關(guān)于加強(qiáng)水利工程聲像檔案管理工作的探討

王裴佳

（桐鄉(xiāng)市水利局）

水利工程聲像檔案指在水利工程前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成具有保存價(jià)值的以照片、影像、錄音、圖像等不同材料為載體，并輔以文字說(shuō)明的工程檔案資料，是水利工程檔案的重要組成部分。水利工程聲像檔案收集內(nèi)容依據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》主要包括，施工前舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、設(shè)備安裝、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、竣工儀式、完工建筑等。如桐鄉(xiāng)市大紅橋港段治理工程，通過聲像資料記錄工程從開工動(dòng)員、施工前原貌，到施工中基礎(chǔ)施工生態(tài)球護(hù)岸施工、扇形預(yù)制塊護(hù)岸施工，生態(tài)浮島施工以及領(lǐng)導(dǎo)檢查、質(zhì)量與安全檢查、完工驗(yàn)收至完工后新貌的全過程，生動(dòng)形象具體地展現(xiàn)桐鄉(xiāng)河道治理建設(shè)發(fā)展的歷程。然而在對(duì)相關(guān)水利工程單位聲像檔案檢查中發(fā)現(xiàn)，各單位不同程度存在聲像采集隨意、管理缺乏規(guī)范、貯存保管條件差等問題，如何采取有效措施，加強(qiáng)水利工程聲像檔案管理工作顯得尤為重要。

一、水利工程聲像檔案管理存在問題及其原因

（一）聲像檔案采集意識(shí)淡薄

工作中相當(dāng)一部分建設(shè)、施工單位人員認(rèn)為工程質(zhì)量的好壞與聲像檔案的采集沒什么關(guān)聯(lián)，水利工程項(xiàng)目完工后，把該工程紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收已廣為熟知，認(rèn)為紙質(zhì)檔案才是必備的檔案資料，對(duì)特殊載體形式的聲像檔案缺乏認(rèn)識(shí)，沒有從工程建設(shè)各階段逐一拍攝，導(dǎo)致聲像內(nèi)容不完整，還有1/4的照片檔案散存在個(gè)人或項(xiàng)目部，沒有集中統(tǒng)一保管，致使聲像檔案流失嚴(yán)重，難以及時(shí)完整歸檔。

（二）聲像檔案管理缺乏規(guī)范

許多建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致工程建設(shè)中聲像檔案管理職責(zé)不清，制度沒有層層落實(shí)，聲像檔案拍攝的范圍、內(nèi)容、像素、存儲(chǔ)格式、照片尺寸、歸檔要求等沒有統(tǒng)一規(guī)范。面對(duì)一堆大小不一、沒有附加文字說(shuō)明、照片與底片都分家的照片，時(shí)間久了，不是缺內(nèi)容、就是缺時(shí)間，沒人能說(shuō)清當(dāng)時(shí)的來(lái)龍去脈。管理上的不規(guī)范，給日后查找利用帶來(lái)不便，無(wú)法保證聲像資料的完整、清晰與高質(zhì)量。

（三）聲像檔案貯存保管隨意

大部分建設(shè)單位沒有配備專用電腦存儲(chǔ)聲像資料，也不采用任何備份和離線存儲(chǔ)，一旦電腦被病毒感染或硬件出問題，聲像資料易遭破壞而丟失；聲像檔案載體的特殊性，使其保管過程理應(yīng)比紙質(zhì)檔案更講究，但在工程建設(shè)中往往將聲像檔案資料隨意與其他資料混存，由于水利建設(shè)工期長(zhǎng)，保管條件差，到完工后移交聲像檔案時(shí)，致使照片老化、褪色、粘連，影響清晰度，光盤受潮、受損，數(shù)據(jù)丟失，無(wú)法讀取等，嚴(yán)重影響聲像檔案長(zhǎng)久保護(hù)和利用。

二、水利工程聲像檔案管理工作的對(duì)策與建議

（一）重視聲像檔案采集

聲像檔案采集不僅是為了展現(xiàn)水利工程全貌，追溯工程建設(shè)過程，更是為今后技術(shù)改造、工程維護(hù)等提供直觀影像支持。由于水利工程聲像檔案形成大部分是隱蔽工程（地基開挖、砼灌漿前后、擋土墻的鋼筋等）或是該工程重要會(huì)議的“瞬間”記錄，不可能重拍、補(bǔ)拍，在項(xiàng)目建設(shè)初期，根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)，制定相應(yīng)采集標(biāo)準(zhǔn)，將聲像檔案標(biāo)準(zhǔn)納入文檔管理程序體系，同時(shí)組織各參建單位人員聲像檔案管理培訓(xùn)，明確拍攝要求、范圍、歸檔時(shí)間和數(shù)量等，把聲像資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，從源頭上有效控制工程聲像檔案規(guī)范管理。

（二）完善聲像檔案管理

一是建立規(guī)范體系，實(shí)施《檔案分類方案、檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、責(zé)任科室和保管期限規(guī)定的通知》《聲像與實(shí)物檔案管理辦法》《數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》等系列辦法，完善管理制度，做到有章可循，有條可依。

二是水利聲像檔案管理工作應(yīng)貫穿于工程建設(shè)程序的各階段。首先在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，對(duì)聲像檔案的收集、整理、移交提出明確要求；其次檢查工程進(jìn)度與質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查聲像檔案的收集、整理情況；最后在水利工程單項(xiàng)驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)審查、驗(yàn)收工程聲像檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。

三是建設(shè)單位法人對(duì)聲像檔案工作負(fù)總責(zé)，認(rèn)真做好自身產(chǎn)生聲像檔案的收集、整理、保管。工程的有關(guān)施工、監(jiān)理等參建單位落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，檔案管理人員明確崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌經(jīng)費(fèi)，并按照采集標(biāo)準(zhǔn)要求定期向上級(jí)文檔機(jī)構(gòu)移交、歸檔。

（三）改善聲像檔案保管條件

一是水利聲像檔案是以感光材料、磁性材料等易起化學(xué)反應(yīng)的特種材料制成，為了防止聲像檔案受潮、發(fā)霉等，水利工程建設(shè)時(shí)應(yīng)配備水利聲像檔案專用庫(kù)房，同時(shí)做好庫(kù)房“八防”，配置專用照明系統(tǒng)。庫(kù)房?jī)?nèi)需裝設(shè)除濕機(jī)、空調(diào)、溫濕度計(jì)等設(shè)備，以監(jiān)測(cè)溫、濕度變化，改善保管條件，完善硬件設(shè)施。

二是聲像檔案裝具是存放和保護(hù)檔案的基本設(shè)施，要質(zhì)地耐久、整齊劃一，在整理時(shí)把聲像檔案分門別類獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等。

總之，水利聲像檔案是水利建設(shè)成果的歷史記錄，是水利建設(shè)與發(fā)展的重要依據(jù)，而水利聲像檔案管理工作是一個(gè)持續(xù)不斷的過程，隨著現(xiàn)代化水利建設(shè)的發(fā)展，聲像檔案越來(lái)越廣泛應(yīng)用于水利建設(shè)各領(lǐng)域，因此，聲像檔案管理工作更值得我們高度重視和積極實(shí)踐。

［1］ 李奕奕.核電工程聲像檔案采集歸檔：以田灣核電站3、4號(hào)機(jī)組為例［J］.中國(guó)檔案，2014（12）.

［2］ 程立.加強(qiáng)水利聲像檔案管理的思考［J］.中國(guó)水利，2012（10）.

［3］ 隋海紅.城市建設(shè)工程聲像檔案業(yè)務(wù)工作中的問題及解決措施［J］.城建檔案，2011（2）.