加強會計電算化環境下事業單位會計檔案管理

韓劍爾

（余姚市低塘街道辦事處）

行政事業性單位電算化會計系統改變了傳統的會計檔案物質載體，使行政事業性單位會計所提供的檔案信息以全新的面目出現，行政事業性單位會計檔案的內部和外延都發生了深刻的變化。這一現象應引起行政事業單位會計人員和檔案人員的高度重視，從而切實加本單位電算化會計檔案管理變得極為重要。

一、電算化環境下會計檔案管理的特點

（一）內容復雜下和領域拓展性

廣義的電算化會計檔案，是指存貯會計數據（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

（二）環境依賴性與載體特殊性

電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在，包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當容易遭到破壞。電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產生一些分析結果，可以對管理和決策提供較好的支持。電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。

（三）信息共享性與數據易改性

電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡。要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。

二、電算化環境下事業單位會計檔案管理存在問題及原因分析

（一）存在問題

1.會計檔案載體存在問題。由于電算化會計檔案的理解偏差，導致了整個檔案的信息不完整，成為現在大多數單位面臨的會計電算化檔案管理問題。在進行單位內部電腦做賬的實踐中，需要注意做賬過程中信息的精確性，并以此來進行整體的認證分析。而這其中的決策、分析、預測等。在現代的管理中都極為缺乏，這樣就容易造成信息編程上的差錯。

2.會計載體本身性質帶來的問題。在進行電算化會計檔案管理過程中，針對操作系統的可利用性。單位內的軟件版本管理更需要保證管理的安全性。而對于軟件的升級版本，也需要進行數據的適用性調整。而在計算機的病毒防御上，還需要對其入侵的形式進行防護，這樣在資料管理上，需要對整體管理進行全面分析，采取防火墻的形式進行保護，以便進一步確保其安全性。在應對單位的受控條件過程中，根據紙質檔案內的相關保存期限，進行保存檔案擬定，進而保證整體儲存備份的使用效果。

3.會計制度管理不完善。有的事業單位會計檔案的管理制度還沒有形成一套完整的體系。從現在電算化檔案管理形式來看，如何做出準確的規定以及有效地處理措施，是現在檔案管理所呈現出來的主要問題。這一問題導致一些單位進行電算化檔案管理中無法進行有效的處理。電算化會計檔案容易修改，且不會留下痕跡，所以信息中更容易存在一些潛在的入侵、修改、復制以及偽造等事件，對違法亂紀的行為手段也很難進行監測。

4.缺乏必要的計算機維護與網絡安全維護人才。根據現在事業單位管理情況來看，主要缺乏的還是會計方面的人才，在這一類人才的培訓過程中，通過操作財務軟件對計算機硬件、軟件和安全進行維護管理方面，需要進行一些專業職場認知，同時通過專業人員協助完成相應的操作。但在目前的電算化檔案管理中，這一類的人才較為缺乏。

（二）原因分析

1.對會計電算化本身理解的偏差。在進行檔案的信息化建設中，根據基礎建設條件來進行財務和檔案兩方面的管理設備的建設，在兼顧多方面的應急處理設施上，應根據現有的系統運行來進行擬定，以確保系統符合標準。

2.尚未引起有關部門的重視。受到傳統會計檔案管理方式的影響，財會人員和單位領導對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，對電算化會計檔案認識不清晰，缺乏管理電算化會計檔案的管理經驗，只是將打印出的紙質檔案進行保存，對電子檔案資料不重視，未對電子檔案進行備份和及時歸檔，使得會計檔案不安全也不完整。

3.缺乏明確的規章制度。根據相關的財政法律來制定有效的規章制度，通過健全單位內的會計管理體系來輔助檔案信息管理。建立電算化會計檔案管理，制定定期的備份管理制度，在按照AB備份形式進行系統內文件的備份中，建立電算化會計檔案的保管制度，定期進行紙質檔案的打印，對會計檔案的保管人員的管理按照《會計檔案管理辦法》中的規定來進行管理。建立健全的檔案分權管理制度，定期進行復制查閱，做好利用登記，同時做好會計檔案的移交、銷毀制度。

4.缺乏現代化的會計檔案管理人才。操作人員的素質是保證財務管理安全有效的根本所在，如果在職人員中存在一個安全隱患，那么就會存在很大的威脅，所以定期對財務人員進行考核，保證內部人員的結構合理。伴隨著計算機技術的不斷發展，事業單位中進行電算化進行會計檔案管理已經成為趨勢，但是還存在很多不合理的地方，需要我們去研究和開發，我相信不久的將來，電算化檔案管理工作將會更好地促進我們現代事業單位的發展。

三、加強電算化環境下事業單位會計檔案管理

（一）強化檔案意識

領導重視是做好檔案工作的關鍵，要得到領導的重視與支持，在實際的工作中首先就是要做到愛崗敬業，從而給領導留下深刻的印象。其次是要加強請示和匯報，從而使得領導更加關注和支持檔案工作。再次就是要樹立全局意識，圍繞中心主動提供高質量的檔案服務。

（二）健全會計檔案管理制度

根據檔案和會計工作法律法規特別是《會計檔案管理辦法》，結合單位實際，建立健全會計檔案管理制度，明確管理職責，使事業單位會計檔案管理制度化規范化。

（三）實現會計檔案管理信息化

加大對會計檔案現代化管理硬件與軟件建設的投入，對存量紙質會計檔案進行數字化，增量會計檔案實現電子化歸檔，實現會計檔案信息化、網絡化管理。

（四）提高會計檔案人員素質

不斷加強學習培訓，增強檔案人員的政治理論和政策法規水平以及專業化水平，以適應事業單位電算化會計檔案管理的需要。