對校慶檔案管理的一些思考

葉樂秋

（樂清市柳市中學(xué)）

校慶活動是學(xué)校一項涉及面廣和重要的大型綜合性活動，校慶活動具有重要的紀念意義。因此，充分認識校慶檔案的特點，明確校慶檔案的收集范圍，研究校慶檔案的管理工作，對于做好開展周年慶典活動具有重要的借鑒意義。

一、校慶檔案的特點

校慶檔案是指在校慶活動中直接形成的，能夠作為歷史記錄保存起來以備日后查考的文字、圖像、聲像、實物及其他各種形式和載體的材料，是校慶活動的真實記錄，其產(chǎn)生貫穿于校慶全過程。它的價值及其在校園文化建設(shè)中的重要作用越來越受到人們的關(guān)注。校慶檔案是件隨著校慶活動的開展逐步形成的，由于校慶檔案是在校慶活動中形成的一項專題檔案，所以，它除了具有一般檔案的原始記錄性、憑證依據(jù)性等特點外，還有其自身的特點和規(guī)律。主要包括：

（一）形成領(lǐng)域廣泛

校慶活動的目的在于總結(jié)建校以來各項工作的經(jīng)驗教訓(xùn)，加強與社會各界和校友的聯(lián)系，深化教育改革，提高學(xué)校的知名度，促進學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。圍繞這項活動，學(xué)校在不同領(lǐng)域里開展了大量的工作。圍繞“校友、校史、校園”三條主線，推進校慶各項準備工作，即聯(lián)系好校友、整理好校史、建設(shè)好校園為目標，做好校慶的準備工作。

（二）形成周期較長

舉辦校慶活動，一般在一年就著手籌備。建校時間長的學(xué)校，籌備的時間更長，特別像編寫《校史》《大事記》和聯(lián)系校友、籌備資金等活動更要早作準備。校慶活動中的檔案材料，有些要在校慶活動結(jié)束后進行收集和整理。因此，材料形成的周期較長。

（三）檔案形式的多樣性

校慶活動形式的多樣性必然形成檔案材料的多樣性。從檔案的載體來說，有紙質(zhì)的和實物的，紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。主要包括校慶籌備過程中關(guān)于開展校慶活動的決定、通知、慶典策劃方案、校慶活動公告、校慶籌委會名單、召集人名單、慶典會議議程安排、校慶啟動秩序冊、捐贈的禮金清單、禮品清單、慶典節(jié)目單、論壇、報告等，實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的有形物品。主要包括上級領(lǐng)導(dǎo)和知名校友的題詞、校慶時拍攝的各種活動照片、光盤、校慶紀念冊、紀念章、校慶標識、校慶證件，校友單位贈送的贈品、校慶簽到冊、校慶宣傳海報、畫冊等。

二、校慶檔案的收集

凡是在校慶工作中產(chǎn)生的，有保存利用價值的各種形式的文字、圖表、實物、聲像等材料都應(yīng)當(dāng)收集保存。校慶檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作的起點和關(guān)鍵。應(yīng)明確以“本著對學(xué)校歷史和未來負責(zé)的精神，堅持真實性、完整性、規(guī)范性的原則”進行收集。校慶檔案的收集工作應(yīng)積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，做好宣傳工作。它的移交具有即時性的特點，所以，在校慶各階段過程中要及時搜索、及時移交，以過程體現(xiàn)結(jié)果，防止細微處的遺漏。從校慶的時段角度來看，校慶工作可分為三個階段：校慶籌備階段、校慶慶典階段、校慶結(jié)束階段，所以，校慶檔案的收集工作可以從這三個階段進行收集。

（一）校慶籌備階段的檔案收集

校慶籌備階段工作是非常重要的，籌備階段的工作做得好，這樣檔案收集的工作也會水到渠成。在籌備階段，要成立校慶統(tǒng)籌指揮組，下轄5個小組，分別為活動策劃組、校慶文宣組、禮儀接待組、信息聯(lián)絡(luò)組、后勤保障組。這樣，校慶檔案材料的收集工作就有了目標和方向。在這一階段檔案收集的材料包括關(guān)于開展校慶活動的請示、批復(fù)、籌備委員會名單、籌備委員會成員會議議程安排、校慶策劃方案、校慶活動公告、邀請函，重要領(lǐng)導(dǎo)、來賓和重要校友的名單等。

（二）校慶慶典階段的檔案收集

校慶慶典階段，雖然時間較短，但是，檔案材料的形成較于分散，所以，這一階段要好好跟蹤各個小組和活動現(xiàn)場，及時收集現(xiàn)場材料。在這一階段檔案收集的材料包括校慶活動指南、校慶簽到冊、嘉賓名冊、校友錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞、各新聞媒體對我校慶典活動的宣傳報道材料、宣傳片、宣傳展覽設(shè)計材料及電子版本、校友活動論壇等。

（三）校慶結(jié)束階段的檔案收集

校慶結(jié)束階段，要進行全面、仔細地清查、核對、搜索，是否有遺漏之處，保證校慶活動檔案材料的完整性。這一階段要收集的材料有校慶紀念冊、紀念品、紀念章、嘉賓證、校友證、校友會、基金會的捐贈清單、校友捐贈的書畫作品、禮物、活動的照片、錄音、錄像等。

三、校慶檔案的管理

（一）前端控制是建好校慶活動檔案材料的前提條件

所謂前端控制，就是在活動舉辦之前，提前布置檔案工作，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實現(xiàn)專人負責(zé)、跟蹤收集、專業(yè)管理的目標。 校慶活動是一項牽涉面較大的綜合性活動。它的活動檔案材料廣泛、分散、靈活、隨意的形成特點，決定了必須隨時做好活動材料的積累和收集工作。因此，提前計劃安排，做好前端控制，是最終實現(xiàn)校慶活動檔案齊全、完整、合格歸檔的前提條件。

明確校慶檔案的收集范圍，提出校慶收集的方法，立章建制，規(guī)范管理。同時，要發(fā)布《關(guān)于做好校慶文件材料歸檔的通知》，對校慶檔案的歸檔范圍、歸檔方法作明確規(guī)定，要求籌委會重視校慶檔案的收集，確定一名兼職檔案員，負責(zé)全程收集、監(jiān)督、整理有關(guān)資料，并在活動結(jié)束后，向檔案室移交有關(guān)文件材料。

（二）以點帶面是做好校慶活動檔案的重要手段

校慶活動一般周期較長，涉及部門眾多，所以，如何從頭緒繁雜的活動中厘清線索是做好校慶活動檔案建檔工作的首要任務(wù)。我們確定抓兩頭，促中間的工作方法。一頭是校慶統(tǒng)籌指揮部，依托本部門對全校相關(guān)活動的掌控，以點帶面，組織全校校慶檔案的立卷歸檔工作。一頭是校慶活動各個專門小組，負責(zé)本小組的材料收集管理工作。

（三）監(jiān)督檢查指導(dǎo)是做好校慶建檔工作的關(guān)鍵

檔案部門全程參與重大活動，掌控重大活動文件材料形成、積累、整理、歸檔，是做好重大活動建檔工作的首選方式。但對于校慶這個廣泛性特點突出的重大活動，檔案部門無力事必躬親，就只能是全程監(jiān)控了。所謂全程監(jiān)控，即切入重大活動各節(jié)點，籍監(jiān)督檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)的手段，實現(xiàn)全程掌控，從而完成建檔工作。

以校慶檔案的建設(shè)為例，在校慶活動伊始，我們提前布置，明確歸檔范圍和歸檔責(zé)任;在活動中間，我們重點布控，培訓(xùn)指導(dǎo)；在活動結(jié)束后不久，我們要對收集的檔案材料進行核對，是否齊全，收集的內(nèi)容是否正確。因此，加強監(jiān)督檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案部門做好重大活動檔案建檔工作的關(guān)鍵所在。

（四）規(guī)范整理 方便利用是檔案部門的重要職責(zé)

在校慶活動結(jié)束后，我們要依據(jù)校慶活動材料的歸檔范圍，及時把各個校慶小組收集的檔案資料進行移交，對所移交的檔案材料進行認真、仔細地分類整理，最后統(tǒng)一歸檔，使校慶活動的檔案得到有效的收集和管理。

校慶活動產(chǎn)生的檔案材料的載體較多，如文書、照片、聲像、視頻、會計、實物類等，我們要對各種載體分門別類地歸入相應(yīng)的檔案門類。凡是與歸檔紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件都要歸檔，紙質(zhì)、電子文件進行雙備份。以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括各式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。然而，編制檔號的位置因校慶檔案的質(zhì)地不同而不同。紙質(zhì)檔案在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)的內(nèi)容；其他質(zhì)地的檔號標注的位置有兩種可供參考的方法，一種是自制標簽牌，比如錦旗、證章、大型禮品；另一種是標注的方法，用油性黑色筆將檔號直接書寫在不影響展覽美觀處，比如陶制品、雕刻、字畫等校慶實物檔案。所以，規(guī)范的整理才能得到有序的利用。

綜上所述，校慶檔案的形成有它的特殊性和形成的規(guī)律性，它完整地記錄了學(xué)校過去的發(fā)展歷史和現(xiàn)在的實踐過程，做好校慶檔案的收集和管理工作，對傳承我們學(xué)校的歷史和今后的發(fā)展建設(shè)有著重要的作用和意義。

［1］ 龔燕.對高校校慶檔案整理的思考［J］.蘭臺世界，2010（3）：13.

［2］ 樓蔚文，劉培平.山東大學(xué)110周年校慶檔案收集、管理的體會和思考［J］.山東檔案，2013（4）：57.

［3］ 劉明清.學(xué)校校慶檔案的收集與整理［J］.山東檔案，2011（3）：38.