對HIS中藥品采購模塊功能的改進及一鍵采購模式的擬建立

陳淑茜，何 訓，呂世文（金華市中心醫院藥劑科，浙江金華 321000）

對HIS中藥品采購模塊功能的改進及一鍵采購模式的擬建立

陳淑茜＊，何 訓，呂世文（金華市中心醫院藥劑科，浙江金華 321000）

目的：提高醫院藥房制訂藥品計劃采購量的合理性和科學性。方法：分析現有醫院信息系統（HIS）中采購藥品模塊功能的不足，采用增量系數法、ABC分析法、VEN分析法改進計劃庫存量的計算公式，再通過在系統中設置高儲值、低儲值以及各級包裝量來限制和調整計劃庫存量；在系統中擬建立一鍵采購功能，并以5種典型藥品進行模擬采購的操作實踐。結果：在原有計劃庫存量的計算公式上新增代表變化趨勢的參數、增量系數k1和計劃庫存系數k2；建立了只需輸入某類藥的計劃周期天數N1和購藥安全期N2，即可得出該類藥品計劃庫存量的一鍵采購模式。經模擬操作實踐，與改進前比較，改進后計劃采購的藥品占用資金及空間減少，采購量可根據藥品包裝自動取整。結論：對HIS中藥品采購模塊功能的改進及一鍵采購模式的擬建立使制訂的藥品計劃采購量更加合理、科學、準確，既能保障藥品的及時供應，又避免藥品積壓，并能有效降低人力、物力和資金成本。

醫院信息系統；藥品；計劃庫存量；增量系數法；ABC分析法；VEN分析法；一鍵采購

隨著醫療制度的不斷改革，醫院規模的不斷擴大，現今的大部分綜合性醫院使用的化學藥品種往往都在千種以上，如此多的藥品不可能每次都能一次性采購完全。對藥庫管理人員及采購員來說，多長時間采購一次，每次采購多少個品種，每個品種采購多少數量，均是一項復雜且煩瑣的任務。若無完善規范的采購流程，一方面可能會造成某些不需要采購的藥品采購過多，不但降低庫存周轉率，而且致藥品積壓或失效；另一方面可能造成藥品采購不及時，影響臨床供應，甚至直接影響到患者的治療效果[1]。筆者試圖通過改進醫院信息系統（HIS）原有藥品采購模塊中計劃采購量的計算公式，完善采購流程，提高采購計劃的工作效率和準確性。

1 現有HIS中藥品采購模塊設計方面存在的問題

1.1 現有計劃庫存量計算公式不合理

我院目前采用的計劃庫存量計算公式是V＝T×N/D（V：計劃庫存量，即計劃保有藥品的庫存數量；T：過去D天消耗的數量，均以最小單包裝計；N：計劃周期的天數；D：采樣周期的天數，現為14 d）。采用此公式計算時，筆者發現取樣周期短，不能有效體現近段時間藥品的使用情況，易過濾掉某些該領用的藥品，尤其是使用頻率低、波動大的藥品，從而影響臨床科室的治療用藥。而且對于各種藥品，由于設定其計劃周期天數是相同的，沒有根據藥品的價格高低、用量大小、重要程度來分類管理，容易造成庫存積壓、資金占用大甚至藥品過期的現象[2]。

1.2 HIS中未設置藥品庫存的高儲值和低儲值

此處的高儲值和低儲值是指某藥品的最高庫存數量和最低庫存數量。若在系統中未設置此值，會影響藥品的供應和庫存計劃的判斷與制訂。比如對搶救藥品若沒有設置低儲值，只靠人工定期觀察補貨，容易出現遺漏；而對包裝體積大的藥品若沒有設置高儲值又容易導致占用太多空間。

1.3 HIS中未設置藥品的各級包裝量

現有程序不能自動計算出最接近的、方便購入和發放的整包裝量。比如亞甲藍注射液的小包裝是每盒5支，中包裝是每盒50支，若計劃采購數量是34支，目前在系統中自動計劃采購時的數量顯示34支，但一般為了便于整包裝發放，需人工在系統中修改數量為50支。

1.4 對于計劃采購量較小的藥品未設置篩除功能

使用現有程序時，每次計劃采購工作都需要通過人工篩除系統自動計劃采購但實際不需要計劃采購的藥品，增加了工作量和計劃時間。比如地特胰島素注射液現有庫存量為39支，而計劃庫存量設定為45支，系統會自動顯示計劃采購6支，但基于經驗，現有庫存量已足夠，故暫時不需要采購，為了減少單次采購藥品種數，該藥的此次計劃采購單需由人工篩除。

2 對現有計劃庫存量計算公式的改進

2.1 通過增量系數法消除波動誤差

針對原有計算公式取樣周期短，又不能有效體現近期藥品消耗的變化趨勢這一缺點，現以取樣前2個采樣周期的消耗量T1、T2作為參考，將計劃庫存量計算公式改為V＝[（T1－T2）k1+T1]N/D（T1：前第1個采樣周期中的消耗量；T2：前第2個采樣周期中的消耗量；k1：可調整的增量系數，值越大越敏感，需通過多次試驗取得最合適的值）。采樣周期示意圖見圖1。

圖1 采樣周期示意圖Fig 1 Schematic diagram of sampling period

此算法引入了前2個采樣周期藥品消耗量的變化值（T1－T2），該值可以反映近期藥品消耗的變化趨勢：若T1－T2＞0，則表示消耗量在增加；若T1－T2=0，則表示消耗量沒有變化；若T1－T2＜0，則表示消耗量在減少。以（T1－T2）k1值來調整T1，取代原公式中單一的T值，以此制訂的V值會根據前段時間消耗量的變化趨勢而相應調整，即對臨床需求量進行預估[3]。故與原有的計算公式相比，新公式體現了藥品需求的波動，也從一定程度上消除了波動誤差。

2.2 借助ABC分析法和VEN分析法確定各類藥品的計劃庫存系數

原有采購程序中，設定的各藥品的N值是相同的，未根據藥品的價格高低、用量大小、重要程度來分類管理。故針對此缺點引入ABC分析法和VEN分析法，以實現對不同藥品的差異性采購計劃制訂。

藥品ABC分類法的依據是庫存中各藥品每年消耗金額（某品種的年消耗量×單價）占所有藥品年消耗總金額的比值，即年消耗金額百分比。此法可用于分析1年或更短時間內的藥品消耗量，幫助分析醫院資金是否得到了最有效的利用[4]。

ABC分析法無統一的標準，一般遵循以下規律：將品種百分數（某類藥品品種數占總的藥品品種數的百分數）為5%～15%、而年消耗金額百分數為60%～80%左右的前幾個藥品，確定為A類；將品種百分數為15%～25%、而年消耗金額百分數也為15%～25%的藥品，確定為B類；其余為C類，該類情況正與A類相反，其品種百分數為60%～80%，而年消耗金額百分數僅為5%～15%。根據ABC分析法的原則，少數的A類藥品占據了費用支出的絕大部分，對這類藥品應加快資金周轉、減小每次采購量、縮短計劃周期。根據此原則，加強藥品庫存管理時，一般設定A類藥品的庫存周轉天數約為10 d，B類約為15 d，C類約為20 d。根據A、B類藥品所占年消耗藥品金額的百分比，理論上基本能滿足“85%以上藥品庫存周轉率少于10～15 d”的標準[5]。

采用ABC分析法管理藥品庫存時，由于只考慮藥品的出庫、消耗金額，存在一定的局限性，而在實際工作中還要考慮藥品的療效和用途。VEN分析法則是根據藥品對疾病治療的重要程度，將藥品分為V、E、N 3類。關鍵藥品（V類）：對于拯救生命或提供基本醫療保健至關重要；基本藥物（E類）：對不太嚴重但很重要的疾病有效；非基本藥物（N類）：用于輕微的或自限性疾病[6]。急救藥品、麻醉藥品、精神藥品以及一些必要的治療嚴重感染的抗菌藥物都屬于V類藥品。

將VEN分析法與ABC分析法結合后，對于A-N類藥品和C-V類藥品應進行特別管控。A-N類藥品屬于治療輔助用藥，卻占用了大量資金，應該降低其采購量，縮短計劃周期，故將A-N類藥品的庫存周轉天數設為5 d；C-V類藥品雖然價格低廉、周轉速度慢，但對于搶救生命至關重要，故將C-V類藥品的庫存周轉天數設為30 d。

制訂采購計劃時將N值與各類藥品的庫存周轉天數一一對應，即可得到較合理的計劃庫存量。為了方便采購工作的實施，希望通過輸入1個N值，便可完成對各類不同藥品的各自的N值的確認。因此確定各類藥品的N值分別為A-N類5 d、A類10 d、B類15 d、C類20 d、C-V類30 d?，F以A-N類藥品的N值為基準，轉換各類藥品相應的計劃庫存系數k2，即確定A-N類藥品的k2值為1，則A類、B類、C類、C-V類藥品的k2值分別為2、3、4、6。因此，根據不同類藥品維持各自不同周轉天數的V的公式可改進為：V＝[（T1－T2）k1+T1]N1k2/D（N1：A-N類藥品的N值；k2：計劃庫存系數）。實際操作中，根據對AN類藥品N值的調整，可實現對各類藥品的N值的控制，見表1。

表1 各類藥品k2與N的關系Tab 1 Relationship between k2and N for each category

2.3 通過在系統中設置高儲值與低儲值來調整計劃采購量

對于難采購、波動大以及搶救藥品均在系統中設置低儲值L；對于包裝體積大、需要冷藏的藥品均在系統中設置高儲值H[7]；對于其他無特殊要求的藥品將低儲值默認設為0，高儲值默認設為∞。由于各類藥品的L和H值需根據人工經驗判斷，那么初步計劃采購量（Qa）的取值就會出現以下幾種情況：（1）當V≤Va（現有庫存量）時，Qa＝0，即無須采購；（2）當V＞Va時，又可分為以下幾種情況：①若V≤L，則Qa＝L－Va；②若L＜V＜H，則Qa＝V－Va；③若V≥H，則Qa＝H－Va。

2.4 通過在系統中設置藥品的各級包裝量來調整計劃采購量

在HIS中，藥品的包裝規格信息是各不相同的。如果完全按照系統自動生成的采購數量來制訂計劃，會給上級部門以及供貨單位的發藥帶來不便，同時也不便于庫存部門收貨時的清點核實。如果HIS能自動識別與采購量相匹配的整包裝數量，并自動對計劃采購量進行適當調整，就能節約藥品采購與發放過程中更多的人力成本[8]。

故筆者在HIS中設置各藥品的最小包裝量為A1，其上一級包裝量為A2。為了自動篩除采購量極少的藥品，對計劃采購量（Qb）在0.1A1以下的藥品可不予采購。再根據四舍五入原則，最終Qb的取值可分為以下幾種情況：（1）若Qa≤0.1A1，則Qb＝0；（2）若0.1A1＜Qa＜0.5A1，則Qb＝A1；（3）若0.5A1≤Qa＜0.5A2，則對Qb＝（Qa/A1）的值小數點后四舍五入后取整，再乘以A1；（4）若Qa≥0.5A2，則對Qb＝（Qa/A2）的值小數點后四舍五入后取整，再乘以A2。

3 一鍵采購模式的擬建立

3.1 通過軟件自動分析計算藥品ABC分類

利用Excel軟件對醫院上一年度的藥品消耗進行統計分析，將藥品按全年消耗金額從高到低排序，計算每一品種藥品消耗金額占藥品總消耗金額的百分比、累計百分比、累計品種百分比，模擬結果見圖2。

根據ABC分析法的原則，結合以上分析得到的品種百分比和消耗金額百分比，由計算機自動確定藥品的ABC分類結果。

3.2 通過人工設置藥品VEN分類類別、各級包裝量和高、低儲值

圖2 藥品ABC分類模擬結果Fig 2 The simulation results ofABC analysis

藥品的ABC分類、藥名、規格、包裝單位可由ABC分析表直接導入到系統中；人工設置VEN分類結果，主要標注出A類中的N類藥品和C類中的V類藥品即可，其余可在系統顯示缺?。籯2值可通過系統篩選A、B、C類和V、E、N類結果后進行批量設置，比如屬于C-V類的所有藥品，其k2值就可以批量設置為6；除特別的藥品由人工設置其高、低儲值外，其余各藥品的高、低儲值也可在系統中顯示缺省，系統會將這些藥品的高儲值默認為∞，低儲值默認為0；藥品各級包裝量信息可由系統直接導入，對只有1種包裝量（即平時發貨的常用包裝量）的藥品，人工將其設置為最小包裝量A1，對于其余包裝量信息缺省的藥品的A2系統默認為∞；k1和D這2個值需要正式啟用程序后逐步調整，直到得出最合適的值，因為所有藥品的k1、D值都取相同值，所以不需要逐個輸入，并且該項目不能缺省。程序設計時需要的數據和需實現的各項功能見圖3。

圖3 藥品設置數據表及各功能要求Fig 3 Drug setting data table and functional requirements

3.3 N值和購藥安全期的確定

正式采購時輸入A-N類藥品的N1，將N1代入公式V＝[（T1－T2）k1+T1]N1k2/D，可計算得出各藥品的V。但由于購藥品種數較多，為了盡量減少購藥品種數，又不至于造成缺貨的風險，需要憑借人工經驗確定購藥安全期（N2），以確保到下次購藥前的藥品用量足夠。此N2值可以取此購藥時間點到下次購藥時間點的間隔天數，也可取高于此的天數，使安全系數更高，但后種情況下在降低缺貨率同時可能相應會增加庫存量。當Va≥[（T1－T2）k1+ T1]N2k2/D，即Va≥VN2/N1，也可理解成當V≤VaN1/N2時則無需采購；當V＞VaN1/N2時，則進入下一步程序。

將經過購藥安全期篩選后的藥品V值再結合高、低儲值，可得出Qa；最后結合Qa與各級包裝量，得出最適合的整包裝倍數的Qb。

3.4 低儲警報的設置

結合系統軟件分析的數據和人工設置的數據，并定期對其進行維護，在日常購藥時，只需要輸入本次購藥的A-N類藥品的N1和N2，就能一鍵得出所有藥品的Qb。但應注意在得到N2過程中很可能會篩掉小部分平時用量極少的搶救藥品，所以應對這類藥品的低儲值設置安全警報，當現有庫存量小于低儲值時就發出安全警報；若此藥品未出現在系統自動一鍵采購的名單中，則需單獨采購。

4 新建采購程序的模擬操作實踐

4.1 5種藥品采購相關指標數據的計算

采用Excel軟件對全院上一季度的藥品消耗進行統計分析，自動確定藥品的ABC分類，取其中5種典型藥品進行模擬采購。暫定k1為1，D為14，若計劃下次購藥是在3 d后，現取A-N類藥品的N1為5，N2為4，其他相關指標數據分析計算結果見表2。

表2 5種藥品采購相關指標數據Tab 2 Relevant data of drug purchase index for 5 categories

在表2中同時列入采用原有方法的計劃采購量（Qp）以供比較，Qp＝T×N/D－Va，其中D為14 d，T為過去14 d內藥品的消耗量。為盡量避免各類藥品不出現缺貨，所有藥品的N均取值為10 d。

4.2 對5種藥品采購相關指標數據的分析

4.2.1 消疲靈顆粒 因V≤VaN1/N2，無需制訂采購計劃。

4.2.2 0.9%氯化鈉注射液 因V＞VaN1/N2，需制訂采購計劃；V≥H，則Qa＝H－Va；0.5A1≤Qa＜0.5A2（A2為∞），則Qb＝（Qa/A1），取整后小數點后四舍五入后再乘以A1。

4.2.3 地特胰島素注射液 因V≤VaN1/N2，無需制訂采購計劃；但因此藥V＞Va，在經N2篩選后，從采購計劃中篩除此藥。

4.2.4 西吡氯銨含漱液 因V＞VaN1/N2，需制訂采購計劃；L＜V＜H，則Qa＝V－Va；0.5A1≤Qa＜0.5A2（A2為∞），則Qb＝（Qa/A1），取整后小數點四舍五入后再乘以A1。

4.2.5 亞甲藍注射液 因V＞VaN1/N2，需制訂采購計劃；L＜V＜H，則Qa＝V－Va；Qa≥0.5A2，則Qb＝（Qa/A2），取整后小數點后四舍五入后再乘以A2。

4.3 數據分析結果

由表3可看出，新程序通過k2對各藥品設置了不同權重后，降低了占用大量資金卻只是輔助藥的A-N類藥品（如消疲靈顆粒）的采購量，同時增加了周轉速度慢但至關重要的C-V類藥品（如亞甲藍注射液）的采購量。就以上5種藥品而言，采用舊公式制訂采購計劃的占用資金為14 209元，采用新公式的占用資金為6 216元，資金占用量明顯下降；H的設置避免了包裝體積大的藥品（如0.9%氯化鈉注射液）占用過多貯存空間；N2的設置對不急于采購的藥品進行了篩選，如地特胰島素注射液，在實際采購工作中可能會有大批此類藥品被篩除，從而減少了單次的購藥品種數；而藥品包裝量的設置使最終計劃采購量自動取整，便于運輸與發放。

5 結語

針對舊程序存在的問題，筆者對現有計劃庫存量的計算方法進行了改進，通過增量系數法、ABC分析法、VEN分析法，從消耗金額及治療價值等方面較為系統地在HIS中預設了各類藥品的計劃庫存量；通過設定某些特殊藥品的高、低儲值避免了人工制訂采購計劃時易出現的斷貨或積壓問題；通過對藥品各級包裝量的設置節約了藥品采購與發放過程中的人力成本。

本文建立的一鍵采購模式的擬建立，利用計算機網絡的先進性，可快速準確地獲得藥品信息；通過維護少量參數，在無需人工干預的情況下，能自動生成較為合理的計劃庫存量，使其更科學、更系統，不但減少了人為誤差，還可降低人力與時間成本[9]。

總之，藥品的采購是醫院藥學部門工作中非常重要的環節，承擔著為臨床和患者提供安全藥品的使命。雖然影響藥品消耗的因素多且一般無規律可循，不可能制訂出完美的計劃采購量，但是可以通過不斷地優化算法使其更為科學合理，有效提高藥學部門管理水平，為患者提供更好的藥學服務，提高醫院的經濟效益與社會效益。

[1] 宋冰.關于醫院藥品庫存控制的探討[J].醫學信息，2010，23（12）：4728.

[2] 陳小彪.我院合理控制藥品庫存量的持續改進[J].臨床合理用藥雜志，2014，7（2）：180-181.

[3] 楊紅斌，馮丹.藥品申領計劃量算法的優化[J].醫藥導報，2014，33（12）：1676-1678.

[4] 聶玲，朱月皓.帕雷托分類法在我院藥品庫存管理中的運用[J].淮海醫藥，2014，32（5）：489-490.

[5] 中國醫院協會.三級綜合醫院評審標準條款評價要素與方法說明[M].北京：人民衛生出版社，2011：184.

[6]安靜，董占軍，邱志宏.基于ABC-VEN分析法的醫院藥品管理[J].中國藥房，2015，26（4）：503-505.

[7] 劉鵬.如何提高醫院藥房藥品周轉率[J].首都醫藥，2014（20）：8-9.

[8] 吳妙蓮，沈小慶，王玨.量化決策分析法在醫院藥房自動備藥系統中的應用[J].中國藥學雜志，2005，40（23）：1836-1837.

[9] 黃旭.計算機技術在藥庫規范化管理中的實踐與探討[J].中國醫藥科學，2014，4（7）：159-161.

（編輯：劉 萍）

Function Improvement of Drug Purchase Module and Quasi Establishment of One-key-getting Purchase Mode Based on HIS

CHEN Shuqian，HE Xun，LYU Shiwen（Dept.of Pharmacy，Jinhua Central Hospital，Zhejiang Jinhua 321000，China）

OBJECTIVE：To improve the rational and scientific drug purchase quantity planned by hospital pharmacy.METHODS：The deficiency in present drug purchase module of hospital information system（HIS）was analyzed；the formula of planned purchase quantity was improved by incremental coefficient method，ABC analysis method and VEN analysis method.The high and low stored values and packaging volume were set to adjust planned drug purchase quantity.Based on the computer program，a onekey-getting procedure was quasi established，and five typical drugs were selected for simulation.RESULTS：Based on previous formula，the parameters representing change trend，incremental coefficient k1and inventory coefficient k2were added in new formula. The one-key-getting procedure could calculate the quantity of all drugs by simply entering the planning cycle N1and the safe period N2of the some category drugs into the system.After simulated operation practice，compared with pre-improvement，the occupation of funds was significantly decreased and the quantity of drug was rounded off according to package in post-improvement.CONCLUSIONS：Through function improvement of drug purchase module in HIS and the quasi establishment of one-key-getting purchase mode，planned drug purchase quantity is more reasonable，scientific and accurate.It ensures the clinical drug supply in time without causing a backlog，and effectively reduces the cost of manpower，material and capital.

Hospital information system；Drug；Planned purchase quantity；Incremental coefficient method；ABC analysis method；VEN analysis method；One-key-getting purchase

R95

A

1001-0408（2017）01-0087-05

2016-04-18

2016-07-14）

＊藥師。研究方向：藥庫管理。E-mail：chen_shu_qian@163.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.01.23