民營(yíng)企業(yè)工程檔案規(guī)范化管理實(shí)踐探索
——以傳化集團(tuán)為例

王偉紅

（傳化集團(tuán)有限公司檔案室）

工程檔案記錄了建設(shè)項(xiàng)目從前期報(bào)批、報(bào)建到施工、驗(yàn)收及后評(píng)估的全過(guò)程，既是建設(shè)項(xiàng)目保質(zhì)保量完成的理論依據(jù)，也是企業(yè)資產(chǎn)合規(guī)性的重要保障。以傳化集團(tuán)為例，隨著傳化集團(tuán)全國(guó)化布局的快速推進(jìn)，工程建設(shè)不斷進(jìn)行，工程檔案越來(lái)越成為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，也成為企業(yè)發(fā)展的重要信息資源。

一、目前企業(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀

分析大部分建設(shè)項(xiàng)目，尤其是民營(yíng)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目中的工程檔案管理狀況，存在的主要問(wèn)題是收集不完整、整理不規(guī)范、移交不及時(shí)等。究其原因：一是管理理念偏差，導(dǎo)致工程檔案管理不規(guī)范。縱觀民營(yíng)企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)，大多以追求進(jìn)度、效益為目標(biāo)，檔案管理滯后于項(xiàng)目管理，尤其是在竣工驗(yàn)收階段，為了能順利通過(guò)驗(yàn)收，往往突擊整理、編制工程檔案。諸如此類(lèi)“重建設(shè)輕檔案”管理現(xiàn)象的存在，直接導(dǎo)致工程檔案收集不完整、移交不及時(shí)甚至缺失。二是管理不善，制度執(zhí)行力不強(qiáng)導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。工程建設(shè)一般周期長(zhǎng)、施工單位多，文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等檔案類(lèi)型多、數(shù)量大，由于現(xiàn)場(chǎng)管理不規(guī)范，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位之間對(duì)工程檔案管理的職責(zé)不明，造成資料填寫(xiě)不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范，直接影響工程檔案質(zhì)量。三是檔案人員專(zhuān)業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致工程檔案管理水平不高。從領(lǐng)導(dǎo)層面看，多數(shù)企業(yè)對(duì)工程檔案不夠重視，檔案人員調(diào)整頻繁，檔案管理缺位問(wèn)題突出。從檔案管理人員層面看，因多數(shù)屬于臨時(shí)崗位調(diào)配，普遍缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案的真實(shí)性、齊全性等難以判斷審核；缺乏責(zé)任心，難以確保檔案的安全性，這些都將直接影響后續(xù)檔案的歸檔、保管以及利用。

二、規(guī)范企業(yè)工程檔案管理的實(shí)踐探索

由于工程檔案管理中存在的上述問(wèn)題，給企業(yè)管理帶來(lái)諸多隱患，如企業(yè)資產(chǎn)合法性無(wú)法得到保障，給資產(chǎn)籌劃運(yùn)營(yíng)帶來(lái)困難；增添了企業(yè)在生產(chǎn)、改建、擴(kuò)建中的不安全因素；給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理與品牌防范帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)與損失等等。為規(guī)避這些隱患造成的風(fēng)險(xiǎn)，傳化集團(tuán)經(jīng)過(guò)探索、總結(jié)，在規(guī)范管理工程檔案方面采取了以下做法：

（一）建立工程檔案管理工作機(jī)制，實(shí)施工程檔案督查與指導(dǎo)相結(jié)合，加強(qiáng)過(guò)程管控

結(jié)合集團(tuán)三級(jí)管理原則，通過(guò)《集團(tuán)工程檔案管理辦法》《異地企業(yè)檔案管理辦法》明確集團(tuán)、產(chǎn)業(yè)、企業(yè)各層面職責(zé)并實(shí)時(shí)檢查，將企業(yè)管理的PDCA循環(huán)即計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、糾偏模式引入工程檔案管理。如在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中建立清單制與聯(lián)絡(luò)人制。清單制針對(duì)每個(gè)工程項(xiàng)目形成《新建項(xiàng)目歸檔清單》，幫助檔案管理人員在項(xiàng)目建設(shè)不同階段跟蹤相關(guān)文件的形成并及時(shí)收集歸檔；聯(lián)絡(luò)人制則由各專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成并貫穿整個(gè)工程建設(shè)，配合檔案管理人員對(duì)工程檔案的真實(shí)性進(jìn)行審核把關(guān)。同時(shí)，由集團(tuán)、產(chǎn)業(yè)檔案專(zhuān)業(yè)人員組成督查指導(dǎo)小組，在工程前期根據(jù)集團(tuán)、城建檔案館有關(guān)規(guī)定，明確工程檔案歸檔整理質(zhì)量、數(shù)量要求及移交時(shí)間約定，在過(guò)程中對(duì)總包及監(jiān)理檔案進(jìn)行督查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改存在問(wèn)題，督促施工單位、監(jiān)理單位形成的施工資料與工程實(shí)際形象進(jìn)度同步，保證工程順利推進(jìn)。在竣工驗(yàn)收期強(qiáng)調(diào)工程驗(yàn)收、尾款支付檔案的參與審核，由此達(dá)到不同地域工程檔案規(guī)范化管理要求。

（二）將工程檔案管理納入項(xiàng)目管理與合同管理

一方面將工程檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，做到與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)考核機(jī)制，提高管理層重視程度與檔案意識(shí)；將工程檔案作為監(jiān)理例會(huì)必須匯報(bào)的內(nèi)容，強(qiáng)化檔案的跟蹤管理。另一方面在合同中將工程檔案規(guī)范化管理作為專(zhuān)門(mén)條款予以明確，如竣工文件的歸檔時(shí)間、份數(shù)都一一寫(xiě)明，同時(shí)對(duì)工程款支付條件也做了明確規(guī)定，工程款支付至95%時(shí)，參建單位必須完成當(dāng)?shù)爻墙n案館備案并取得備案證明，同時(shí)提交符合集團(tuán)檔案室歸檔要求的工程檔案，并經(jīng)集團(tuán)檔案室簽字認(rèn)可方可付款。通過(guò)合同的法律約束實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的有效控制，提高了工程檔案的質(zhì)量和歸檔的及時(shí)性。

（三）強(qiáng)化工程檔案管理人員培訓(xùn)，將工程檔案管理水平與崗位考核相結(jié)合

針對(duì)工程檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，集團(tuán)加強(qiáng)了檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案人員參加檔案局舉辦的培訓(xùn)班；借助集團(tuán)內(nèi)部有經(jīng)驗(yàn)的工程檔案管理人員資源開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)并滲透到平時(shí)的工作指導(dǎo)中。同時(shí)，將工程檔案規(guī)范管理納入月度績(jī)效考核，根據(jù)工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)劣實(shí)施獎(jiǎng)懲，鼓勵(lì)檔案人員自主提升工程檔案管理的實(shí)踐能力，通過(guò)考核、培訓(xùn)、指導(dǎo)相結(jié)合的方式增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心與業(yè)務(wù)能力，提高工程檔案規(guī)范化管理水平。

通過(guò)上述措施的組織落實(shí)，大大提高了集團(tuán)工程檔案規(guī)范化管理水平，工程檔案與工程建設(shè)做到同步驗(yàn)收，檔案歸檔與工程決算同步完成，檔案質(zhì)量與工程質(zhì)量100%達(dá)標(biāo)，確保產(chǎn)權(quán)證按時(shí)辦理與資產(chǎn)合規(guī)，真正發(fā)揮企業(yè)工程檔案的作用，助推集團(tuán)全國(guó)化布局。

［1］ 密玲.工程檔案精細(xì)化管理的有效途徑［J］.陜西檔案，2016（4）：43.

［2］ 董英.加強(qiáng)城市地下管線檔案管理之我見(jiàn)［J］. 浙江檔案，2017（1）：65.