抽水蓄能電站建設工程檔案管理實踐思考

甄雁翔

（華東桐柏抽水蓄能發電有限責任公司）

近年來，我國抽水蓄能電站的建設步伐呈現加快趨勢。國家電網公司自2015年以來累計開工建設的抽水蓄能電站數量達到了11座，在運、在建規模分別達到1878.5萬千瓦、2212.5萬千瓦。工程項目檔案作為工程建設不可分割的組成部分，具有“不可缺少”的“基礎性”地位，是反映項目建設和管理水平的重要標志。如何做好工程項目檔案管理，為工程建設服務顯得尤為重要。

一、建設工程項目檔案存在問題及意義

（一）建設工程項目檔案存在問題

一是建設項目規模大、工期長，工程檔案種類繁多、數量大，檔案工作任務重、要求高。二是項目單位和參建單位對檔案工作認識不深、重視不夠，往往把檔案工作作為項目的尾工，在項目完工后才去收集整理，忽視前端控制和過程管理，檔案管理和項目建設管理脫節。三是管理制度和業務規范不健全，工作措施不到位，檔案人員不熟悉項目檔案業務，檔案的完整性、準確性、系統性受到影響。四是檔案軟硬件設施不完善。尤其參建單位，檔案保管條件較差。

（二）做好建設工程項目檔案的意義

第一，建設工程項目檔案是對工程建設中所發生的一切事件客觀真實的反映，記錄了電站建設的全過程情況，是與實體工程建設相匹配、相生相伴的組成部分。它不僅記錄了項目建設全過程，更為電站使用、管理、運行、檢修、改擴建提供了主要依據，為審計稽查、明確權屬和維護合法權益提供了有效憑證。對于建設項目而言，抓檔案管理就是抓項目管理，保檔案工作質量就是保項目建設質量。

第二，工程項目檔案專項驗收是工程建設項目九大專項驗收之一，是工程竣工驗收和創優驗收的前提。根據國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合發布《重大建設項目檔案驗收辦法》檔發﹝2006﹞2號第四條規定，“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。由此可見項目檔案的重要性。

二、提升建設工程項目檔案質量的措施

（一）加強組織領導，健全檔案管理機制

1.檔案管理組織體系建設。項目建設單位應加強對檔案工作的組織領導，按照統一領導、統一制度、統一管理的原則，建立相應的工程檔案管理機構和管理網絡，理順管理職責，明確管理內容，確保檔案管理職責覆蓋各個管理流程 。

（1）建立由建設單位、設計、監理、各參建單位組成的工程檔案管理領導小組及檔案管理網絡，明確檔案管理網絡成員職責。各參建單位應成立檔案管理機構，配備具有專業知識的專職檔案人員。實現業主—監理、設計—各參建單位分級管理，形成職責明確、領導參與、責任到人的工程檔案管理網絡，保證檔案管理工作進行全面、全過程、直接的開展。

（2）明確管理職責，建立考核責任制。將工程檔案工作納入工程質量行政領導人責任制，納入招投標管理、工程監理、合同管理及建設項目計劃管理和工作程序中。項目建設單位負責工程檔案管理工作的統籌規劃、組織協調、監督、檢查和指導。監理單位認真履行監督和審核責任，對項目建設檔案的系統性、真實性、準確性、完整性負責。參建單位必須按照合同約定，認真落實業主和監理的工作要求，加強建設項目檔案過程管理，配備專業人員，及時、完整、高質量地做好檔案收集、整理、歸檔和移交工作，確保檔案資料的真實、準確和完整 。

2.制定工程檔案管理制度，加強檔案規范化管理。加強項目檔案制度建設，完善項目檔案各項管理措施，是提高項目檔案管理工作效率、實現竣工檔案高質量的基礎，是協調檔案管理與其他管理工作的依據。2016年，國網新源公司組織編寫的《抽水蓄能發電企業檔案管理手冊》由中國電力出版社發行出版。該書對抽水蓄能企業開展檔案收集、整理、分類、保管和提供利用等業務工作給予指導，具有全面性、實操性和針對性的借鑒意義。建設單位應依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《重大建設項目檔案驗收辦法》《抽水蓄能發電企業檔案管理手冊》和行業的有關規定，制定符合自身項目實際的檔案規章制度。制訂工程檔案管理辦法，明確項目建設各階段文件的收集范圍、整理要求、分類標準、歸檔時間，以及竣工檔案驗收移交程序。認真執行考核獎懲措施，將業主單位各部門及參建單位檔案工作納入考核責任制。通過規章制度來規范檔案管理工作中的行為模式，努力實現項目檔案工作程序化、文件材料標準化、收集整理規范化，確保檔案的完整性、準確性、系統性。

（二）注重過程管控，確保檔案工作與工程建設同步

1.實行工程項目檔案技術交底。從投產電站檔案專項驗收來看，竣工投產后檔案數量在7000卷左右，其中數量最大、最基礎的檔案來源于施工單位，來源于一線施工管理人員，約占檔案總量的70%。這部分檔案直接反映電站整體項目檔案質量，也是電站建設實際情況最真實、最直接的反映。實行檔案技術交底可以在項目建設期間全面做好檔案過程控制，使參建各方相關人員在開工伊始即明白工程項目檔案“如何形成、歸什么、如何歸”的要求，在項目文件形成階段即執行項目檔案管理要求。

檔案技術交底內容可以包括：（1） 檔案人員、設備、歸檔范圍、檔案整編、聲像檔案、竣工圖編制、項目文件用紙用筆及簽字蓋章等檔案通用要求；（2）驗收評定文件、試驗文件、日志等項目文件的填寫規范、形成要求；（3）結合各個工程項目劃分編制的檔案目錄樹及項目文件日常形成、裝盒、保管等要求；（4）設計變更、原材料跟蹤、驗收評定、缺陷處理、工程往來函、數碼照片、試驗檢驗設備率定等臺賬的填寫要求等。建設單位在各標段工程施工單位入場之初即規范此類項目文件的格式、排列順序，并以具體工程施工內容編制填寫模板，內容涵蓋檔案方面的簽章、材質、邊距等要求。施工單位按要求做好項目文件形成、收集、整理工作，這樣到整理竣工檔案時只需稍加整編即可移交歸檔，為竣工檔案的完整、準確、系統、規范打下良好的基礎。

2.納入合同管理。將檔案要求列入工程合同范本，在工程項目招投標和合同、協議簽訂時設立專門條款，明確規定參建各方檔案工作責任，將檔案移交納入工程結算管理，明確檔案質量要求、整編要求、份數要求、提交時間等，有效規避項目檔案歸檔過程中容易出現的管理漏洞。如：明確施工單位完工結算時必須經檔案人員簽字認可，竣工資料齊全完整才予以結算。防止項目完工后資料不全，無人整理檔案情況發生。簽訂監理合同時，應明確監理對檔案工作的監督職責。監理應協助業主對施工單位收集、編制、整理后的竣工文件的完整準確情況和案卷質量進行審查，對設計院竣工圖進行審核簽字認可，并在建設監理任務完成后，向項目法人移交工程建設檔案資料。

3.實行檔案月度例會及月度檢查制度。檔案工作領導小組組織召開檔案月度例會，各參建單位負責人及專兼職檔案員必須參加會議。會議內容包括安排部署月度檔案工作計劃及進度，通報各參建單位檔案管理狀況，及時協調解決檔案管理中出現的問題。每月開展各參建單位的檔案檢查工作。由建設單位組織，協同監理技術人員、檔案人員對參建單位原始資料進行檢查。工程技術人員檢查原始資料是否齊全、完整、準確，檔案人員負責檢查原始資料用紙、用筆、簽章手續是否符合檔案要求。發現問題現場處理限期整改，下發整改通知單，明確整改要求，在下個月檔案檢查時檢查整改情況。通過實行檔案月度例會及月度檢查制度，建設單位能及時掌握工程動態，準確把握參建單位原始資料收集整理情況，為做好竣工資料整編奠定了基礎。

4.堅持“四參加”原則及預立卷制度。檔案人員應積極參與到工程的各項活動中，努力從源頭開始控制。一是參加設備開箱；二是參加單位工程驗收，在單位工程驗收的同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量，堅持竣工文件做得不符合要求不接收，直到整改達標為止；三是參加工程招投標會議、設計聯絡會等；四是參加工程建設各個專業的質量監督檢查活動。

在各合同工程開工時，建設單位應將有關檔案制度標準及時下發至各參建單位，要求施工單位明確檔案主管領導及專責人員（報業主備案），建立各項目資料室，實行檔案預立卷制度。施工單位應根據工程項目劃分表，按照合同項目/單位工程/分部工程/單元工程四個層級對產生的檔案資料進行預立卷。對辦理完畢的項目文件及時進行收集、掃描、錄入臺賬，紙質材料先用鉛筆進行編號，裝盒，保障竣工檔案的齊全、完整。

（三）注重人才培養，積極開展檔案業務培訓

堅持以人為本，通過“請進來、走出去”“傳幫帶”和學習交流等多種方式，努力提高有關人員和項目檔案管理人員的業務水平。每年邀請檔案專家至建設現場開展不同層面的檔案專業知識講座，按需施教。建設單位及各參建單位技術人員、檔案人員必須參加此類培訓，并做好培訓記錄。積極組織檔案人員參加地方的檔案專業技術和業務知識培訓，另外還可以組織相關人員去兄弟單位學習取經。建設單位應督促各參建單位組織有關人員加強對抽水蓄能行業施工規范和檔案管理規范、制度、標準的學習，在落實責任、制度的同時，提高各部門有關人員的檔案意識，努力克服工程項目歸檔認識上存在的差距，變被動為主動。

（四）加強檔案軟硬件設施建設

建設單位在辦公樓規劃初期，就應考慮檔案庫房建設的規模與條件。應征求檔案部門的意見，按照檔案用房四分開的原則，配置檔案庫房、辦公用房、業務技術用房及閱覽室。檔案庫房應配置密集架、底圖柜、防磁柜，另外按照檔案庫房九防要求，配置溫濕度控制設備、氣體滅火裝置、火災和防盜自動報警裝置、檔案消毒柜、空氣凈化器等。檔案辦公用房應配置計算機、多功能復印機、彩色掃描儀、工程圖紙打印機、掃描儀、打孔機等設備，滿足檔案工作需要。各參建單位人員流動大，要嚴格按照文控制度管理日常資料，保管條件要符合相關要求，不可隨意堆放。應配置檔案辦公用房及檔案陳列柜，做好九防措施，條件允許下配置檔案庫房。在硬件設施保障的前提下我們還應注重軟件設施建設，開發檔案管理信息系統，采用現代化管理手段，對工程檔案進行全周期數字化管理。

參考資料：

［1］ 鄭飛，姚敏華.重點項目檔案管理新模式探索［J］.中國檔案，2015（7）.

［2］ 徐海燕.建設項目檔案中的質量認證理念［J］.中國檔案，2015（4）.

［3］ 黃韻梅.建設項目檔案管理研究［J］.浙江檔案，2015（7）.

［4］ 國網新源控股有限公司.抽水蓄能發電企業檔案管理手冊［M］.北京：中國電力出版社，2016.