讓公文會簽業務高效、合理

鄧瓊蘭

在公文流轉過程中，經常會碰到“會簽”流程。那么，“會簽”到底是什么意思？很多公文管理工作者都會發出這樣的疑問。通俗意義上理解，“會簽”是指在撰擬公文的過程中，主辦單位主動與有關單位協商并核簽的一種辦文程序。一般來說，當公文的內容涉及本單位的多個部門或與其他單位有關時，需要進行會簽。

每個企業對公文會簽都有著自身的理解，但公文會簽普遍有以下獨特的業務特點：

首先，公文會簽具有嚴肅性。一般來說，只有公文在具有全面性或涉及重大事項時才需要在行文時發起會簽，并由會簽方正式出具意見后，呈報給高層領導進行文件的簽發。由于公文會簽的嚴肅性，因此要求公文在會簽時具備一定的防偽性。

其次，公文會簽流程具有跨部門協作性。公文會簽的過程是一個征求多部門意見的過程，必然需要多部門之間的協作。因此如何提高會簽的效率問題是一個亟待解決的問題。

再次，公文會簽具有意見明確性。參與會簽的各方必須出具詳盡意見，不能存在意見不明或態度模糊的地方。否則，會簽發起方要與會簽方進行積極的溝通，消除歧義。

最后，公文會簽具有時效性。參與會簽的各方需要在一定時限內對待簽文件進行審核、修改。

自OA系統中出現公文管理模塊以來，會簽管理功能就成為了“繞不開、逃不了”的核心功能點之一。慧點科技在協同辦公領域深耕18年，對集團型企業的公文管理業務有獨到、深刻的理解。針對不同企業會簽管理的模式不同，慧點科技設計、開發了人員會簽和部門會簽兩種會簽模式。

人員會簽是指會簽發起人直接向相關的具體人員發起會簽，會簽參與人直接出具會簽意見反饋給會簽發起人。人員會簽的過程一般比較簡單，具有直接、高效的特點。一般來說，人員會簽適用于一下幾類企業：集權型的企業、規模比較小的企業、組織架構單一的企業和管理扁平化的企業。

部門會簽，是指會簽發起人向各個部門發起會簽，通常要先在部門內部走會簽子流程以收集意見，再由部門制定的會簽意見反饋人整理、匯總部門內部的意見，集中反饋給會簽發起人。部門會簽的周期一般比較長。

一般來說，部門會簽適用于以下幾類企業：分權型企業、大型集團型企業和組織層級復雜的企業。

為了滿足不同會簽模式的業務需求，慧點科技在OA產品中增加了溝通、加簽、減簽、決策性意見和會簽反饋等特色功能。

溝通功能

在會簽過程中，參與會簽的人可以通過溝通功能征求各方意見。根據不同的管理要求，會簽發起人可以向一人或多人發起溝通，被溝通者將收到會簽文件且必須出具意見；如果被溝通者遲遲不予答復，系統提供終止溝通的功能。

加簽/減簽功能

發起會簽后，業務上可能會存在要增加或減少會簽參與人或參與部門的情況。慧點科技OA產品的加簽/減簽功能，方便會簽發起人隨時根據需要新發起會簽或者終止會簽過程。

決策性意見

由于會簽具有意見明確性特點，因此參與會簽的人不能出具模糊的意見。慧點科技在會簽過程中增加了決策性意見的功能，會簽參與人必須出具“同意”或“不同意”的意見，否則文件不能流轉，從操作層面杜絕模糊性意見的出現。

會簽反饋功能

為了滿足部門會簽的需求，慧點科技設計、開發了會簽反饋功能。各個部門之間進行會簽的過程互不可見，只有通過會簽反饋功能反饋的意見才能被會簽發起部門和其他參與會簽的部門所見，既實現了部門內部意見的可追溯性，又滿足了部門間意見保密的需求。