建議在修訂城市建設檔案法律法規時，堅持人員配置與工作需要相匹配，把人員編制數配置作為剛性要求，以便各地在制定“三定”方案時有法可依。各地建設行政主管部門應積極主動爭取人員編制，解決檔案管理人手不足的問題。

（三）注重制度建設，著力提升規范化管理水平

堅持把檔案安全制度和規矩立在前面，用法治思維和法治方式來推進檔案安全制度建設，以制度化促進檔案安全管理規范化，保證檔案安全。一方面，要加強檔案安全制度建設。要按照權限重點修訂和完善檔案收集、保管、開放、利用等基本制度，例如《安全生產應急預案》《庫房管理制度》《數字檔案室管理制度》《查閱利用制度》等，并根據實踐要求和形勢發展需要，不斷查漏補缺，做到覆蓋全面、重點突出、便于操作，徹底消除制度缺陷，避免因為制度缺陷影響檔案安全。另一方面，要切實增強檔案安全制度的執行力。堅持落細落小落實，針對檔案安全中的突出問題，編制檔案安全操作手冊、安全管理指南和安全制度匯編等，增強檔案安全制度的針對性和可操作性。建立檔案安全保密臺賬制度，落實檔案館（室）工作規范要求，使檔案安全工作具有可溯性。

（四）加強風險治理，著力保障檔案信息安全

檔案信息管理風險是當前最明顯、最易發的安全風險，加強檔案信息管理風險治理是當前檔案安全工作的主要任務。一是推進數字檔案館（室）建設，做好檔案信息系統安全等級保護工作。構建一個互聯網安全訪問、數據加密控制，監測非法篡改、入侵的安全環境，堵塞漏洞或可能泄密的渠道。二是要筑牢重要檔案資料的“防火墻”，特別是在電子文件的生成、傳輸和存儲的過程中，最大限度地降低安全風險，降低重要檔案信息泄密和遺漏的可能性。三是要嚴格重要檔案使用的準入制度，就我們城建檔案而言，哪些檔案可以應查盡查、全面開放，哪些檔案可以有條件開放，哪些檔案暫時還不能開放，都應有明確的規定，并做到讓管理人員精通，讓全社會知曉。這樣，在大數據時代，既可讓檔案通過信息化手段實現高效便捷共享利用，提高服務質量，又能確保檔案的有效管控與絕對安全。四是建立健全檔案信息安全機制。建立健全常態化安全管理機制，完善檔案信息安全技術操作規程，抓緊抓實日常管理，促進安全管理制度落實。要認真落實檔案登記備份制度和異地異質備份制度，筑牢數字檔案安全防火墻。建立檔案信息系統災難應急處置機制，制定數字檔案館（室）應急預案，定期開展應急演練，保障檔案安全。

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［2］ 劉付英.大數據時代下的檔案保密工作［J］.城建檔案，2017（7）.

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