企業電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限研究

王 瑾 馮萍萍

（浙江省能源集團有限公司 浙江浙能電力股份有限公司蕭山發電廠）

電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限是電子文件歸檔鑒定最重要的依據，也是我國目前電子文件管理領域中的一個重要研究課題。雖然國家前期已出臺若干有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規章制度和規范性文件，但大多是原則性的。對于企業而言，電子文件歸檔和電子檔案管理工作是一項全新的系統性的工作，目前更是缺乏“電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限”可操作性的文件來予以指導。浙江省能源集團是浙江省檔案管理的標桿企業，在電子文件歸檔方面作了大量的研究，本文就企業電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限作一探討。

一、制定依據與原則

“企業電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限”的研究與制定也是目前浙江省能源集團承擔的國家檔案局關于電子文件歸檔與電子檔案管理試點項目《企業重要業務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理集成利用研究》規范性文件之一。遵照國家檔案局《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》的宗旨，本規范是以國家檔案局10號令DA/T42-2009《企業檔案工作規范》（2009年11月2日發布）附錄A“企業歸檔基本范圍與保管期限參考表”為基本框架，羅列了國家、行業關于電子文件歸檔與電子檔案管理的所有規范與文件（包括文檔、科檔、會檔與特種載體檔案），參考了本企業原有傳統檔案歸檔范圍與保管期限，充分考慮本企業目前關于電子文件歸檔的實際情況與要求，來研究與制定“企業電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表”（本文略）。

電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限制定的原則主要有如下幾點：

（一）原生性原則

在歸檔范圍內的電子文件必須具備原生性，確保其為唯一原件，載體具有唯一性、內容具有原始性、真實性和完整性。以下幾種形式的電子文件不屬于歸檔范疇，但可以作為檔案的副本進行收集，為檔案的利用提供便利。

1.傳統載體文件的數字化副本。

2.具有憑證效力的其他載體類型的文件，電子文件僅為起草的稿件時，如某份電子文件起草后打印為紙質版本并用印，該份電子文件不在歸檔范圍內。

（二）一體化原則

電子文件的歸檔范圍和保管期限應包含企業各種門類的檔案，也包括企業各業務系統電子檔案、企業管理與經營活動產生的以獨立文檔形式的電子檔案；在類型上既包括文本類的文件，也包括音像、照片、設計圖紙、多媒體等各類文件。

（三）特有性原型

鑒于電子文件與其他傳統載體文件具有差異的同時，文件內容具有一定的共通性，歸檔范圍和保管期限中應只界定電子文件所特有的部分，共通的部分執行諸如文書類文件材料歸檔范圍和保管期限等有關規定。在歸檔范圍方面，電子文件可能包括但不限于以下幾種特質。

1.生成環境：可能包括OA系統、業務系統、郵件系統、文檔交換系統等不同的信息系統；

2.稿本類別：考慮到電子文件在其長期保存過程中的數次遷移過程中可能丟失在原件中的修改痕跡，需要對歸檔的稿本作出特別要求，如重要文件應保留歷次經主要領導或部門修改的版本，一般文件僅保留定稿等；

3.組成方式：電子文件較傳統載體文件組成方式更為復雜，電子文件在歸檔過程中應同時歸檔其元數據和不同版本的稿本等。

（四）歸檔范圍適度放寬原則

電子文件歸檔范圍要比傳統載體文件的歸檔范圍更寬泛。可以說，在紙質文件歸檔時，遇到的可歸可不歸，但對今后工作具有一定查考價值的一類文件，在電子文件歸檔時，應進行歸檔。比如，紙質文件歸檔強調結論性和總結性的材料而忽略過程性、具體性材料，但在電子文件歸檔時則可以同時歸檔，以記錄很多工作的發展情況。

（五）保管期限適度延長原則

由于電子文件的特性，決定了它所具有海量存貯、快速查找等優勢，方便了檔案的保管和利用。所以，在電子檔案的保管期限上較傳統載體檔案可以適當延長。在歸檔時，同一類內容的電子文件保管期限可以與傳統載體文件一致，也可以適當延長，但不能縮短。

（六）產生者歸檔原則

為避免檔案管理系統中包含大量同份文件，產生難以辨別最終稿本的問題，電子文件應以誰產生、誰歸檔為原則，且遵從立卷改革的有關要求，一般不對來文進行歸檔，但當來文辦理過程中產生了重要的承辦信息，應予以歸檔。

二、企業電子文件不歸檔范圍

電子文件較之傳統載體文件，內容更加廣泛，數量更多，由于電子文件與傳統載體文件在存放方面相比具有占用庫房環境小、保存空間拓展容易的優勢，使得在進行電子文件歸檔過程中極易產生“有文必檔”的現象，既不符合歸檔原則，也會造成極大的數據存儲壓力。因此，在制定歸檔范圍時，首先要確定企業電子文件不歸檔范圍，主要歸納以下五個方面：

1.上級機關或行政管理部門的電子文件中，普發性不需要本企業辦理的電子文件，任免、獎懲非本企業職工的電子文件，供工作參考的抄件等。

2.本企業電子文件中重份的文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性通知、信函、電話記錄，企業內部互相抄送的電子文件，本企業負責人兼任外單位職務形成的與本企業無關的電子文件，有關工作參考的電子文件。

3.同級行政管理部門或單位的電子文件中，不需要貫徹執行的電子文件，不需辦理的抄送電子文件。

4.下級單位的電子文件中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的電子文件。

5.傳統載體文件的數字化副本。

三、企業電子文件歸檔范圍

電子文件的形式多種多樣，其歸檔范圍要遠遠大于傳統載體的歸檔范圍。從電子檔案類別看，包括文檔、科檔、會檔與特種載體檔案；從電子文件類型看，包括文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數據庫文件等各種類型；從電子檔案來源看，包括傳統檔案數字化轉換、業務系統產生的電子文件與電子數據、企業管理與生產經營活動產生以獨立文檔形式的電子文件等。

企業電子文件歸檔范圍應包括企業各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據及以獨立文檔形式存在的具有保存價值的信息記錄，其來源包括來自辦公自動化OA系統、生產管理系統、企業門戶網站、財務系統、人力資源管理系統、工程管理系統等業務系統電子文件，以及各業務系統所形成電子文件的元數據、背景信息與生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。企業電子文件歸檔范圍按專業來源主要概括為以下幾方面：

1.經營管理綜合性電子文件：企業經營決策、廠務會議、廠長責任制等文件，行政事務、工商行政管理、企業編史修志、企業榮譽、外事活動、法律事務等電子文件。

2.黨群管理性電子文件：黨務工作、組織工作、宣傳（照片、視頻、音頻等）統戰工作。

3.共青團工作電子文件：共青團決策、規劃、會議及事務性等。

4.工會工作電子文件：工會事務性工作、會議，女工工作、文體活動、企業文化建設等。

5.監察、審計工作電子文件：紀檢與監察工作，企業審計與稽查工作。

6.人力資源與教育培訓電子文件：勞動、人事、工資與人力資源管理，教育與培訓工作。

7.賬務管理電子文件：賬務管理、會計憑證、會計賬簿、財務報告等。

8.計劃經營電子文件：生產經營計劃及統計、合同與招投標、企業管理、資產管理、知識產權管理等。

9.物資管理電子文件：物資計劃與分配、物資采購、倉庫管理、銷售合同等。

10.保衛人武電子文件：消防、交通、安保及生產安全檢查、調查與事故等。

11.生產技術電子文件：設備管理、大小修與技術改造、可靠性、九項監督、環境保護、三位一體貫標、事故處理等。

12.生產運行電子文件：運行技術標準、運行系統圖、運行日志等。

13.基建工程類電子文件：從工程立項到竣工驗收所產生的全過程檔案（按工程檔案管理規范執行）。

14.職工人事檔案電子文件：在崗職工、退休職工、離崗職工、死亡職工。

四、企業電子檔案保管期限

企業電子檔案的保管期限與傳統檔案一樣，分為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

凡是反映本企業主要職能活動和基本歷史面貌的，有長遠利用價值和保存價值的電子檔案，其保管期限為永久。永久保管的電子檔案主概括為以下幾種：

1.企業重大決策、重要會議、重大活動、重大法律事務性電子檔案。

2.企業機構設置、更名、轉資、印信、企業資質、企業志、企業省部級以上榮譽等電子檔案。

3.上級領導視察本企業的重要題詞、指示與影像電子檔案。

4.本企業關于重要問題的請示與上級部門的批復、報告、總結等電子檔案。

5.職工名冊、黨員名冊、團員名冊、工會會員名冊等電子檔案。

6.黨、政、工、團中層以上干部考察、任命電子檔案。

7.紀檢監察重大案件、審計稽查報告等電子檔案。

8.人力資源獎懲、考核、職稱評聘、勞動保護、安全衛生、保險、工資、醫療、住房公積金、勞資糾紛等電子檔案。

9.財務年報、稅務、資金、價格等電子檔案。

10.生產計劃、合同、企業標準、重要物資采購等電子檔案。

11.工程立項、設計、重要會議、中標的招投標文件、竣工圖、竣工報告等電子檔案。

12.重大安全事故、重大自然災害等電子檔案。

對于定期保管的電子檔案，凡是相當長時期內對本企業具有保存與利用價值的檔案，一般定為30年，比較典型的有：設備類及本企業形成的一般性質的電子檔案；另外，凡是短時期內具有保存與利用價值的電子檔案，保管期限則為10年。

［1］ 田雷.電子文件歸檔范圍與保管期限研究［J］.北京檔案，2012（9）.