公路工程項目檔案管理實踐研究

徐 娟

（建德市路通公路工程有限公司）

一、做好公路工程項目檔案管理具有重要意義

（一）公路工程檔案管理是保證工程項目順利實施的基礎

公路工程檔案管理是對整個工程建設中的審批、招標、施工及交付使用等資料進行統計和整理，可以具體地反映各個階段的信息和數據，全方位、精準、客觀地把數據記下來，然后提出建設性的建議，這樣才能確保工程項目的成功進行。另外，公路工程檔案還能反映各部門的具體施工情況和人員的流動情況，以便改善施工計劃，爭取早日完工，降低資源成本。

（二）公路工程檔案管理是可以保證整個建設工程的合理、合法化

公路工程檔案管理中詳細記錄著各相關責任人、合作單位的信息及各部門的施工情況，客觀、真實、準確的檔案方便在發生糾紛、事故時，立刻找出有關的負責人，尤其是在交付使用以后，只要發生問題，都能夠直接從工程檔案中獲得需要的信息，直接與相關責任人進行交涉，避免相互推諉、無人承擔責任的情況發生。

（三）公路工程檔案管理有利于積累建設經驗

公路工程檔案記錄了一個工程項目的全部信息和數據，公路工程建筑企業可以通過整理、分析企業包攬的多個過程項目，探究影響工程企業發展的因素，尋找解決方案，以便提高企業的工程建設水平，推動企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地，推動企業的長足發展。

二、公路工程的工程檔案管理措施

（一）保證公路工程檔案材料的質量

公路工程檔案的質量取決于原始公路工程檔案的真實性，要做到這一點，就必須從源頭抓起，從各環節上嚴格控制。在簽訂公路工程建設合同（協議）時，業主單位應明確參建各方的檔案責任；在工程計量支付時，嚴格運用資金手段對檔案管理實行控制；同時，業主單位應抓住工程的重點部位和關鍵節點，會同施工人員和監理人員，深入項目一線，超前督查指導檔案整理工作，為檔案齊全準確打下基礎。實踐中，往往由于歸檔不及時，給立卷階段的工作留下了空隙，從而影響到了整個公路工程檔案管理工作和公路工程管理工作效果。這主要是由于公路工程建設中不少工程管理人員存在工程建設與工程檔案“兩張皮”的思想，從而嚴重影響到了公路工程建設工作的質量。這就需要公路工程檔案管理部門組織力量深入到建設單位和施工工地進行監督檢查指導服務，把監督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，及時糾正檔案資料收集不齊全，書寫材料不規范等現象的發生，把好檔案質量關，才能有效地提高建檔、歸檔質量。

（二）利用先進技術手段，加快公路工程檔案管理現代化步伐

現代信息技術的出現和普及給公路工程檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統的公路工程檔案保存及管理技術正面臨著越來越大的挑戰。在信息技術應用日益普及的今天，利用全新的信息技術去研究和探索公路工程檔案管理的新理念、新方法正逐漸為人們所重視。各級公路工程檔案部門積極開展了檔案管理現代化的相關工作，計算機、掃描儀、管理軟件等現代化手段在公路工程檔案管理工作中得到了大量應用，使文檔管理實現了現代化。這種現代辦公系統使用方便快捷，避免了原始書面材料的易丟失損毀等缺點，大大提高了工作效率。

（三）重視公路工程檔案的開發利用工作

檔案管理的最終目的在于檔案的開發利用。公路工程檔案開發利用是公路工程檔案管理中重要的有機組成部分。公路工程檔案產生于整個公路工程建設的全過程，合理地利用公路工程檔案對公路工程建成投產后的管理、運行、保養、修繕、改善、擴展等工作起著關鍵性作用，其余的工程也可以此為參考。在市場經濟條件下，要重新審視公路工程檔案的開發利用工作，要對公路工程檔案開發利用給予應有的重視。要做好公路工程檔案開發利用工作，發揮公路工程檔案的利用價值，把公路工程檔案為公路工程提供的依據作用發揮出來。

（四）提高公路工程檔案管理人員的綜合素質

提高公路工程檔案管理人員各方面素質是做好公路工程檔案管理工作的前提條件。公路工程檔案管理部門應重視公路工程檔案管理人員的培養，加強培訓，不斷提高公路工程檔案管理人員的素質和能力。不僅要學習檔案專業知識，學習工程建設專業各項技術知識，而且要認真學習領會各級主管部門制定的各項關于公路工程檔案的法規。同時更要掌握管理公路工程檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能，使公路工程檔案管理人員能切實保證公路工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，更好地為公路工程建設服務。

綜上所述，工程檔案管理是保證工程項目順利實施的基礎，可以保證整個建設工程的合理、合法化，有利于積累建設經驗。相關單位應當采取措施，使工程檔案的管理納入法制化、規范化的管理軌道，使公路工程檔案管理形成一套完整、準確、便于使用的檔案系統。