圖為文之形，文為圖之靈

蔣君仁　秦巧云　周楓

摘 要：文字說明是照片檔案的重要組成，是照片內容的重要補充，是照片檔案管理和利用的重要工具。照片檔案文字說明的撰寫主要涉及業務申請部門、拍攝部門和檔案部門，三者共同撰寫和補充文字說明的各項信息。在文字說明的撰寫過程中，要妥善處置好照片與文字的主次關系、文字說明各要素之間的點面關系、文字說明內容的繁簡關系。

關鍵詞：照片；照片檔案；文字說明；撰寫

文字說明是照片檔案的重要組成部分。隨著信息技術所帶來的圖像地位的強勢崛起，文字說明大有弱化之勢。從“無圖無真相”“一圖勝千言”，無不昭示著文字說明成為被“遺忘的角落”。究其原因，主要是對照片檔案中文字說明的認識和研究不夠深入。因此，深入挖掘文字說明的深層價值，充分發揮文字說明對照片檔案價值和意義的構建作用十分必要。

1 照片檔案中文字說明的作用

1.1 文字說明是照片檔案的重要組成。無論是《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）還是《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014），都明確提出文字說明是照片檔案的重要組成，這主要是從檔案內容信息具有清晰性和確定性角度考慮的。檔案所記錄的信息是清清楚楚、明明白白的，而這些清晰、確定的信息內容又是依附于一定的載體形式而存在的，二者缺一不可。對于單獨的照片而言，它很難提供作為檔案保存所必須具備的清晰、確定的信息內容，因此具有“結構性缺陷”而無法單獨作為檔案保存，必須輔以文字固化。文字與照片的結合，使它們各自的名稱、性質和效果發生了質變。它們不再僅僅只是一張照片、一段文字，而是共同作為照片檔案不可分割的一部分。

1.2 文字說明是照片內容的重要補充。對于“畢其功于一瞬”的照片而言，它所提供的僅僅只是人或物一種瞬間即逝的外在形態，而無法提供作為照片檔案所必需的完整性信息。與之對應，文字作為對抽象思維的演繹和記錄，能夠實現感性視覺圖像到理性認識的轉化和定位，使人能夠系統、清晰地明白所傳達的信息。因此，文字與照片是意形結合的整體，照片以視覺形式讓人有身臨其境之感，文字則以邏輯形式讓受眾跳出畫面，實現感性認識的升華。兩者是互相依存、互相印證、互相補充的關系，兩者的結合能夠產生增值效應，更好地反映和記錄客觀事物。通過使用文字說明，可以擴充或點明照片所表達的信息，補充和完善照片本身所很難表達出來的深層內容和畫外之音，從而減少“理解的障礙”，獲得“思想的共識”。

1.3 文字說明是照片檔案管理和利用的重要工具。照片中既無文字又無聲音，其信息獲取和輸出完全依賴于人們直觀的自我解讀，難免出現偏差乃至錯誤。因此，不同于其他載體或門類檔案，照片檔案的管理和利用極為依賴文字說明來進行限定和糾偏。若一張照片沒有文字說明，不知何時何地所為何事，利用時全憑猜想，那么這張照片就失去了照片檔案真實性的作用，也就沒有保存和利用價值。而如若文字說明不準確，文字說明與照片事實大相徑庭，那么檔案整理人員的工作將變得毫無意義，甚至將利用者帶入歧途。

2 照片檔案中文字說明的撰寫主體

當前，歸檔的照片檔案中，“有圖無真相”的情形越來越多。照片檔案文字說明要么不夠齊全，要么根本就沒有。究其原因，主要是照片檔案所涉及的業務部門之間職責不清所造成的。追溯照片檔案文字說明最終形成前的業務流程，主要涉及三大部門，分別為申請部門、拍攝部門、檔案部門。

2.1 申請部門。申請部門作為拍攝任務提出部門，對拍攝任務細節最為熟悉，如拍攝任務名稱、時間地點、主要人物等，因此拍攝申請部門是文字說明撰寫的主要負責部門。申請部門不僅需要向拍攝部門提供相應的文字說明材料，方便拍攝部門完整、準確地拍攝到所需內容，還需要在拍攝完整后對待歸檔的照片材料進行系統整理，以規范的形式填寫、補充相關文字說明材料。因此，申請部門作為任務發起和歸檔部門，對照片檔案文字說明的撰寫起著決定性的作用。

2.2 拍攝部門。拍攝部門是拍攝任務實施部門，指定專人全程負責任務拍攝工作，對拍攝照片的質量負責。拍攝部門作為具體實施部門，對所拍攝照片的過程、細節等最為清楚，如該組照片的拍攝者、產生順序、主要場景等。有些信息屬于照片檔案文字說明“六要素”的直接內容，有些信息雖不屬于文字說明“六要素”，但作為文字說明的重要補充，能夠更好地從其他側面反映拍攝主體，從而更加全面、系統地反映客觀事實。因此拍攝部門在向申請部門移交照片檔案的同時，應盡可能地向申請部門提供更多的信息，從而方便申請部門更加完整、準確地填寫相關文字說明。

2.3 檔案部門。檔案部門作為本單位照片檔案的管理部門，負責對照片材料拍攝申請部門和拍攝部門進行業務指導和檢查，而這其中，必然也包括文字說明的撰寫。檔案部門作為對文字說明撰寫要求和規則最為熟悉的部門，不僅需要結合單位實際，制定照片檔案文字說明的填寫標準，從源頭上規范文字說明填寫，還需要在照片材料拍攝和整理過程中對文字說明填寫提供具體指導。此外，在照片材料歸檔后，檔案部門還需要結合會議通知、宣傳報道等對照片檔案的文字說明進行復核和更正，從而更好地揭示照片事實。

總之，在照片檔案的產生過程中，它涉及多個部門和流程，在這個過程中不斷地產生新的信息，共同構成了照片檔案文字說明的“元數據”。因此，照片檔案文字說明的撰寫絕非某個部門所能完成的，它需要各個部門站在維護檔案真實性、完整性、確定性的基礎上，通力合作，根據照片檔案管理的相關制度和規則，共同提供所需要的各種信息。

3 照片檔案中文字說明的撰寫原則

3.1 照片檔案文字說明存在的問題。一份好的文字說明應當是“字唯其少，意唯其多”，做到文字與照片珠聯璧合、相得益彰。而現實情況是，在收集和整理照片檔案時，我們更多地關注照片本身，而不同程度地忽視文字說明，主要表現為：

3.1.1 要素不全。在照片檔案文字說明的編寫過程中，文字說明要素不齊全的情況較為普遍。尤其是一些老照片，往往只有題名一個要素。若干年后，對此類照片的管理和利用將無從著手。此時，檔案人員花費巨大精力所保存的照片將是一堆“死檔”。

3.1.2 內容偏差。有些作者對照片中所涉及的時間、地點、人物等要素全憑自己的主觀猜測甚至故意更改，對不明要素未做具體考證，嚴重影響了照片檔案的真實性與可靠性，也給利用者造成錯誤的導向，做出錯誤的判斷。例如，第47屆世界新聞攝影比賽三等獎《非典時期的婚禮》，其人物在作品中被標注為“一對情侶”，而實際上主人公只是“一對模特”。因文字與事實不符，作者被告上法庭。

3.1.3 脫離主題。一張或一組照片，總是圍繞某一主題或人物記錄其歷史瞬間。文字說明的意義在于，通過諸要素組合，揭示和反映照片主題，補充照片背景信息。當前照片檔案中文字說明與照片割裂乃至兩張皮的現象越來越多，造成信息損耗，影響信息傳播。例如，一張車水馬龍的照片，既可以反映城市繁華，亦可突出城市擁堵，此時文字說明對照片意義的構建起著關鍵作用，需要作者結合主題具體撰寫。

3.1.4 文字空洞。照片檔案文字說明有其鮮明特點，講究完整簡短、清晰直接。有些作者沒有把照片檔案的文字說明與新聞攝影的解釋、注釋區別開來，文字空洞繁瑣、華而不實。例如，有些文字說明照搬新聞報道，過多地強調其價值、意義，對照片檔案本身的內容、背景等言之不詳，讓人不知所謂。

3.2 照片檔案文字說明撰寫的幾組關系。照片檔案不是圖片與文字簡單的拼湊，而是力求使兩者的“整體價值”大于“各部分相加之和”。此時，就必須妥善處置好幾組關系。

3.2.1 主次關系。文字說明雖然是照片檔案的重要組成，但主要是圍繞照片展開，對照片檔案起著提示和補充作用，不能完全以文字說明代替照片來揭示歷史。因此，在文字說明的撰寫過程中，應該緊密結合照片主題，而不是“離圖千里”“以文害圖”，讓文字說明削弱照片的主體地位。與此同時，我們也不能忽視文字說明的作用，雖不能“以文勝圖”，卻也要做到“圖因文而增色”。

3.2.2 點面關系。照片檔案文字說明的內容應做到點面結合，在保證完整性的前提下突出照片特色。一方面，照片檔案文字說明綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括解釋照片檔案所反映的主要內容，六個說明要點缺一不可，不得隨意省略。與此同時，針對不同類型照片，應結合其拍攝意圖、管理利用要求等，有針對性地撰寫文字說明。以產品照片為例，針對產品全景照，應重點標注拍攝地點及背景介紹；而針對產品下線儀式活動照片，應重點標注拍攝地點、參與單位、人員及背景介紹等。

3.2.3 繁簡關系。照片檔案作為歷史“瞬間的凝固”，它已經以永恒的方式記錄了歷史的諸多事實。此時，文字說明只需要突出照片的隱藏信息，力求簡潔、清楚地通過文字傳遞出照片檔案的“畫外音”，而不是看圖識字式的說明。例如，一些會議照片檔案中，已有橫幅和席卡揭示了會場情景，此時，我們應將更多篇幅用于記錄會議內容等。又如，一個事件如果用單張照片或照片組來記錄，其文字說明也要區別對待。如果由單張照片來記錄整個事件的來龍去脈，其文字說明應完整詳細。對于照片組，如果該組第一張照片已經詳細揭示了本組照片的主要內容，那么在該組其他照片中，文字說明只需針對本張照片的具體場景即可，而非面面俱到繁冗累贅。

對于照片檔案而言，照片與文字說明的關系不是簡單相加或對立博弈，而是在整合中重新分布形成一種秩序和規則。因此我們的研究視角雖是文字說明，但不是為了解構照片檔案，實現文字說明的“強勢回歸”，而是尋求照片檔案的自我構建，其核心理念是“關系”。文字和照片各有所長，厚此薄彼對照片檔案的收集、管理和利用極為不利。對于照片檔案工作者而言，如何實現不同語境中文字與照片“關系”的均衡，更好地推動文字說明對照片檔案的意義構建，是我們需要認真思考的一個問題。

（作者單位：中國商飛上海飛機設計研究院 來稿日期：2016-11-12）