城建檔案數字化管理的幾點思考

董志華

（玉環縣住房和城鄉建設規劃局）

城建檔案的數字化管理，就是城建檔案部門綜合運用現代化信息、網絡技術和手段，通過軟硬件平臺對數字檔案信息的收、存、管、用等進行管理的一種新的管理方式。目前城建檔案管理部門都在實施城建檔案數字化管理，下面筆者就這項工作談點粗淺想法。

一、開展城建檔案數字化管理的目的

檔案數字化管理是以現代管理科學為指導，應用計算機、網絡等技術和手段，變革傳統檔案管理模式，逐步實現檔案管理的系統化、精準化和智能化。相對于傳統檔案管理，檔案數字化管理可以優化檔案管理流程，提高管理效率；可以促進檔案信息共享，提高檢索利用效率；可以保護紙質檔案原件，促進電子檔案歸檔保存。

城建檔案的數字化管理，也是對已竣工的各類建筑工程、已發證的各種規劃審批所產生的資料及信息庫的進一步完善。隨著網絡、多媒體、GIS系統等新技術相繼引入到城建檔案管理中，可以以目錄數據為檢索入口，利用計算機技術把全文信息、圖像信息及其預覽功能集成于目錄數據中進行管理，從而實現檔案圖文信息的全文檢索，即可以不接觸檔案而查閱各種原始資料，并實現查詢速度快、保存期限長、內容全面完整，檔案利用不受時間和地點限制等目的。從內部業務建設看，數字化管理實現了信息共享，每個工作人員可直接從計算機終端調閱各類城建檔案資料；從外部社會服務看，數字化管理為社會各界提供全面、及時、有效、方便的服務，使檔案工作進一步貼近社會、貼近群眾。

二、檔案數字化管理的優勢和特點

相對于傳統紙質檔案而言，檔案數字化管理具有便于在線收集和整理、存儲信息量大、便于集成管理、安全保管和利用等優勢和特點。

（一）便于檔案信息的在線收集和管理

檔案數字化管理是利用物聯網、云計算等新技術，構建起智能化、多元化的管理機制和手段，以此來處理數字檔案信息并提供檔案信息服務的新型檔案管理模式?？山柚W絡和通過實時數據處理、掃描、攝錄等設備，把數據在線導入計算機，從而完成對檔案信息的在線收集和管理。

（二）便于海量檔案數據的集成管理

可以將不同地點的數字檔案信息依據內容整理，集中形成專題檔案，實現海量檔案信息的集成化管理。同時，與傳統載體檔案相比，數字檔案信息的存儲密度更高，可以用較小的空間實現海量檔案信息的存儲。但這也對數字檔案信息的安全保障工作提出了更高的要求，一旦信息管理不當，造成的損失將更加嚴重。

（三）檔案管理和利用的高效性

通過數字檔案管理平臺，可實現各類數字檔案信息的在線收集和歸檔。通過將不同載體檔案統一轉換成數字檔案，可以擺脫不同載體檔案在利用方式上的束縛，降低了檔案復制、信息有效重組所需要的時間和成本。對于使用者來說，現場通過網絡直接接收所需要的檔案資料，無需到檔案室查閱，真正實現了檔案的高效及時利用。

（四）檔案異質保管的安全性

通過開展檔案實體的數字化和已數字化檔案實體的封存保管，可以保護檔案原件，實現庫藏檔案的異質保存和數字多套備份，確保檔案信息的安全性。

同時，由于數字檔案信息的軟硬件依賴性、易修改性和載體脆弱性等特點，也給檔案數字化管理帶來了一些新的挑戰。

三、城建檔案數字化管理中面臨的主要問題及對策措施

在城建檔案數字化管理中，還普遍存在不少問題，主要表現在：對檔案數字化管理重要性認識不到位，檔案人員素質跟不上要求，檔案信息安全管理問題突出，檔案信息化存在傳統路徑依賴，存在重復勞動、效率低下的現象。要解決好以上這些問題，應從以下幾個方面著力：

（一）提高對檔案數字化管理重要性的認識

檔案數字化建設需要大量投入，需要人力、財力等保障。若單位領導對檔案數字化管理的重要性認識不足，往往會出現建設經費投入不足，設備配置不到位，力量配備不夠等情況，這將直接影響檔案數字化管理工作開展，影響檔案數字化建設的質量和進度。這就需要加強檔案宣傳工作，提高各部門負責人和廣大干部職工的檔案意識；通過進一步做好檔案數字化利用服務，為大家提供便捷的檔案利用服務，促進大家對檔案數字化建設的重視。

（二）要加強檔案管理人員培訓，提高人員素質和水平

城建檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于城建檔案人員素質的提高。檔案管理方式從保管型向服務型轉變、從傳統管理方式向數字化、網絡化管理轉變，需要建設一支相對穩定、精通城建檔案管理且熟悉計算機操作技術和網絡知識的專業隊伍。這也是實現城建檔案管理現代化的關鍵。為此，一方面，要保持檔案人員隊伍的相對穩定，檔案人員的頻繁更換，會直接影響檔案業務工作開展。同時，檔案人員應盡量專職，兼職往往會導致工作懈怠、精力不足等問題。另一方面，改善檔案人員的知識結構，通過加強培訓，提高檔案人員的計算機、網絡技術等專業知識水平及應用能力。

（三）確保檔案信息安全，做好檔案信息安全防范工作

城建檔案具有較強的專業性和內容敏感性，數字化建設過程中必須高度重視檔案信息安全問題，確保萬無一失。一是要研究完善數字檔案安全管理策略。城建檔案數字化管理系統是一個復雜的系統工程，采取數據在線管理和集中存儲的方式，存在對軟硬件的依賴性、信息的易更改性等風險，必須從確保數字檔案的信息安全和長久保存的角度，研究提出數字檔案安全管理的策略和路徑。二是要建立完善覆蓋全面、制度健全、手段先進、保障有力的數字檔案安全工作機制。嚴格執行檔案安全保密制度，加強對涉密信息系統、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理。確保利用過程中的信息安全，建立流程化、標準化的管理過程并通過制定規章制度保證嚴格地按照管理流程來執行，是保證電子檔案系統安全運行的基礎。必須對電子檔案系統中的不同層級人員制定相應的管理權限，并且在工作中嚴格落實，定期檢查，才能實現電子檔案系統的安全運行。也可以根據不同人員的工作內容，建立不同的用戶角色，分配不同的權限級別。例如，經理級別的用戶負責整個系統運營，權限設定為各種報表數據的瀏覽；對于一般業務員用戶，則為其配置錄入、修改、有限的檢索功能；而普通檢索用戶，則僅需要為其配置瀏覽權限。此外，還需要建立完善的識別機制將用戶正確地分配到相應的權限級別中，還可以通過生物認證、雙因素認證等新技術來提高認證的安全性。三是要確保軟硬件系統的安全性，保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞。如通過設置防火墻、在終端上安裝防病毒軟件等安全防護軟件。四是要高度重視檔案數據備份工作。對電子檔案要定期進行異地備份，備份載體也應多樣化，應做好在線增量備份、定時完成備份及異地容災體系，防止數據信息損失，確保在突發情況下檔案信息的絕對安全。

（四）改進管理服務模式，完善數字化檔案形成、接收、更新和利用機制

首先，要做好數字檔案形成、轉換和接收工作。主要通過兩種途徑：一是開展紙質檔案的數字化。紙質檔案的數字化成果包括電子目錄和全文，電子目錄的制作包括人工錄入和計算機導入兩種方式；全文也有人工錄入內容信息和計算機掃描轉換兩種方式。制作全文的第一種方式占據存儲空間小，但對于追求最大程度真實性的城建檔案來說無疑是致命的弱點，若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大，核對困難，投入大，收效慢，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。而第二種方式實現容易，可以大大縮短加工時間，提高檔案信息的時效性、真實性，差錯率也相對較低，即使有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發現。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件的本來面目，可以使利用者在看到文字內容的同時，也能看到紙質檔案的其他一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的利用價值。唯一的缺點是占據空間比較大，但目前計算機海量存儲技術發展很快，這個問題還是可以解決的。二是開展電子檔案的在線接收。目前，大多數城建檔案館是先接收紙質檔案，然后再進行數字化掃描。這樣，不僅浪費了大量的人力、物力，對城建檔案館的資金保障也造成很大壓力。更好的方式是在接收紙質檔案的同時，通過平臺同步在線接收電子檔案。但由于當前缺乏統一標準規范要求，各地、各參建單位和城建檔案館使用的平臺軟件各不相同，導致城建電子檔案接收中還是存在數據不規范和重復勞動現象。為此，要對電子文件的形成和歸檔接收平臺進行統一開發和部署，各個項目單位部署統一的軟件，使工程各參建方可以在同一個工程數據庫管理平臺上，各負其責，制作生成統一的文件材料表格樣式。這樣，城建檔案管理部門也能及時獲取在建項目工程管理信息，便于及時發現問題予以糾正，確保檔案的真實可靠性，并大大節約了城建檔案部門的人力、物力、財力。

其次，是要加強數字檔案信息的及時更新和利用。城建資料是城市建設的基礎，每宗規劃審批和每個工程項目完成后，都要立卷歸檔。在城建檔案管理中應及時進行城建檔案資料的整理更新，保證檔案資料的及時性、有效性，使各類審批類和建筑類檔案因規劃的變化和結構內容的改變而隨之變化，保證城建檔案資料與歷史數據庫資料的一致性。此外，采用數字化管理并不意味著實物檔案的消失，只是通過計算機、網絡等手段，由以前的手工查閱向微機化操作過渡，實現電子檔案的高效管理、快速查詢、信息整合和共享利用。因此，數字化檔案在利用過程中，要杜絕篡改和泄密的發生，嚴格執行保密措施。及時對檔案信息平臺進行維護和更新，對網絡服務器、防火墻、路由器、交換機、存儲器等設施設備進行更新換代，保障檔案信息的安全與利用。在保障檔案安全的前提下，可以開放檔案查閱系統，把已經開放的檔案通過數字化平臺可以讓用戶查到所需要的檔案信息，實現檔案資源共享。

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