試論工會(huì)檔案管理的功能與發(fā)展趨勢

朱睿曄

（麗水市蓮都區(qū)總工會(huì)）

工會(huì)檔案對(duì)工運(yùn)事業(yè)發(fā)展起著重要的基礎(chǔ)性作用，工會(huì)檔案管理已成為工會(huì)事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速進(jìn)步，檔案現(xiàn)代管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，工會(huì)檔案管理服務(wù)的范圍不斷擴(kuò)大，功能愈加豐富，工會(huì)檔案呈現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢。準(zhǔn)確把握工會(huì)檔案的主要功能和發(fā)展趨勢，對(duì)推進(jìn)工會(huì)檔案科學(xué)發(fā)展具有重要意義。

一、工會(huì)檔案管理的主要功能

（一）傳承功能

工會(huì)檔案記錄著工會(huì)工作的開展情況，保存著工會(huì)歷年傳統(tǒng)及工會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，這些都是工會(huì)的寶貴精神財(cái)富，使工會(huì)組織的歷史文化、組織形象、價(jià)值成果得以傳承。保存利用好工會(huì)檔案，可以使廣大職工通過檔案對(duì)工會(huì)組織形象和歷史文化及價(jià)值產(chǎn)生認(rèn)同。通過檔案資料記錄的奮斗目標(biāo)、發(fā)展藍(lán)圖等為職工指出努力方向，有利于職工緊密地團(tuán)結(jié)在一起，極大調(diào)動(dòng)職工的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，促進(jìn)工運(yùn)事業(yè)不斷向前發(fā)展。

（二）資政功能

工會(huì)檔案集中反映了工會(huì)組織的工作任務(wù)、工作處理情況和最終結(jié)果，具有特定的信息參考價(jià)值、借鑒作用及備查功能，可以為工會(huì)今后的發(fā)展提供信息資料，為工會(huì)干部、基層工會(huì)和廣大工會(huì)會(huì)員提供翔實(shí)、可靠的依據(jù)，對(duì)工會(huì)組織的建設(shè)和發(fā)展管理起到十分重要的作用。因此一定要選準(zhǔn)切入點(diǎn)和突破口，延伸和擴(kuò)大檔案服務(wù)領(lǐng)域，更加主動(dòng)、更加規(guī)范、更加精細(xì)、更加高效、更加有力地發(fā)揮好檔案的資政服務(wù)作用。2015年，我單位職工服務(wù)中心以工會(huì)多年業(yè)務(wù)檔案為基礎(chǔ)，制定了《職工服務(wù)中心法律援助流程》等8項(xiàng)辦事流程圖，規(guī)范職工服務(wù)中心的工作標(biāo)準(zhǔn)，更好更方便地為廣大職工服務(wù)。2016年2月，職工服務(wù)中心順利通過浙江省總工會(huì)職工服務(wù)中心規(guī)范化建設(shè)驗(yàn)收，獲得評(píng)審組一致好評(píng)。

（三）佐證功能

工會(huì)組織承擔(dān)著維護(hù)職工權(quán)益的職能，工會(huì)的維權(quán)檔案作為原始記錄，客觀、公正地記錄和保存了最真實(shí)的維權(quán)依據(jù)，是職工維護(hù)正當(dāng)利益最有說服力的證明材料，可起到立據(jù)為證的作用。完整、真實(shí)、客觀的工會(huì)檔案可以為職工維權(quán)提供證據(jù)，相關(guān)過程中的報(bào)告與批件、職工勞動(dòng)合同、尋求幫助的結(jié)果等，均可作為佐證材料。如工會(huì)受政府委托，承擔(dān)著勞動(dòng)模范管理的職能，勞模檔案便能在政策法規(guī)不斷完善、健全的當(dāng)下為勞模享受醫(yī)療補(bǔ)助、療休養(yǎng)及退休后榮譽(yù)津貼提供依據(jù)。2017年6月，我區(qū)一位全國勞動(dòng)模范正式退休，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，退休后全國勞模每月可以享受榮譽(yù)津貼。我單位從勞模檔案中查詢材料，為該勞模享受退休后榮譽(yù)津貼提供了證明，處理過程中提高了工會(huì)組織的權(quán)威性。

（四）教化功能

工會(huì)檔案保存了工會(huì)工作開展過程中工作人員的行為準(zhǔn)則、職業(yè)規(guī)范、規(guī)章制度等，包含著工會(huì)組織長期發(fā)展所形成的文化積淀，在大力弘揚(yáng)工人階級(jí)和勞動(dòng)模范高尚品格和偉大創(chuàng)造精神中具有不可替代的重要功能。發(fā)揮工會(huì)檔案的教化功能，能夠極大體現(xiàn)工會(huì)組織對(duì)工作人員的強(qiáng)大感召力，潛移默化地影響個(gè)人行為，在職工中不斷匯聚實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)的正能量。我所在的單位就以勞模評(píng)選年為引領(lǐng)，深入開展踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀等系列主題教育活動(dòng)，充分利用傳統(tǒng)媒體和新媒體，以職工大講堂、演講比賽、主題報(bào)告會(huì)、座談會(huì)等多種形式，在廣大職工中開展豐富多彩、生動(dòng)活潑的“中國夢·勞動(dòng)美”和“經(jīng)濟(jì)新常態(tài)”主題宣傳教育活動(dòng)，引導(dǎo)廣大職工深刻認(rèn)識(shí)中國夢和經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的豐富內(nèi)涵和如何適應(yīng)把握引領(lǐng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)、實(shí)現(xiàn)中國夢的正確途徑，積極參與支持推動(dòng)改革發(fā)展。

二、工會(huì)檔案管理的發(fā)展趨勢

工會(huì)是黨領(lǐng)導(dǎo)的人民團(tuán)體，在統(tǒng)籌推進(jìn)“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局中肩負(fù)著重要的職責(zé)和使命。2015年7月，《中共中央關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)黨的群團(tuán)工作的意見》出臺(tái)，對(duì)包括工會(huì)在內(nèi)的群團(tuán)事業(yè)發(fā)展提出了新的更高要求，工會(huì)組織的作用將愈加顯著。工會(huì)檔案管理在新的形勢下，呈現(xiàn)出一些新的發(fā)展趨勢：

（一）工會(huì)檔案管理的法治化趨勢

隨著全面依法治國的深入推進(jìn)，以法治思維和法治方式推進(jìn)各項(xiàng)工作逐漸成為新常態(tài)。以法治思維謀劃工會(huì)檔案工作，以法治方式推進(jìn)工會(huì)檔案管理，以法治方式服務(wù)中心工作，成為工會(huì)檔案管理的必然趨勢。一是工會(huì)檔案法規(guī)制度更加健全。依據(jù)國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)，制定和完善各項(xiàng)檔案的規(guī)章制度。2012年4月，我單位根據(jù)上級(jí)文件精神，制定了《蓮都區(qū)總工會(huì)〈文件材料歸檔范圍和文書保管期限表〉》，并經(jīng)蓮都區(qū)檔案局同意并批復(fù)，這為實(shí)現(xiàn)我區(qū)工會(huì)檔案的傳承功能打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。二是更加注重制度的執(zhí)行到位。我單位新制定了8項(xiàng)檔案管理制度，每年6月進(jìn)行一次檔案管理情況大檢查，重點(diǎn)檢查包括文書檔案、勞模檔案、業(yè)務(wù)檔案、特種載體檔案等在內(nèi)的各種類別和載體檔案的收集、整理、歸檔和利用情況。三是依法管理力度不斷加大。以我單位的職工維權(quán)檔案為例，設(shè)立了勞動(dòng)仲裁庭，用政府購買服務(wù)的方式，聘請(qǐng)專業(yè)律師，確保檔案在形成、收集、歸檔管理過程中都由專業(yè)人員進(jìn)行把關(guān)，使維權(quán)檔案走上法治化軌道。

（二）工會(huì)檔案管理的信息化趨勢

隨著社會(huì)信息化深入發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全方位普及和應(yīng)用，工會(huì)檔案管理信息化趨勢越來越明顯。一是信息系統(tǒng)日益普及。工會(huì)檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)容包括工會(huì)班子建設(shè)、干部管理與任免、會(huì)員檔案、會(huì)員教育、會(huì)員統(tǒng)計(jì)、先進(jìn)職工事跡統(tǒng)計(jì)等，整合成一套科學(xué)、有序、規(guī)范的應(yīng)用軟件，進(jìn)一步拓寬了運(yùn)用范圍，提供了全方位的信息服務(wù)，確保了檔案信息系統(tǒng)在工會(huì)工作中能發(fā)揮應(yīng)有的作用。二是數(shù)字資源持續(xù)增多。計(jì)算機(jī)每一項(xiàng)新的技術(shù)發(fā)展，幾乎都會(huì)在檔案管理中找到用武之地。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及，各類電子文件的數(shù)量增加迅猛。在人們的努力下，幾乎每一項(xiàng)計(jì)算機(jī)信息處理的技術(shù)，都及時(shí)被用于檔案管理的工作環(huán)節(jié)，解決了工作中的一個(gè)又一個(gè)問題。工會(huì)檔案信息化的其中一個(gè)任務(wù)，就是把傳統(tǒng)的以紙張、照片、錄音、錄像等為存儲(chǔ)介質(zhì)的原始檔案資料，通過掃描、加工、圖像處理、壓縮、存儲(chǔ)、檢索等手段轉(zhuǎn)換成電子文檔、圖片、聲音、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)痊F(xiàn)代化格式的數(shù)字檔案資源。例如文書檔案，目前我們已經(jīng)將2006年至2016年的文書檔案全部數(shù)字化，11年的文書檔案共3706件，數(shù)字化后2.26GB，原來需要用一個(gè)檔案室才能裝下的檔案，現(xiàn)在只需用一個(gè)U盤就可以裝下，而且在查閱方面更有著獨(dú)特的優(yōu)勢。三是信息化手段普遍運(yùn)用。開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的，它是檔案工作中最具活力的一項(xiàng)工作。信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，也給檔案信息的利用帶來了革命性的變化，信息化使工會(huì)檔案的利用更加方便快捷。目前，我單位的文書檔案從2006年開始，依托麗水市數(shù)字檔案協(xié)同管理系統(tǒng)開始了數(shù)字化和傳統(tǒng)紙媒的雙重管理，數(shù)字化檔案已在政府內(nèi)網(wǎng)中開放，最大限度、最大范圍地發(fā)揮了工會(huì)檔案的信息資源作用。檔案工作者不但要掌握一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)等新知識(shí)新技術(shù)，唯其如此才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，真正有效地開發(fā)利用檔案資源。要有計(jì)劃、有目的地加強(qiáng)對(duì)工會(huì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，使其順應(yīng)工會(huì)檔案信息化趨勢，進(jìn)一步提高工會(huì)檔案管理的整體水平和能力。

（三）工會(huì)檔案管理的社會(huì)化趨勢

工會(huì)檔案管理社會(huì)化是工會(huì)檔案工作融入社會(huì)、服務(wù)社會(huì)的過程，也是工會(huì)檔案工作的功能、作用社會(huì)化的長期積累、不斷充實(shí)、不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程，本質(zhì)是工會(huì)檔案工作與社會(huì)需要的有機(jī)結(jié)合，反映著檔案事業(yè)的發(fā)展變化。工會(huì)檔案工作應(yīng)堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里，工會(huì)工作延伸到哪里，檔案工作就要延伸到哪里、服務(wù)到哪里，不斷開拓工會(huì)檔案工作新領(lǐng)域。如浙江省曾對(duì)已退休的全國、省級(jí)勞動(dòng)模范提高待遇，由于一些單位的檔案不夠齊全，而當(dāng)時(shí)工會(huì)的這部分材料保存完好，我們及時(shí)向社會(huì)發(fā)送信息，許多勞動(dòng)模范到工會(huì)查閱了檔案，落實(shí)了政策。現(xiàn)在，為維護(hù)自身的合法權(quán)益，由過去單純地找領(lǐng)導(dǎo)解決，轉(zhuǎn)變?yōu)椴闄n案、找證據(jù)，通過法律程序等多種途徑解決，已成為許多工會(huì)會(huì)員的自覺行為，大家利用檔案的意識(shí)不斷增強(qiáng)。不論是檔案管理的主客體，還是檔案收集整理利用方式都逐漸呈現(xiàn)出社會(huì)化及全員參與的特點(diǎn)，工會(huì)檔案管理社會(huì)化趨向越來越明顯，檔案資源利用率得到了顯著的提高。目前我單位困難職工幫扶、醫(yī)療互助、療休養(yǎng)等業(yè)務(wù)都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理并依法全面向社會(huì)開放，成為社會(huì)公共資源，實(shí)現(xiàn)了工會(huì)檔案工作不斷向社會(huì)延伸。

［1］ 徐海雁.淺談工會(huì)檔案管理的功能及發(fā)展趨勢［J］.經(jīng)營管理者，2010（16）：208.

［2］ 蔣錦萍.努力實(shí)現(xiàn)省直單位檔案工作依法管理新突破［J］.浙江檔案，2007（1）：17—19.

［3］ 李燦玉，張兆忠.檔案工作社會(huì)化與檔案社會(huì)化管理［J］.中國檔案，2000（8）：11—12.

［4］ 薄小林.談檔案工作的社會(huì)化服務(wù)［J］.山西檔案，2003（3）：36—37.