廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理的思考

程琦鴻

（華數(shù)數(shù)字電視傳媒集團(tuán)有限公司）

廣播電視科技創(chuàng)新項(xiàng)目是推動(dòng)廣播電視科技工作發(fā)展的重要組成部分，做好項(xiàng)目檔案管理，有利于項(xiàng)目成果的轉(zhuǎn)化和運(yùn)作，構(gòu)建傳輸快捷、覆蓋廣泛、安全可靠、優(yōu)質(zhì)高效的廣播電視傳播體系，不斷滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的精神文化和信息需求，促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)。

一、什么是廣播電視科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案

科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案是廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)在申報(bào)國(guó)家新聞出版廣電總局“科技創(chuàng)新”項(xiàng)目過程中形成的，反映企業(yè)在廣播電視科技領(lǐng)域創(chuàng)新活動(dòng)的各種形式和載體的文件材料。項(xiàng)目檔案是廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)科技創(chuàng)新研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)科技成果的科學(xué)價(jià)值、技術(shù)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值“五大價(jià)值”的保值和增值都有十分重要的意義。

國(guó)家新聞出版廣電總局科技創(chuàng)新獎(jiǎng)始設(shè)于2001年，旨在獎(jiǎng)勵(lì)在廣播影視科學(xué)技術(shù)工作中做出較大貢獻(xiàn)的集體和個(gè)人，促進(jìn)廣播影視科學(xué)技術(shù)事業(yè)的發(fā)展。獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置有高新技術(shù)研究與開發(fā)、科技成果與應(yīng)用、工程技術(shù)類等。近年來，在國(guó)家大力推動(dòng)“三網(wǎng)融合”產(chǎn)業(yè)發(fā)展歷史背景下，廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)加強(qiáng)廣播電視科技創(chuàng)新，每年申報(bào)并獲得國(guó)家新聞出版廣電總局“科技創(chuàng)新”獎(jiǎng)的科研項(xiàng)目層出不窮，研究?jī)?nèi)容涉及了網(wǎng)絡(luò)改造與應(yīng)用、數(shù)字電視網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、互動(dòng)電視業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、安全播出統(tǒng)一平臺(tái)、數(shù)字電視高清互動(dòng)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)項(xiàng)目等課題，在推進(jìn)傳統(tǒng)廣播電視向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的進(jìn)程中發(fā)揮了顯著的作用。科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案是廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)科技創(chuàng)新活動(dòng)的重要依據(jù)，健全項(xiàng)目檔案對(duì)科技成果轉(zhuǎn)化和信息共享都具有十分重要的作用，而目前的檔案管理狀況還不能完全滿足科研對(duì)檔案管理的需求，還需進(jìn)一步提升對(duì)科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案的有效管理。

二、科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）內(nèi)容不完整，系統(tǒng)性差

廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的科技創(chuàng)新項(xiàng)目主要由企業(yè)自主開發(fā)，也有少部分與產(chǎn)業(yè)鏈上下游合作開發(fā)，項(xiàng)目周期多跨年。項(xiàng)目檔案除了立項(xiàng)、評(píng)估、開發(fā)、實(shí)施、驗(yàn)收等文件資料外，更有項(xiàng)目的技術(shù)創(chuàng)新點(diǎn)、推廣應(yīng)用情況、 經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益、項(xiàng)目鑒定意見以及科技獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等映證材料，數(shù)量龐大，種類繁多。由于項(xiàng)目實(shí)施過程中往往沒有設(shè)立專（兼）職的檔案管理人員統(tǒng)一管理，導(dǎo)致同一項(xiàng)目檔案卻分散保存在不同的項(xiàng)目參與部門，如項(xiàng)目執(zhí)行材料、驗(yàn)收資料、技術(shù)成果包裝材料等保存在項(xiàng)目執(zhí)行部門（小組），與政府有關(guān)部門的溝通、項(xiàng)目申報(bào)、檢查等相關(guān)流程管理資料在項(xiàng)目管理部門保管，項(xiàng)目投資等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)部門，項(xiàng)目設(shè)備采購、合同、招標(biāo)文件等商務(wù)資料在商務(wù)采購部門保管。這種分散式的管理機(jī)制造成了科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案缺乏有機(jī)的聯(lián)系，內(nèi)容不完整、系統(tǒng)性差。

（二）科技創(chuàng)新項(xiàng)目管理人員檔案意識(shí)不到位

科技創(chuàng)新項(xiàng)目管理人員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作未能足夠重視，不注意項(xiàng)目在預(yù)審、申報(bào)、開發(fā)、中期檢查、驗(yàn)收過程中輸出的文件資料收集和整理工作，往往在項(xiàng)目驗(yàn)收后才突擊整理資料，東拼西湊，致使檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性打了折扣。企業(yè)也未能有效地將科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理人員的績(jī)效考核中，致使項(xiàng)目管理人員只重視項(xiàng)目成果和結(jié)論，不重視檔案管理工作，有關(guān)管理制度不能得到有效的執(zhí)行，造成項(xiàng)目歸檔不及時(shí)，相關(guān)技術(shù)資料丟失，給企業(yè)帶來不必要的損失。

同時(shí)隨著“三網(wǎng)融合”產(chǎn)業(yè)發(fā)展的不斷深入，為信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)高新技術(shù)人才提供了更多機(jī)會(huì)，項(xiàng)目管理人員流動(dòng)率增大，由于項(xiàng)目檔案交接手續(xù)不完備，出現(xiàn)了項(xiàng)目資料的流失現(xiàn)象，歸檔難度較大。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

企業(yè)檔案部門直接參與項(xiàng)目建設(shè)少，不掌握項(xiàng)目報(bào)批、啟動(dòng)、執(zhí)行情況，無法及時(shí)指導(dǎo)、督促文件材料的收集整理，使項(xiàng)目檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。此外，廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)都是經(jīng)歷改制的經(jīng)營(yíng)性文化企業(yè)，企業(yè)在推進(jìn)公司化治理過程中，為降低人力成本，部分企業(yè)沒有設(shè)置專職檔案管理人員，兼職檔案人員未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理水平降低。

二、加強(qiáng)科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理的建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高新形勢(shì)下科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

企業(yè)要開展多種形式的檔案法律法規(guī)宣傳，及時(shí)傳達(dá)貫徹上級(jí)文件精神和工作要求，從講政治、講大局的高度，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性和長(zhǎng)期性，切實(shí)增強(qiáng)責(zé)任感。成立由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥的科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加大對(duì)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和保障力度。做到組織健全、制度落實(shí)，確保科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案工作的正常運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)管理，促進(jìn)科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理水平的提升

要健全完善科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理制度，制訂項(xiàng)目全過程檔案管理的制度和流程，包括申報(bào)、中期檢查和驗(yàn)收等階段，同時(shí)明確各有關(guān)部門的職責(zé)和分工，使檔案工作真正成為科研基礎(chǔ)工作不可缺少的組成部分。

一要樹立管理好科研項(xiàng)目前期文件重要性的認(rèn)識(shí)。前期文件是項(xiàng)目開工前各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，全面反映了項(xiàng)目準(zhǔn)備的每一個(gè)過程、環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目文件的重要組成部分；是保證項(xiàng)目建設(shè)各項(xiàng)程序得以實(shí)施的重要憑據(jù)；是項(xiàng)目賴以順利進(jìn)行的重要信息來源。因此，做好前期文件的管理是項(xiàng)目檔案工作的重要基礎(chǔ)。

二要抓住兩個(gè)同步，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與檔案的形成積累工作要同步。首先，檔案的形成積累應(yīng)與項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批同步。項(xiàng)目立項(xiàng)后即開始產(chǎn)生項(xiàng)目文件，必須做好同步形成積累，保證文件在一開始就能得到妥善保管。其次，文件的形成積累與階段性工作同步。科技創(chuàng)新項(xiàng)目前期工作是分階段進(jìn)行的，不同階段文件的形成部門、責(zé)任人也不同，一個(gè)階段結(jié)束，往往人員機(jī)構(gòu)都會(huì)發(fā)生變化。因此，在階段性工作告一段落時(shí)，檔案文件應(yīng)同步積累、同步收集、移交階段性工作形成積累的文件。實(shí)施同步管理才能維護(hù)文件的階段性成套性特征，才能為今后科研項(xiàng)目文件管理奠定良好基礎(chǔ)。

三要做到制度、程序、要素三個(gè)保證。首先要建立文件辦理制度，規(guī)定辦文程序、辦文質(zhì)量、歸檔要求。其次要建立歸檔制度，規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔方式、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任。最后是制訂考核制度，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目通過鑒定驗(yàn)收后，提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 、驗(yàn)收意見、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，以完整歸檔為考核標(biāo)準(zhǔn)，便于監(jiān)督和管理。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案部門和項(xiàng)目專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)水平

要加強(qiáng)檔案部門業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，多途徑學(xué)習(xí)企業(yè)有關(guān)科技業(yè)務(wù)知識(shí)。同時(shí)在項(xiàng)目部門配備和項(xiàng)目規(guī)模相適應(yīng)的、具有專業(yè)知識(shí)、能勝任工作的專（兼）職檔案管理人員，專人負(fù)責(zé)、明確責(zé)任，并定期進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，由專（兼）職檔案管理人員負(fù)責(zé)將散落在各部門的科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行收集、匯總，保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性。

（四）加大投入，加強(qiáng)科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)

為提升科技創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理水平，企業(yè)要加大投入，開發(fā)科技創(chuàng)新項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，以檔案管理信息系統(tǒng)為依托對(duì)接項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，建立科技創(chuàng)新項(xiàng)目管理的統(tǒng)一平臺(tái)，使檔案管理部門和項(xiàng)目管理部門協(xié)同，及時(shí)了解項(xiàng)目建設(shè)信息，掌握項(xiàng)目建設(shè)情況，杜絕隨意變動(dòng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容，把項(xiàng)目檔案管理納入規(guī)范化軌道，利用信息技術(shù)手段解決項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化問題。

廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)加強(qiáng)科技項(xiàng)目創(chuàng)新，加大項(xiàng)目檔案管理力度，借助技術(shù)的進(jìn)步，在“三網(wǎng)融合”發(fā)展趨勢(shì)下實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，讓新業(yè)態(tài)、 新技術(shù)、新應(yīng)用更大地滿足廣大人民群眾的精神文化生活需求。