淺論房地產上市公司檔案服務創新工作
——以杭州濱江房產集團股份有限公司為例

宣 莉

（杭州濱江房產集團股份有限公司）

房地產企業檔案的工作很重要而關鍵的一個環節就是檔案管理的創新和服務。所謂的檔案服務，從狹義的來講，主要指企業檔案管理部門以室藏檔案為基礎，以滿足利用者的需要為目的，通過一定的方式和各種途徑主動為利用者提供服務。檔案工作創新是指檔案職能部門適應信息化發展變化，適應外部環境需要，形成新的結構、流程等服務方式。創新與服務模式是有別于以往傳統的管理經驗，但是以傳統檔案管理為基礎。現階段，檔案部門以及檔案工作者應該具有前瞻性，改變傳統的工作方法，不斷探索、創新服務方式。

一、檔案服務創新是房地產企業發展的必然要求

創新是企業利用檔案信息的需求。隨著房地產市場競爭的日趨激烈，企業對信息的需求量也愈來愈大，檔案開發利用工作的重要性日益凸顯。為使房地產檔案更好地為經濟建設等服務，為社會提供全面的綜合服務，就需要在各方面進行創新。企業要想有長足的發展，檔案服務創新是新的引擎，只有創新才能更好地提高管理水平，增強競爭實力，擴大生產規模，取得良好的社會效益。

杭州濱江房產集團股份有限公司成立于1992年，是一家多年來立足杭州，深耕浙江的本土房地產企業。具有建設部一級開發資質，全國民營企業500強，中國房地產企業50強，長三角房地產領軍企業。2008年5月29日在深圳證交所成功上市，成為該年度唯一一家國內A股IPO上市的房地產企業。2016年位列中國房地產百強榜第28位，其中盈利性指標位列全國top 10。近年來吹響了進軍一線城市的號角，并進軍美國，布局海外。在產業發展戰略方面，以房地產開發為主體，服務業和金融業并重。

公司在創建之初就著手檔案的記錄和積累工作。明確檔案分管領導，建立公司綜合檔案室，實行檔案集中統一管理，歸口公司辦公室管理，建立健全各項檔案管理規章制度，配備了專職檔案管理人員和必要的庫房等設備。到目前積累了二十五年的室藏檔案，成立了數個企業文化館。

二、房地產檔案工作創新舉措

（一）在弘揚企業文化、企業文化建設方面的創新

企業檔案是一個企業發展的記錄，記錄了企業的成長和發展歷程，為企業文化建設提供了寶貴的材料。因為蘊藏于企業檔案中的信息是企業文化建設的源泉和動力。房地產企業正趕上了改革的深化階段，大力發展經濟建設的大好時期，企業的檔案見證了企業的發展，為企業的文化建設提供了保障。

1.集團宣傳方面的創新。今年正是公司成立25周年。為紀念這一里程碑，公司綜合檔案室提供了大量一手原始檔案材料制作成周年慶特刊，主動提供各項服務，參與媒體的合作宣傳，這些舉措不僅提高了企業自身的企業文化，而且提高了企業的知名度，并增強了廣大員工的向心力。廣大業主也會定期收到公司的各種刊物，了解企業的發展情況。公司向社會各界傳播了企業文化，提高了在市場競爭中的地位。

2.員工成長方面的創新。企業文化建設的檔案信息會對每年的新員工培訓主動提供服務，讓他們了解企業的發展歷史，參觀企業文化館，各種陳列更直觀地教育了新人，激發了員工的自豪感和主人翁精神。冰凍三尺非一日之寒，企業文化的積淀，檔案的積累幫助員工更好地了解企業，融入團隊。

3.教育培訓方面發揮的作用。隨著企業的不斷發展，合作項目、代建項目增多。檔案兼職人員人數擴大，形成網絡小組，平時加強學習交流，定期參加行業檔案業務培訓，提高管理水平。

（二）檔案歸檔開發利用上的創新

房產檔案主要產生于規劃、勘察、設計、建設、管理和施工單位，它積累形成的質量將直接影響城市經濟建設對檔案的有效利用，而且還是解決建設糾紛的重要依據。房產檔案工作的重要性越來越被全社會所認識和重視，檔案的作用越來越凸顯。

1.在收集檔案形成方面的創新。隨著建設水平的快速提高和發展，新的施工工藝不斷呈現和政策法規的更新出臺，對檔案工作人員提出了更高的要求。想要充分滿足社會各界對房地產檔案的需求，不僅要拓寬檔案收集渠道，擴充信息儲備量，更要提高檔案質量。公司在交付的樓盤項目上對竣工檔案質量從聲像資料到技術資料實行全程跟蹤，責任到人。而且積極推廣“提前介入”的服務模式，集團檔案室指導和協助項目工程的檔案管理，解決在資料收集、整理、歸檔過程中存在的問題，爭取做到及時發現，及時解決，使工程檔案收集整理工作和工程建設的進度同步進行，這樣不僅能更好保證資料在形成過程中的質量，而且也配合了整個工程的竣工交付進度，確保了商品房的交付時間。

2.服務物業方面的創新。因為物業公司是集團公司下屬的單位，也是房產商亮給社會的一張金名片，因此我們有一套竣工檔案直接交物業公司保管使用，并且集團總部派專業檔案人員上門輔導培訓，建立一系列檔案保管利用規章制度，提高了使用率，更主動地接近用戶，以用戶為中心。業主在使用過程中收到了良好的效果。

3.為領導、工程技術人員等開發利用者提供創新服務。近年來，公司開發的房產得到市場的充分認可，不僅讓本土的“濱粉”對戶型和裝修的滿意度大幅提高，更是在上海等地確定了優勢，這得益于公司在檔案管理上的綜合利用。將用戶的反饋意見和調研成果收集歸檔，工程技術人員借閱查檔頻繁，不斷完善戶型結構和細節管理，供領導和管理層決策形成濱江特色的開發模式，使產品獲得市場的高度認可。提供完善的檔案資料更是獲得合作單位的認可，合作、代建市場得到快速發展，成為公司利潤新的增長點。

（三）服務手段上的創新

積極改變被動、手工式的檔案利用方式，采用更為主動、現代化的技術手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解放出來，更加有效地利用檔案信息資源。檔案的數字化建設是21世紀檔案業務建設的重點，公司通過將室藏紙質檔案全面電子化，形成圖片和影像電子文檔，分類建檔管理并全面實現電子檢索。

隨著公司局域網的建立，檔案工作者積極組織上傳數據和信息，利用公司辦公自動化平臺，將數字化的檔案植入日常辦公平臺，實現信息的網上檢索、授權和共享。設立不同權限，方便不同用戶對檔案的利用，調動各方力量協助做好公開的歸檔前文件以及檔案的數字化工作，成為電子文件流轉中心，方便利用。使異地項目更能及時有效地共享檔案資源，提高辦事效率。

同時，加強檔案信息安全工作，得到網絡技術人員的大力支持，定期做好更新和維護。數字化檔案室的工作任重而道遠，公司剛剛處于起步狀態，需要在實踐中不斷地學習，加強同行間的交流，不斷提高檔案管理的信息化水平，實現服務手段上的創新。

三、結束語

總之，檔案服務工作的創新是未來檔案利用的必然趨勢，創新是時代的主題，我們必須清楚地意識到，如何開發利用好房地產的檔案信息資源，充分發揮好房地產檔案在經濟建設中的作用，面向大眾，服務社會，是我們檔案工作者義不容辭的責任。檔案服務工作的創新是一個艱苦探索的過程，也是一個不斷實踐的過程。努力探索，創新服務，不斷提高專業知識水平，帶動檔案工作信息化建設，為企業的長足發展服務。