企業數字檔案室建設的實踐與探索

胡美維

（浙江中國科技五金城集團有限公司）

數字檔案室是充分應用計算機技術、圖像處理技術、數據庫技術、網絡技術等多種先進技術的新型檔案室，是企業辦公自動化的重要組成部分，也是企業信息化建設的重要內容。建設數字檔案室，已經成為企業檔案以服務轉型來適應企業發展方式轉變的重要途徑。

一、企業數字檔案室建設的目標

（一）實施網上查檔工程，提供“查檔到桌面”的服務

企業實施檔案數字化、建設數字檔案室后，通過檔案數據的集中管理，檔案管理人員可直接在個人計算機上查閱、打印檔案數據；有局域網的單位還可將開放的檔案數據通過網絡發布，使單位人員可以在個人計算機上在線查閱檔案和資料，提供“查檔到桌面”的服務。

（二）實現數字檔案資源的在線接收和集成管理

通過建設數字檔案室，通過與單位辦公系統和各業務系統歸檔功能的無縫銜接，就能夠實現本單位各類數字檔案資源的在線接收和集成管理，真正建成集成了企業各類有價值數字資源的檔案“數據倉庫”；同時，通過與數字檔案館的無縫對接，能夠及時通過政務網向檔案館移交和備份檔案數據，確保檔案數據安全。

二、企業數字檔案室建設的主要任務

（一）建設覆蓋室藏所有檔案的目錄數據庫

檔案目錄數據庫是檔案利用、檢索的基礎，企業檔案室在進行目錄數據庫建設過程中，要結合檔案管理系統要求，設計統一、規范的目錄錄入標準，建立包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、特殊載體檔案和專業（業務）檔案等在內的完整檔案目錄數據庫。同時為方便檢索，可根據企業實際情況和利用頻率對檔案目錄數據進行篩選導出和加工處理，分門別類地建立各種專題數據庫，例如人事任免、職稱評定、榮譽獎牌專題目錄數據庫等，提高檔案利用效率。

（二）建立室藏重要檔案的數字化掃描和轉換

檔案數字化掃描和轉換主要針對室藏永久、長期檔案，常用、珍貴檔案和有長遠利用價值的檔案進行數字化，包括紙質檔案、照片檔案、多媒體檔案等。在建立檔案全文數據庫時，不僅僅是局限于文書檔案，還包括業務檔案、有關編研成果等。

（三）加強企業各類電子文件的接收和歸檔

此外，隨著企業生產業務系統和辦公自動化的廣泛應用，企業產生了大量的電子文件，電子文件成為企業數字檔案資源的重要來源。一是對于OA系統中電子文件的歸檔，一般通過開發檔案管理系統與OA系統的數據接口，進行每年定期導出到檔案服務器上，并導入檔案管理系統進行年度歸檔。二是對于生產業務系統中的電子文件，一般通過開發專門的數據導出接口，結合業務數據的特點進行歸檔或備份。三是對于其他賬外電子文件或數字資源，如上級或其他單位發來的未在OA系統上運行的文件，一般在年度歸檔時一并歸檔。對于重要電子文件，目前一般采取紙質、電子雙套歸檔的方式。

三、企業數字檔案室建設中存在的主要問題

（一）企業對檔案信息化不夠重視，資金投入不足

檔案數字化需要以巨額資金投入為基礎，如果沒有資金作為啟動檔案數字化的前提條件，一切都無從談起。而且數字檔案室建設不是一次性投入就可以一勞永逸的，在它們的維護運轉過程中所需要的費用絕不亞于將其數字化的費用，這就使得檔案數字化看起來像個無底洞。而另一方面，檔案數字化后能否提高利用率還是個未知數，這樣必然會產生投入與產出之間的矛盾，也就造成許多檔案室在建立了自己的網站后，沒有足夠的資金進行檔案數字化，使數字檔案室成為一個空殼，毫無現實意義。

（二）管理機制不健全，電子文件接收與歸檔管理的工作意識不強

相對于紙質文件，電子文件接收與歸檔強調采取更加嚴格的管理措施和技術手段，要求徹底轉變檔案管理的工作思路與方法。然而，多數文檔管理部門及相關業務人員沒有充分意識到電子文件給檔案管理帶來的沖擊，對電子文件接收歸檔的認識存在一定的模糊和偏差。開展數字檔案室建設的主觀意識不強，技術不過硬，標準執行不嚴格，且內部組織及管理方式無法適應新的業務流程。這些因素都導致了數字檔案室建設發展速度緩慢。

（三）檔案數據質量有待提高，信息安全存在隱患

檔案全文與目錄數據的掛接正確性不夠是當前數字檔案室建設中比較普遍的問題，主要原因是在檔案數字化實施工作中，由于檔案數字化工作量大，工作人員的責任心參差不齊，再加上質檢程序和監理工作不到位，直接導致數據掛接的差錯率普遍較高，這將直接影響檔案數據的今后利用。這就要求我們必須在掃描階段嚴格把關，確保數據掛接質量。

同時，信息安全問題也是當前數字檔案室建設需要關注的，否則一旦出現問題，將可能造成企業無法彌補的重大損失。因此，在檔案管理軟件的設計中不僅要有密級限制、利用者身份認證以及利用權限的限制，而且在檔案數字化實施階段也要做好安全管理工作，嚴格執行安全管理工作程序，確保檔案信息的絕對安全。

（四）企業檔案人員的隊伍結構、知識結構跟不上要求

數字檔案室的建設包括硬件和軟件兩個部分，無論是硬件維護還是軟件操作，都離不開具備較高計算機技術水平的從業人員。但是，目前我國企業檔案從業人員普遍存在年齡偏大和知識結構老化現象，只有很少人員是計算機專業出身，面對今后數字檔案室所必需的日常軟硬件使用、維護和數據管理工作，顯得力不從心。以目前企業檔案人員的年齡結構和知識結構，遠遠不能適應未來建設數字檔案室的要求，急需培養一批高素質、專業化的檔案信息化從業人員。

在教學實踐中，在條件允許的情況下，教師就可以帶領學生走出教室，讓學生走進大自然中，在大自然中感受各種各樣的節奏，促使學生進一步的感知到大自然所獨有的節奏美感，使其靜靜的品味律動，使其的節奏感大大提升。這樣的教學方法更加有趣、生動，與小學生現階段的學習特點相符合，使培養目標得到真正的落實。

四、推進企業數字檔案室建設的對策和措施

（一）積極爭取企業領導重視和支持，為企業數字檔案室建設提供有力保障

數字檔案室建設是一項系統工程，涉及資金投入、設備配備、人員組織、部門協調等方方面面的工作，僅靠檔案部門是無法完成的。只有取得領導的理解和支持，才能將檔案信息化納入到企業信息化建設中，才能推動檔案工作的發展。

（二）完善檔案信息化相關制度，夯實企業數字檔案室建設基礎

數字檔案室建設不僅要求檔案基礎管理制度健全，還要建立和健全數字檔案室建設所需的各種規范，例如，在啟動數字化工作時，制定《檔案數字化建設方案》，對數字檔案室建設的技術標準、信息安全等進行規定;針對檔案掃描，編制《EXCEL表格導入檔案系統規則》《科技檔案目錄錄入規則》；針對網上利用，制定《檔案查詢系統使用說明》《網上利用檔案權限設置流程》《網上利用檔案流程》《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規范，實現電子檔案的全過程管理。

（三）加強檔案數字化過程管理和質量控制，做好數據備份工作

數字化工作具體過程分為鑒定、整理、掃描、圖像處理、質量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環節；明確各個環節的責任人，例如出入庫登記、掃描完后檢查完整性等等；規范掃描格式、質量要求，按照《紙質檔案數字化技術規范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲等規范。結合檔案系統管理軟件的特點，制定目錄、原文掛接規則，建立檔案目錄、全文數據庫。

數據庫建設的結構和格式必須執行統一規范，全文數據庫建設按國家規定的全文文件格式（tif、jpg、doc、txt），使檔案館在接收后的數據實現可讀、可供檢索、可導入本館數據庫。

掃描文件數據與目錄數據掛接要加強核對。文件掃描后的數據要與目錄數據進行掛接，才能真正建立全文數據庫，進行利用。掛接有專門的軟件可以應用，速度相當快。但在實際操作中差錯較大，不僅影響了利用，而且找錯修改相當困難。因此，采取人工掛接方式，對照文件目錄逐條逐頁進行，在掛接時不僅確保目錄與掃描文件的正確對應，而且對著錄的文件目錄同時進行校對，發現錯誤及時修正，避免利用中出現文不對題的情況。

數字檔案要做好備份。檔案室對已經建立好的目錄數據和全文數據，不能單獨保存在計算機中，應建立科學安全的保管存儲體系，及時做好備份。備份的方式可以另外保存在服務器或比較安全的計算機中，并再刻錄成光盤等耐久性載體進行雙份保存。

（四）穩定檔案隊伍，提高檔案工作者綜合素質和信息化管理水平

與傳統檔案管理工作中檔案人員無須過問歸檔前文件的形成過程不同，管理電子檔案要求檔案人員必須了解電子文件形成過程中使用的相應技術和設備。在電子文件設計形成階段，檔案人員就應了解具有長期保存價值的電子文件產生的背景、設計思想、數據格式、相應計算機軟硬件技術等，同時參與制定一系列的標準規范。

現有的企業檔案人員結構和素質還遠不能適應數字檔案室的工作要求，而人的素質問題不是一朝一夕能夠解決的，必須早做安排，做好現有人員的知識更新和培訓工作。要把計算機操作和有關軟件使用作為檔案人員基本的技能和要求，納入到上崗培訓中去，納入職稱評聘中去，納入到繼續教育中去，選派業務骨干參加上級舉辦的有關電子檔案管理的業務培訓，提高整支隊伍素質，保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展。

［1］ 梁紹紅.如何建設基層數字檔案室建設［J］.浙江檔案，2009（6）.

［2］ 羅亞琦.民營企業建設數字檔案室勢在必行［J］.浙江檔案，2011（8）.

［3］ 唐玲.數字檔案室建設［J］.經營管理者，2012（9）.