城建檔案“關鍵環節”控制的實踐思考

穆 琳

（杭州市城市基礎設施建設發展中心）

在當今城市化進程飛速發展時期，城市建設變化越來越吸引人們的注意力和媒體的關注度。城市基礎設施建設對城市品質、城市形象、城市功能等至關重要，城市基礎設施建設除滿足人們生活工作之外，更重要的是如何發揮它的功能作用，要發揮它的作用就要有城市維護。城市基礎設施建設檔案可以構筑留存整個城市的記憶痕跡，為城市維護和發展提供服務。

一、城市基礎設施建設檔案的現狀

建設項目檔案的收集，就是豐富庫藏檔案資料，滿足檔案利用者的資料尋求。收集不僅能實現檔案的利用實效，而且保障項目檔案形成統一、系統化的整體，還能為檔案工作應對大事、難事、要事發揮作用。以杭州市建設委員會為例，2015年市政基礎設施建設大力推進，城市功能顯著提升。“十二五”期間，軌道交通建成并投入使用82千米；“四縱五橫”快速路網建成57.2千米，其中快速路建成17千米，新建改造城市主次干道25千米，打通斷頭路9條，建成人行過街設施18處，極大緩解了城市中心區域交通壓力。截至2015年底，市區各家建設單位陸續移交至城建檔案館共有78萬卷檔案，具體包括城市基礎資料類、規劃類、建筑類、市政水利類、公用設施類、交通運輸類等18大類、110個屬類、390個小類城建檔案。隨著市區三改一拆、交通治堵、五水共治、保障房等各種建設鋪天蓋地而來，需要產生各種資料的收集、存檔或建檔，不斷地收集涉及建設項目的方方面面的資料，按程序和規范整理，嚴格歸檔，取舍收集有價值的檔案資料，為今后充分利用奠定堅實的基礎。

二、抓好基礎設施建設檔案質量控制的關鍵舉措

城建項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件是確保城建檔案質量的三大關鍵環節。城建項目檔案質量控制除了確保文件完整性外，還應確保文件的準確性、系統性和規范性。準確性是在保證資料原始面貌的同時，不得偽造、涂改資料，保持資料的真實性；系統性是在檔案員的協助下，從資料收集開始，按照分門別類、立卷、登目，統計好卷目，按照開工前、施工中、竣工后的排序時間整理。規范性是要求使用統一的格式文件，不得隨心所欲地使用不符合要求的規格。

（一）項目前期資料是檔案質量控制的第一環節

前期項目文件有立項、審批、征地、拆遷、用地、規劃、施工許可、招投標、勘察、設計等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位的內設機構，如投資計劃經營、總師辦、工程處，又有外部參加項目建設的設計、勘察、施工、監理單位，還有政府主管部門的規劃局、建設局、環保局等。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。

市政工程檔案是城建檔案中的重要組成部分，他與房建工程相比，不同之處在于市政工程的建設單位往往都不是產權單位，如建委直屬單位有專門的前期辦公室，負責辦理市政工程前期資料。市政工程一般都是有政府投資，代建單位作為建設單位履行基本建設程序，建成后再移交給使用單位投入運行和管理。還有一種特殊情況是，市政項目的建設單位是臨時設置機構，經常以某某區建設指揮部為名稱出現，促使著檔案收集工作帶來難度和困難。基于市政工程一般都是民心工程、政府工程，所以施工建設過程往往是突出一個時間緊、任務重、責任大的特點。總是在未辦完前期施工許可證的情況下，就已經施工，即先開工后辦證，造成收集資料形成延后的現狀。特別是建設單位和代建單位的職責是分工合作的雙方主體，一方面由建設單位負責立項、用地、征地、拆遷、工程規劃許可證等前期手續的辦理；另外在前期手續辦理完畢后，將施工地塊交由代建單位后，也就是說初步設計階段作為兩家單位職責的分水嶺，之后由代建單位負責辦理施工圖審查、招投標、施工許可證等等。

在這種代建項目中，檔案人員很難從一個單位就把資料收集齊全，必須明確資料辦理主體，責任落實，加強協同管理，確保外部參建單位資料交付控制管理。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內部處室的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和政府職能部門），有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約，以確保技術資料的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理。通過電話催繳，及時掌握情況，有時還須親自登門收集資料。需要檔案管理人員有積極主動的態度和敬業精神，不能落下一份資料。特別是前期資料，有時還存在補辦不齊資料，還要做好登記，避免忘記漏掉。特別是工程施工早，但施工許可證遲遲未辦出的情況，要有長期作戰的思想準備。

（二）施工過程資料是建設檔案質量控制的重要環節

大部分的市政施工項目分屬兩大方面內容：一類是市政工程主體項目中如道路工程，它的涉及面非常廣，簡單的建路工程又分為道路工程、地下排水工程、有時還會有橋梁工程（如高架橋、立交橋及人行天橋等工程）。另一類是道路建好后地上的配套設施施工資料，分成景觀綠化工程、交通設施標志標線工程、智能交通工程、涂裝工程、護欄工程等，或是項目涉及零星工程，如10KV電纜溝遷改、綠化遷移、臨時路燈等，一項工程中包含的配套設施層出不窮。

綜合檔案室實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式，在工程項目竣工驗收之前，根據計劃經營處移交來的招投標項目資料，可以從“發包方案”中看出所涉項目并進行備案。也就是說，項目建設過程中招多少個項目、項目建成的有多少配套設施，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的工程例會（包括竣工驗收會），一方面能及時掌握施工進展的動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將施工過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。

對實施市政主體與配套設施建設的一體化管理模式，為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得到很好的改觀。

施工竣工檔案移交檔案室后，其中對竣工文件審閱核查是一道重要工序。俗話說“書到用時方恨少”“未雨綢繆”，在嚴格控制檔案內在質量的同時，首先檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補闕，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。

例如檔案管理部門可以設立專門小組對竣工文件編制質量檢查，不僅形式多種多樣，而且由檔案室的人員兼職到施工單位進行實地檢查和答疑，或者對某一對口施工單位項目部的竣工文件進行答疑。中心抽調相關處室，成立檔案檢查小組，會同工程部一起進行定期的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入考核內容。通過過程檢查，將這些竣工文件編制中的隱患消除在萌芽狀態，降低了整改頻率，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。

（三）竣工驗收資料是建設項目檔案質量控制的必要環節

在辦理完成竣工資料后，整個項目還不能馬上畫上句號，因為還有竣工驗收資料的收集和整理。檔案管理部門要自始至終介入在工程進展中，檔案部門也可以組織檔案員參與最后的竣工驗收會議，從會議中獲取建設小結、施工監理總結及有五方主體單位簽字蓋章的竣工驗收證書。施工單位在辦理完所有單位工程的竣工驗收證書，施工、監理、設計、勘察單位工程質量合格證明后，在建設項目文件上蓋章，方能進行財務決算。也就是說，檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權，這一票否決權也是公司賦予檔案管理部門的權利，同時也給予了檔案管理部門更重要的責任。

在財務結算之前，市政工程項目驗收后必須移交給使用單位，這時就產生了市政設施交接表、一年以后的質量回訪表、保修書及建設單位付款證明，檔案人員在簽署工程結算審批表時，須慎重地審視檔案是否齊全完整準確。為避免工程項目資料存在疏漏，而檔案人員沒有發現的問題，公司也將設立施工單位聯系人網絡名單，將施工、監理及其附屬工程單位相關負責人的電話留下，可以找到其本人的聯系方式及姓名，為預防日后有緊急情況。因此，這也是檔案自檢工作中必需的環節。另外，可以通過利用環節查找問題，利用時通過利用者的反映及工作實踐中碰到的問題，可以把問題舉一反三，全面整改，建設單位各職能部門和各參建單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的一關。

［1］ 宋維佳，王立國，王紅巖.可行性研究與項目評估［M］.大連：東北財經大學出版社，2010.

［2］ 邱國琳，王志新.工程項目質量管理［M］.北京：化學工業出版社，2005.

［3］ 謝秋芝.淺議項目成本的管理與控制［J］.科技信息，2009（31）.