信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應用研究

陳燕燕

（浙江省慈溪市婦幼保健院）

檔案管理是指對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，是一項特別煩瑣、復雜的工作，同時也是一項非常重要的工作。在醫(yī)院中，檔案管理與醫(yī)療活動、教學研究、科研開拓密切相關(guān)，可以說檔案管理的好壞能夠直接影響醫(yī)療護理、教學科研方面質(zhì)量。隨著社會經(jīng)濟水平的不斷提升和醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展，醫(yī)院信息化進程的持續(xù)加快，傳統(tǒng)的單一文檔管理方式早已適應不了現(xiàn)代化社會發(fā)展需求。而隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在醫(yī)院診療和管理當中日益普及，信息技術(shù)為高效的醫(yī)院管理帶來曙光，如何利用信息技術(shù)提升醫(yī)院檔案管理水平，成了當下醫(yī)院管理研究的重要方向。

一、應用信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案的優(yōu)勢

（一）信息技術(shù)強化病案管理

病歷是醫(yī)務(wù)人員對患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、轉(zhuǎn)歸，進行檢查、診斷、治療等醫(yī)療活動過程的記錄，也是對采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規(guī)定的格式和要求書寫的患者醫(yī)療健康檔案。病歷檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，不僅是病人病情變化及診療過程的原始資料，也是衡量醫(yī)院管理水平、醫(yī)療質(zhì)量的重要依據(jù)。過去的病歷檔案是紙質(zhì)的，現(xiàn)在的病歷檔案是數(shù)字的，過去的病歷檔案是單純、分散、封閉的，現(xiàn)在的病歷檔案是網(wǎng)絡(luò)化、相互聯(lián)系、開放的。具體的區(qū)別有以下三點：

1.電子病案主要存儲載體是光盤、磁盤、IC卡、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等，傳輸載體是網(wǎng)絡(luò)，電子檔案能夠記載醫(yī)院所有病案資料，醫(yī)生可以通過電腦和網(wǎng)絡(luò)隨時查詢和檢索病人的資料。

2.光盤全病案管理系統(tǒng)，不僅存儲容量大、圖文并茂，而且檢索方便、復制移動簡單，是信息技術(shù)光盤存儲技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中成功應用的典型代表。

3.多媒體電子病案記錄系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多種來源同時存取，醫(yī)生能夠在一臺電腦上查閱病人所有的病案記錄，大大提升了電子病案系統(tǒng)的服務(wù)能力，提升了管理系統(tǒng)的發(fā)展水平。

（二）檔案管理創(chuàng)新提高醫(yī)療科研水平

醫(yī)院科技檔案是醫(yī)療科技人員醫(yī)療技術(shù)研究的成果，醫(yī)療科學技術(shù)發(fā)展的結(jié)晶，也是醫(yī)院和社會的寶貴財富。醫(yī)療科技檔案管理是醫(yī)療科研技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)，也是推動醫(yī)療科技發(fā)展的動力。如何利用醫(yī)院科技檔案，對提升醫(yī)院的醫(yī)療水平具有重要的意義。醫(yī)院科技檔案詳細記錄著科研項目的立項申請書、合同書、開題報告、實驗記錄、經(jīng)費使用、結(jié)題報告，以及研究過程的全部資料，因此是科研成果鑒定、申報、推廣的陣地。傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)資料沉淀冗雜，查找麻煩。利用電子系統(tǒng)查找檔案，解決了傳統(tǒng)檔案查找費時費力的難題，而且能夠輕松比對發(fā)現(xiàn)重復或類似的研究，從而避免了重復研究，提高科研工作效率。

（三）人事檔案管理提升人才利用效率

人事檔案是醫(yī)院檔案管理的重要方面，干部人事檔案清楚記載了每個醫(yī)療人員的品行能力，是人事工作的依據(jù)。各崗位醫(yī)生護士的調(diào)配，人才資源的配置，都得直接依靠人事檔案，可以說人事檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到醫(yī)院的綜合水平。而信息技術(shù)的應用能夠科學高效地實現(xiàn)人事檔案的檢索和比對，實現(xiàn)人事檔案的全面精準管理，確保人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用方面的公平、公正、合理，從而為醫(yī)院綜合實力提升提供保障。

（四）設(shè)備檔案管理提升資源利用效益

大型現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院現(xiàn)代化的重要載體和表征，隨著診斷、治療設(shè)備的日益增多，設(shè)備采購成了一項不這么容易的工作，特別是在已經(jīng)有同類設(shè)備的情況下，采購哪類設(shè)備，采購哪種型號都成了需要很大數(shù)據(jù)量做依據(jù)支撐的難題。這個時候，電子檔案系統(tǒng)就能夠告訴你哪些設(shè)備到了維護期，哪些設(shè)備需要報廢，從而為采購者的決策提供可靠準確的信息。由于電腦強大的檢索功能，一改以往的手抄書傳統(tǒng)檔案的翻閱方式，大大節(jié)省了決策時間，提高了決策的準確性，從而為醫(yī)院贏得良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、信息技術(shù)管理醫(yī)院檔案存在的問題

（一）管理人員重視度不夠

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的推進，局域網(wǎng)、醫(yī)學影像傳輸、HIS系統(tǒng)紛紛建立起來，但是投資主要集中在醫(yī)療、財務(wù)等方面，檔案信息現(xiàn)代化管理方面卻還相對滯后，發(fā)展不平衡。部分醫(yī)院雖然也有檔案管理的軟硬件設(shè)施，但應用也只是停留在基本信息的錄入，水平較低，沒有發(fā)揮出信息技術(shù)管理檔案的實際作用。

（二）管理人員綜合素質(zhì)偏低

目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理都采用非專業(yè)人員或者兼職人員，缺乏高素質(zhì)專業(yè)人員，而且現(xiàn)有管理人員普遍年齡較大，缺乏相應的專業(yè)知識，存在再學習能力較差等問題，不能很好地適應現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需求，再加上進一步學習提升的空間狹窄，導致檔案管理工作停滯不前。

（三）檔案管理制度不完善

在醫(yī)療體系改革醫(yī)院迅猛發(fā)展過程中，由于以往管理制度的不完善，導致很多有價值的醫(yī)療科技成果未能及時保存進入檔案管理中。另外歸檔的科研、人事、病例檔案中仍舊存在不完整、缺失等情況，大大降低了檔案的系統(tǒng)性和可信度。

三、解決方法

（一）強化管理意識，提升信息技術(shù)應用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的重要財富，是醫(yī)療、科研的重要保障。檔案工作者必須高度重視，提高檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。同時還要從實際出發(fā)，將醫(yī)院檔案、電子病歷和醫(yī)院信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，利用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。

（二）提高人員素質(zhì)，提升信息技術(shù)水平

醫(yī)院要在管理中加強檔案管理知識培訓，特別是加強應用能力培訓，普及掃描、編目、索引、建立數(shù)據(jù)庫以及多媒體技術(shù)，提供文字、聲音、圖像一體化服務(wù)，提高管理人員使用信息技術(shù)的能力和水平。同時應需引進高素質(zhì)的專業(yè)信息技術(shù)檔案管理人員，采用有效的激勵和獎懲機制，保證管理人員以高度的責任心投入到檔案管理工作中來。

（三）完善管理制度，促進檔案管理規(guī)范

建立完善的檔案管理制度，從科學性、規(guī)范性、有效性規(guī)范檔案管理，對陳舊不能適應新環(huán)境的制度進行改革，制定完善的檔案管理規(guī)章辦法，明確檔案管理人員的職責、權(quán)限及責任，完善檔案收集、記載、整理、保存、管理、開發(fā)、調(diào)用、歸檔等各項制度等。

綜上所述，檔案信息資源管理的創(chuàng)新與利用已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化是當前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的前提基礎(chǔ)，也是提高醫(yī)院檔案管理工作水平的重要條件。因此，結(jié)合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展規(guī)律，將信息技術(shù)應用到醫(yī)院檔案管理工作中來，是大勢所趨。