世界互聯(lián)網(wǎng)大會歸檔的實踐與探索

鮑麗青

（桐鄉(xiāng)市龍翔街道辦事處）

世界互聯(lián)網(wǎng)大會（World Internet Conference），是由中國倡導并每年在浙江省桐鄉(xiāng)市烏鎮(zhèn)舉辦的世界性互聯(lián)網(wǎng)盛會，旨在搭建中國與世界互聯(lián)互通的國際平臺和國際互聯(lián)網(wǎng)共享共治的中國平臺。互聯(lián)網(wǎng)大會又被稱為“烏鎮(zhèn)峰會”，作為永久會議舉辦地，正上演著互聯(lián)網(wǎng)時代的“蝶變之路”。如此重大活動，大會檔案歸檔是不可缺少的一部分。

一、提高認識，明確做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作的重要意義

世界互聯(lián)網(wǎng)大會由國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室和浙江省人民政府共同主辦，由浙江省網(wǎng)信辦、浙江省經(jīng)信委、桐鄉(xiāng)市政府和中國互聯(lián)網(wǎng)絡信息中心聯(lián)合承辦，是中國官方舉辦的規(guī)模最大、層次最高的世界互聯(lián)網(wǎng)大會。因此大會檔案具有以下特點：一是特色明顯、價值重大。來自各國國家和地區(qū)的政要、國際組織代表、著名企業(yè)高管、網(wǎng)絡精英、專家學者和省市有關領導出席開幕式，規(guī)格高、影響大、地方特色明顯。二是形成單位多。參與活動的既有主辦單位，又有承辦單位、協(xié)辦單位和參展單位；既有長期機構，又有臨時機構（如籌備組分領導小組辦公室、新聞宣傳組、會務接待組、環(huán)境整治組、安全保衛(wèi)組、技術保障組、產(chǎn)業(yè)發(fā)展組、項目招商組等八個小組等）。三是形式多樣。由于重大活動規(guī)格高、參與單位多、時代感強，致使其活動中形成的文件既有紙質的，也有大量特殊載體的。

根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)大會浙江承辦工作領導小組秘書處及市委領導要求，為加強互聯(lián)網(wǎng)大會檔案規(guī)范管理，依據(jù)《浙江省重大活動檔案管理辦法》《嘉興市重大活動檔案管理辦法》及相關規(guī)定，各地、各部門要成立相關檔案工作小組，各相關牽頭部門和責任單位要明確世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作分管領導和檔案人員，負責做好本部門、單位形成的世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的收集、移交等工作。我街道作為相鄰鄉(xiāng)鎮(zhèn)，對大會的維穩(wěn)安保工作尤為重要，街道政府牽頭，全民動員，為確保大會的順利舉行做出很大貢獻。我作為基層單位的檔案員，也參加了安保大巡防的整個過程，并有幸參與了部分文件材料的收集。對大會舉辦過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、照片、聲像和實物等各種不同形式、不同載體的歷史記錄收集保管，是大會工作真實客觀的原始記錄。三屆大會共歸檔：文書檔案5000余件，照片近2300張，視頻約1.6萬分鐘，以及實物檔案150件左右。大會檔案的及時收集，安全保管與有效利用，對于豐富檔案信息資源，真實地記載歷史，維護歷史真實面貌，記載改革開放和現(xiàn)代化建設成就，促進經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要意義。

二、規(guī)范標準，扎實做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會歸檔工作

（一）提前介入互聯(lián)網(wǎng)大會活動，實現(xiàn)全程跟蹤

針對互聯(lián)網(wǎng)大會檔案資料的形成特點，采取科學的方法和措施進行收集工作；為了及時收集好互聯(lián)網(wǎng)大會這個重大活動中產(chǎn)生的檔案，在活動籌備時檔案人員就要提前介入，做好相關準備工作，與參與活動的有關部門溝通，了解和掌握將要舉辦的大會的相關情況，爭取各方面的支持。既能得到領導重視與支持，又可強化工作人員的檔案意識，文書人員也便于操作；建立屬性收集網(wǎng)絡，是大會文件材料收集工作的組織保證；采取全過程跟蹤收集，便于檔案人員督促檢查文件材料的收集積累；檢查驗收是保證重大活動資料齊全完整的關鍵環(huán)節(jié)。在每項活動開始時，就派出檔案專業(yè)人員具體指導，一直跟蹤指導檔案的收集工作，確保互聯(lián)網(wǎng)大會檔案收集的及時性。

（二）明確互聯(lián)網(wǎng)大會歸檔范圍，建立收集工作網(wǎng)絡

為加強各相關部門、單位互聯(lián)網(wǎng)大會文件材料的收集工作，確保大會檔案留存完整、準確、系統(tǒng)，根據(jù)國家檔案局相關規(guī)定，市檔案局制定了《世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案歸檔范圍和保管期限》和《世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案文獻史料征集范圍和要求》，遵循重大活動檔案管理工作原則：加強督導、統(tǒng)一協(xié)調、各負其責、完整收集、集中管理、有效利用。出臺一份檔案收集清單，清單明確規(guī)定我市承辦大會各類文件材料的接收、征集范圍和要求，明確規(guī)定了每個籌備工作小組的檔案材料收集內容和重點，包括紙質、電子、照片以及實物等各種載體檔案的收集要求和檔案向檔案館移交的時間；要求工作小組明確一名同志負責本組檔案的收集和報送，組建了以檔案局業(yè)務骨干為核心的互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作網(wǎng)絡。以組委會的名義通過互聯(lián)網(wǎng)工作QQ群被發(fā)放到每個籌備組的工作人員手中，要求每個籌備組的工作人員都明確，主動移交檔案材料是一種“規(guī)矩”，更是一份責任。而收集、整理過程是相當艱辛的，只有經(jīng)歷過才能體會。記得首屆大會時，籌備組工作人員檔案意識都不強，檔案局業(yè)務科長就尋找一切機會找人催討文件材料，犧牲午休時間，利用發(fā)盒飯的機會向大家宣傳、提醒各組保存文件材料并移交，告訴大家檔案工作對記錄歷史的重要性。

（三）加強互聯(lián)網(wǎng)大會檔案收集 、整理并及時歸檔移交

各部門按照規(guī)定的接收、征集范圍，及時做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會各種門類、載體原始檔案的收集和檔案文獻資料的征集。以主會場檔案為核心，市及其他各縣（市、區(qū)）分散形成的檔案為補充，全方位、多層次地推進大會檔案的收集工作，特別是珍貴照片、錄音錄像、題詞留言、書畫作品等檔案的收集。同時，加強大會文獻資料的匯集，以各類新聞媒體和文化機構為重點，收集大會相關新聞報道、音視頻資料、宣傳書籍等，為大會留存豐富精彩的文獻資料。每屆大會，我們都會收集到數(shù)萬張照片，整理時需把所有的照片按照每個活動、每個論壇分開，再標注每張照片上的嘉賓姓名和職務，工作復雜而煩瑣，檔案工作組的成員通過查資料、問“度娘”等各種途徑，想方設法把每一張照片說明齊全，同時對同一個場景的照片進行反復甄選，選擇最主要、最合適的照片歸檔。按照規(guī)定市級各相關牽頭部門和責任單位，其他縣（市、區(qū)）相關部門、單位在大會結束后40天內將大會檔案移交至屬地檔案局，市、各縣（市、區(qū)）檔案局負責進行分類、整理，歸入重大活動檔案。與世界互聯(lián)網(wǎng)大會關系緊密的檔案由桐鄉(xiāng)市世界互聯(lián)網(wǎng)大會承辦工作委員會負責收集、整理和歸檔，并按要求及時移交桐鄉(xiāng)市檔案局。在大會結束之日起4個月內，各縣（市、區(qū)）檔案局將本轄區(qū)內形成的世界互聯(lián)網(wǎng)大會數(shù)字檔案移交一套至嘉興市檔案局備份。正是這樣嚴謹細致的照片整理，為桐鄉(xiāng)市年鑒、大會宣傳冊的編寫等工作，提供了豐富的圖片資源。

三、運用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”思維，共建共享智慧檔案見成效

首先，首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會桐鄉(xiāng)市承辦工作領導小組辦公室將大會籌備以及召開過程中形成的文字、照片、實物及視頻等千余件檔案移交給桐鄉(xiāng)市檔案館保存。檔案內容包括大會籌備過程、實施方案、新聞發(fā)布會、開閉幕式、各分論壇以及嘉賓重要活動等，真實記錄了首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會的全過程，為桐鄉(xiāng)和互聯(lián)網(wǎng)歷史留下了寶貴的財富。

其次，利用好、發(fā)揮好桐鄉(xiāng)作為世界互聯(lián)網(wǎng)大會永久舉辦地的戰(zhàn)略優(yōu)勢，按照走在前列、爭當示范的要求，在檔案智慧收集、智慧利用、智慧管理、智慧服務等方面積極探索、大膽實踐，建設好智慧檔案。將智慧檔案納入政務服務網(wǎng)、政務云平臺、大數(shù)據(jù)建設和智慧城市建設規(guī)劃，同步建設、同步發(fā)展。加強基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理創(chuàng)新和標準規(guī)范建設，為網(wǎng)絡智慧強市建設提供數(shù)據(jù)管理、存檔保存和整合共享等服務。以城市檔案中心建設為平臺，建立城鄉(xiāng)一體跨部門、跨區(qū)域的檔案資源互聯(lián)互通、共建共享機制。

做好互聯(lián)網(wǎng)大會檔案管理工作是互聯(lián)網(wǎng)大會組織責無旁貸的責任，加強對大會組織機構檔案工作的監(jiān)督指導是檔案行政管理機構的法定職責。各機構、部門互相通氣、加強合作也是大會檔案工作取得良好成績的原因之一，同樣值得我們在今后工作中認真加以借鑒。相信在市委、市政府的正確領導下，在社會各方的通力合作和法律法規(guī)的保駕護航下，未來的桐鄉(xiāng)在高質量地舉辦互聯(lián)網(wǎng)大會——“烏鎮(zhèn)峰會”的同時，也會不斷奉獻高質量的互聯(lián)網(wǎng)大會檔案。為推動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展、共享發(fā)展成果、增進人類福祉書寫歷史性的篇章。

［1］ 范曉琴，張戰(zhàn)爭.重大活動檔案收集的現(xiàn)狀與對策［J］.信息管理（上海），2009（6）.

［2］ 錢娟明.精彩全記錄——首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作側記［J］.浙江檔案，2014（12）.

［3］ 于洋.做好重大活動檔案收集工作的對策［J］.蘭臺內外，2017（1）.