學校業務檔案管理規范化問題探索

金敏紅

（臨海市外國語學校）

檔案管理是學校管理工作的重要內容之一，業務檔案更是檔案工作的重中之重。通過業務檔案管理，能夠對學校形象的展示，以及長期發展產生重要的作用。它主要對學校自身教學實踐活動中能夠反映教學活動的內容進行歸檔，對于之后的教學工作具有重要的參考價值。而規范化管理是學校在管理過程中依據相同的價值觀念，科學制定工作流程，形成的一套標準化、制度化和權責明晰的管理體系。在進行檔案管理的過程中，有必要加強規范化管理，讓業務檔案能夠真實地反映出學校的教學水平，促使學校檔案管理的長遠發展。

一、學校業務檔案規范化管理的意義

業務檔案管理工作主要是對學校教育教學活動進行記錄，并將其進行有效的管理。實施學校業務檔案的規范化管理具有以下重要意義。

首先，進行學校業務檔案規范化管理，能夠為教學工作的開展提供資料，為教學積累經驗。業務檔案工作與教學、教師和學生以及學校事務關系非常密切。教學科研工作作為一項創新性的工作，能夠通過規范化的檔案管理進行記錄，從而進一步提升教學效率和教學質量，尤其是其中優秀的教學成果和教學案例，能夠幫助教學工作順利進行，促進學校教學工作的順利與有效開展。

其次，進行學校業務檔案規范化管理，能夠為教學活動的改革與研究提供有價值的依據。業務檔案對于教學活動進行記錄，各種教學和教研活動等內容及其相關教學問題都進行了記錄，從這些內容中，可以挖掘到有益信息，總結辦學經驗，研究教學規律，在進行教學改革和科研活動的時候找出可參考的依據。

第三，進行業務檔案規范化管理，能夠為教學活動的評價提供可靠的資料。業務檔案的管理和應用能夠直接反映出學校的辦學理念以及教學的質量。在進行教學評價的過程當中，檔案會成為重要的教學評價依據，從中可以對教學的實際情況進行了解。如果檔案管理不規范，導致檔案內容不完善，就無法對教學活動和教學管理水平進行客觀、全面的評價，使得最終的評價結果出現誤差，權威性也大大降低。

第四，進行業務檔案規范化管理，還能夠塑造學校良好的社會形象。通過規范化的業務檔案管理，能夠對學校的歷史建設以及辦學情況有一個更加清晰的梳理，學生、家長和社會能夠對學校有一個更加清晰的認識，學校教育教學工作變得有章可循、有依可查。通過規范化的業務檔案管理，可以建立規范的校史記錄和學校榮譽展覽館，可以展示學校工作取得的進展及成就，塑造良好的學校形象。

二、規范化管理在學校業務檔案管理中遇到的問題

（一）文件歸檔意識不強

由于中學階段的教學任務較重，同時學校事務雜多，條塊內容也是比較復雜的，不同教育教學管理和教育教學實踐環節的內容也較多，一些教師對于教育教學資料記錄保存的重要性方面缺乏正確的認識，文件歸檔意識不強，認為只要將資料與教師和管理人員進行分享即可，沒有要將文件進行及時歸檔的意識，也沒有將檔案保管作為重要的工作。還有一些教師存在一定的文件歸檔抵觸心理，認為自己的教育教學文件應當由自己保管，使用起來也更加的方便，這樣給業務檔案管理工作帶來了一定的阻礙。還有的教師在文件借用之后不能及時歸還，造成文件的丟失，這也會造成業務檔案資源的缺失。

（二）業務檔案管理體制有待完善

當前，針對中學階段的檔案管理制度還沒有明確提出，教育部門也沒有出臺相關的規章制度，導致學校檔案管理規范化建設方面沒有形成良好的管理。大部分的學校只能依據各省市提出的中小學檔案管理辦法來對檔案工作進行管理，這樣就造成了管理體制不健全的問題。學校教育教學活動中的各類文件通常僅僅是單純地進行了檔案保管，對內容和名稱進行了歸檔，尚未構建標準化、制度化的體制，在檔案管理工作中不能實現文件的細分，資料的量化管理也存在一定的困難。

（三）檔案管理人員專業素養不高

中學階段的大部分檔案管理人員并不是專職人員，同時也不是專業檔案管理人員，主要是由學校安排的管理人員來負責，大部分屬于兼職的性質。目前擔任學校檔案管理工作的是學校的管理層人員，他們日常工作較為繁重，在檔案管理方面缺少足夠的時間和精力，再加上沒有接受過專業的檔案管理培訓，在檔案管理方面的專業知識不足，實際技能也相對較弱，使得學校的檔案管理工作較為松散，檔案規范化管理沒有充足的人力資源保障，檔案管理工作就不能形成體系。

（四）檔案管理手段較為滯后

當前，學校管理層存在著對于檔案管理認識不足的問題，僅僅是將檔案管理工作看成是教育教學管理工作當中的基礎性工作之一，認為其不能夠產生教學效果和經濟效益，對于學校的整體發展影響不明顯。使得檔案管理在政策上沒有足夠的支持，相關的人力、物力和財力上也沒有保障，有的學校檔案管理手段還停留在非電子化檔案階段，甚至出現重要材料遺失、丟失和不完整現象。統一的調配制度也尚未建立起來，無法對檔案資源進行有效的整合與共享，這樣使得檔案的使用率也大大降低。

三、做好學校業務檔案規范化管理工作的對策

（一）形成檔案管理意識

首先，應當加強對于檔案管理的管理力度，讓教師和管理人員認識到文件歸檔的重要性。歸檔文件應當包括教師的教育教學過程、學生指導、學生評價以及學生學習等各個階段的資料，反映出真實的教學活動，從而為教學評價工作保留參考依據。其次，應當充分認識到文件歸檔對于教學質量的評價和提升具有重要的作用，只有對檔案進行規范化管理，才能構建起相關的教學檔案，從而為教學質量的評價和提高提供客觀的依據。

（二）構建規范化的管理體制

在管理體制方面應當將教學文件的管理形成一個規范化的承襲，對于教學設計、教學進度、教學評價等方面注意實效性，保證所形成的教學文件具有明顯的時效性，從而形成具有實效性的檔案。構建完整的教學檔案歸檔體制，保證在搜集整合階段，能夠對檔案文件進行完整管理，然后建立分口定則的歸檔體制，將責任落實到具體的個人。明確規定業務檔案的歸檔范圍，對管理主題的責任進行明確，并且保證資料完整，定理具體的規范。另外還應當確定教學檔案的搜集、整理、歸檔、立卷、保存以及利用，對具體的內容進行明文規定，形成規章體制。

（三）提高檔案管理人員的素養

檔案管理工作是一項具有重要意義的工作，檔案管理人員應當熟練掌握檔案管理的知識，掌握現代化的檔案管理技術。學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，同時引進信息化管理人才，將現代技術與檔案管理工作緊密聯系起來，培養多元化的檔案管理人才，提高其檔案管理的知識和技術水平。另外，對于檔案管理人員來講，責任心是非常重要的，責任心不強的人是不能夠在檔案管理崗位上做出業績的，因此還要注重培養其責任意識和服務意識，堅守職業道德，做好檔案管理工作。

（四）運用信息化手段加強檔案規范化管理

隨著學校的不斷發展，所產生的業務檔案數量也在不斷地增加，文檔數目也更加龐大，因此需要運用信息化手段來加強檔案規范化的管理。構建學校檔案信息網絡，將教育教學計劃、教育教學活動、教育教學體制、科研信息、課程內容等材料錄入到信息網絡當中，形成互聯網檔案，并采用檢索技術實現檔案的資源共享。

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