“違建”檔案管理實踐

王志梅

（紹興市綜合行政執法局）

紹興市堅持“屬地管理、市縣聯動、多管齊下、依法整治、分類推進、拆建同步”原則，通過開展“無違建”創建、“典型違建”拆違、“一戶多宅”清理、攻堅克難整治、“四邊三化”整治、宗教場所違建整治等專項整治和行動，拆違成效顯著。2013年以來，全市累計完成拆違面積5248.17萬平方米。諸暨市已通過了省“基本無違建縣（市、區）”驗收；越城區、柯橋區已通過省“無違建創建先進縣（市、區）”驗收；全市已創成“無違建創建先進街道（鄉鎮）”43個、“基本無違建鄉鎮（街道）”43個，占全市鄉鎮（街道）的72.9%。

一、“違建”認定與檔案作用

（一）違法建筑的認定

違法建筑是指未經規劃土地主管部門批準，未領取建設工程規劃許可證或臨時建設工程規劃許可證，擅自建筑的建筑物和構筑物。違法建筑包括：（1）占用已規劃為公共場所、公共設施用地或公共綠化用地的建筑；（2）不按批準的設計圖紙施工的建筑；（3）擅自改建、加建的建筑；（4）農村經濟組織的非農建設用地或村民自用宅基地非法轉讓興建的建筑；特區內城市化的居民委員會或股份合作公司的非農業用地非法轉讓興建的建筑；（5）農村經濟組織的非農業用地或村民自用宅基地違反城市規劃或超過市政府規定標準的建筑；（6）擅自改變工業廠房、住宅和其他建筑物使用功能的建筑；（7）逾期未拆除的臨時建筑；（8）違反法律、法規有關規定的其他建筑。

（二）“違建”檔案的作用

拆違檔案是反映拆違工作過程、經驗、成果的重要信息資源。拆違檔案在拆違工作中發揮了重要作用。一是可以作為化解糾紛的工具，確保社會穩定。違章建筑就是不合法的建筑，拆違也是群眾的呼聲，關系到絕大多數老百姓的切身利益。檔案是一種原始的真實記錄，通過查找當事人的信息資料、宅基地相關信息，按照執法程序，做到合情合理、有法可依進行拆違，打擊極少數人的違法行為，保護絕大部分人的利益，維護整個社會的公平正義。二是可以作為參考依據，盤活閑置土地、集約利用資源的有效途徑。一方面，土地資源稀缺，項目建設和土地指標間的矛盾日益突出；另一方面，違法用地、違章建設現象屢禁不止，擠占有限的土地資源和發展空間，造成土地資源的閑置浪費、低效開發。通過查找坐標位置、土地性質、審批情況等檔案信息，根據國務院批準的《紹興市城市總體規劃》，結合當地條件和群眾需要，在拆違后的區域開展公共設施建設、生態恢復等工作。因此，做好拆違檔案工作，不僅事關當前拆違工作的依法有序開展，也是為今后管理、運行和維護等相關工作留下原始依據，更是能夠充分發揮積極的宣傳作用，引導人民群眾主動參與支持拆違工作，加快形成全民共治共享共保拆違成果的良好局面。

二、“違建”檔案管理工作存在的問題

（一）基礎資料不夠完備

檔案收集不完整和資源不足，主要表現在：一是檔案門類不齊全，結構單一，聲像檔案、電子檔案缺少，部分鎮街農村“一戶一檔”檔案中當事人信息資料、宅基地相關信息等基礎資料缺失；城鎮“一幢一檔”檔案資料中，有關建筑調查匯總信息和違法建筑處置信息的材料不多；一些已啟動執法程序的案件無相關執法文書；還有些鎮街“一幢一檔”檔案尚未全面建立，“一企一檔”工作整體滯后。

（二）要素信息不夠齊全

部分基礎資料中涉及當事人的要素信息不齊全，對合法及違法建筑的坐標位置、土地性質、審批情況、違建類型、違建性質等要素信息也登記不全，能直觀反映的信息量不夠大。

（三）文書制作不夠規范

部分已拆除的違建三態照片不齊全；因拍攝角度不一或缺乏相應的參照，導致違建現場與臺賬資料不相符合；有些未作拆除處置的違建，符合相關條件的佐證資料搜集不齊全；對一些列入緩拆的違建未注明緩拆期限等。

（四）業務檔案收集不齊全

部分執法業務檔案在經辦人手中，未及時整理，特別是個別辦案時間拖延較長的案件或經過復議、訴訟程序的案件，隨著時間的推移，機構改革、經辦人員的輪換使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及時整理歸檔至檔案室，影響了執法檔案的完整性。

三、“違建”檔案管理工作對策

（一）抓好檔案工作機制，完善管理制度

檔案管理工作是一項長期性、重要性的工作。健全控違拆違的各項工作機制，完善各項檔案制度要從基層做起。各區（縣、市）、市直開發區控違拆違辦應成立違法建設檔案管理領導小組，各鄉鎮（街道）控違拆違辦為成員單位，分管領導為檔案管理工作的第一責任人，并指定專人負責各單位的違法建設檔案管理工作。

（二）加強檔案的收集、整理工作，保證檔案的齊全完整

按照“三改一拆”工作文件材料歸檔范圍和保管期限，根據實際進行細化、補充，充分反映我市拆違工作各個階段的工作部署及取得的成就。一是文書類檔案的收集、整理。按照《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》標準，進行系統整理，達到歸檔要求。二是業務檔案的收集、整理。按照業務分類，對7類項目進行收集，業務文件應以原件歸檔。重點是存量、新增違法建筑處置；戶外廣告、兩路兩側整治；農村“一戶多宅”清理整治；拆后土地利用；農戶住房解困工作；舊住宅區、舊廠區、城中村改造；危舊住宅房屋治理改造。對于農村“一戶一檔”整理：“一戶一檔”資料清單目錄；戶主（自然人）和共有人相關信息，包括姓名、身份證（復印件）等；建筑信息調查登記表，包括建筑照片、占地和建筑面積、土地性質、建造年份、審批情況、違建類型、違建性質、違建用途等及相關土地證（地契等）、宅基地審批表（附屬用房等其他審批材料）、宗地草圖（現狀測繪圖等）、相關買賣租賃調劑等證明資料。對違建做拆除處置的，須附三表三態及拆后利用照片，啟動執法程序的還需提供相關執法文書和證據資料；對違建作其他處置的，需提供處置的依據和相應的手續辦理資料。對于城鎮“一幢一檔”整理：“一幢一檔”資料目錄清單；建筑信息調查登記表，包括樓層數、戶主信息、門牌號、房屋面積、違建照片、違建面積、違建類別、違建結構、違建用途等及相關的土地證（房產證）復印件等基礎資料。對違建的處置情況可參照上述農村“一戶一檔”分類處置臺賬制作相關要求執行。對于企業“一企一檔” 整理：“一企一檔”資料清單目錄；建筑信息調查登記表，包括企業名稱、法人代表、企業規模、占地面積、違建面積、違建結構、違建用途等及相關土地證、規劃平面圖、房產證等基礎資料。對違建的處置情況可參照上述農村“一戶一檔”分類處置臺賬制作相關要求執行。三是特種載體檔案的收集、整理。電子文件、照片、聲像和實物等應按國家有關規定整理，各類版式電子文件及表格，屬于永久保管期限的，原則上應按規定輸出一套紙質版本進行保存。重點加強拆違照片拆前、拆后對比、拆違成果等各類文字、圖片、音像等檔案資料的收集和管理。

（三）建立執法信息綜合數據庫，促進檔案資源的充分利用

適應檔案信息化建設的新要求，采用先進的技術手段對傳統檔案檔案管理方法進行創新；針對違法建設檔案管理的要求，全面收集綜合建設、規劃、城管、國土、水利、交通、環保等相關數據資料，建立基層執法信息綜合數據庫，共享巡查發現、衛星遙感、案件辦理、驗收備案等關聯信息，把各類信息以電子文件形式進行歸檔管理。同時，把違法建設檔案工作與各部門（單位）的檔案工作結合起來，做到統一、規范、有序。并利用電子政務平臺，實現檔案信息共享，提高檔案資源的效能。