改善高校檔案信息服務研究

王學娟

摘 要：本文立足于高校檔案信息服務的現狀，具體分析了改善檔案信息服務的必要性與現實存在的問題，并針對問題提出了應對措施，以便更好地推動高校檔案信息服務工作的有序開展。

關鍵詞：高校檔案；信息資源；應對措施

檔案信息是信息資源的重要組成部分，其作用不可替代。隨著信息技術的發展，人們逐漸認識到檔案信息的重要作用并給予重視。信息時代與市場經濟的發展，為高校檔案管理工作帶來了新的挑戰與機遇，檔案工作應與時俱進，積極創新管理模式和運行機制，將傳統的、封閉的、靜態的檔案信息逐步開發成現代的、開放的、動態的信息資源，為高校和社會提供更好的信息服務。

1 改善高校檔案信息服務的必要性

1.1 檔案信息特點是改善高校檔案信息服務的基礎條件。高校檔案信息是一種特殊的信息資源，總體而言，具有以下幾個特點：

（1）價值性。檔案信息兼具價值和使用價值，服務于教育、生產、生活和其他事業，滿足人們需求是檔案信息實現自身價值的重要途徑。

（2）時效性。文件從形成到永久保存或銷毀是一個完整的過程，檔案信息是有時效的。其時效性主要與其利用價值相聯系，“而利用價值與提供利用時間的長短、利用的頻次的多少密切相關。一般情況下，它的使用價值與其所提供的時間成反比，與利用頻次成正比”。[1]

（3）擴散性與共享性。檔案信息的此種特性不會造成信息源的丟失和信息內容的改變，使得檔案信息能夠被充分利用，實現其價值，成為全社會的共同財富。

1.2 檔案工作發展是改善高校檔案信息服務的主要動力。高校的規模化與信息化發展，加大了對檔案館軟硬件設施的建設力度，增添了計算機、打印機、掃描儀等先進設備，開發了檔案管理系統，但是目前檔案利用工作很大程度上仍以手工借還方式為主。近年來，數字化校園建設的加速發展使數字化檔案得到長足發展。隨著高校數字檔案館的逐步建成，檔案信息組織形式也發生改變，紙質檔案成為信息的一個分支，“館藏以網絡資源為依托，形式多樣化，檔案信息的傳播和利用方式將隨著互聯網和計算機的普遍使用發生很大的變化，遠程服務、聯機檢索將成為檔案信息傳播和利用的重要形式”。[2]就目前的情況看，高校檔案現有的服務方式及手段與檔案信息發展狀況不相適應，要促進高校檔案工作的發展，急需重視改善檔案信息服務機制。

1.3 高等教育變革是改善高校檔案信息服務的重要推力。現階段，高等教育呈現出大眾化發展，教育變革也如火如荼地進行，教育和管理現代化步伐加快。高等教育發展變革對高校檔案工作提出了新的要求和挑戰，針對檔案部門的崗位化管理、網絡化服務、服務定位與資源共享等職能提出了具體要求。隨著“互聯網+”時代的到來，要求建立先進的信息化平臺，實現教育和科技信息資源共享，高校檔案部門應圍繞高等教育和學校的改革，“將檔案信息服務納入高校教育資源和公共服務體系中，改進服務機制，不斷提升信息服務內涵，把服務深入到學校教學、科研、產業工作中，從根本上適應高等教育變革發展的需要”。[3]

2 當前高校檔案信息服務存在的主要問題

2.1 編研工作滯后，高校檔案信息開發利用率低。從整體上分析，現階段高校檔案編研工作水平參差不齊，存在一定的問題和局限。實際工作中，高校檔案編研工作還很大程度上停留于淺層次的信息加工，而深加工的信息材料所占比重小，“編研材料存在著重文書輕科研、重歷史輕經濟的現象，編研成果檔次低，適應形勢發展的成果少，還不能完全滿足高校教學科研發展的需要，不能完全滿足黨政管理和決策參考的需要”。[4]相比于殷實的館藏，高校檔案編研工作顯得滯后，編研成果相對有限。檔案信息資源的開發利用相對于基礎業務略顯薄弱。

2.2 信息化建設進展緩慢，現代化服務水平偏低。目前，高校檔案館已逐步開展信息化建設，但從整體上看，信息化建設仍處于較低水平，現代化信息服務尚未普遍展開。通過對現狀分析，主要原因可以歸納為以下幾點：首先，缺乏宏觀的規劃管理。信息化建設是一個循序漸進的過程，應有長遠的規劃作為指導。其次，缺乏有力的資金支持。部分高校對檔案信息化建設的重視不夠，沒有給予足夠的資金支持，致使檔案信息化建設經濟基礎薄弱，發展滯后。再次，缺乏素質過硬的人才隊伍。現階段，高校檔案館缺乏專業的信息人才，現有人員的信息素養及信息敏感度仍需大幅提升。最后，缺乏先進的技術保障。在運用現代信息技術等高新技術方面仍較為落后，實質性的服務功能有待進一步加強。

2.3 服務機制滯后，高校檔案信息價值難以實現。高校檔案信息主要是服務于教學和科研，但在實際工作中，它卻并未為學校主體人員——師生，學校主流工作——教學、科研提供應有的服務和發揮應有的價值。高校檔案信息出現“供—需”不能有效配合的尷尬局面。出現上述問題，應從利用者和檔案管理者兩個層面進行分析：首先，利用者檔案意識不強，缺乏主動利用的想法，師生對檔案和檔案工作缺乏應有的了解，除非有特殊需要，難以想到主動去利用。其次，檔案管理工作人員缺乏主動服務的意識。檔案管理工作者的自身素質、管理水平、服務意識、專業素養等因素，均會對檔案信息利用者的需求產生影響。

3 改善高校檔案信息服務的相關措施

3.1 深層次加工高校檔案信息，提升利用率。為最大限度地實現檔案信息的價值，需對高校檔案信息進行深層次加工，按專題、類別對檔案信息資源進行二次以至于三次的加工、提煉和深度開發。信息時代，人們對信息的需求越來越大，對信息質量的重視程度也越來越高。因此，高校檔案的信息服務應注重質量，以滿足利用者的需求。

（1）要注重信息的真實性。真實性是對信息的首要要求，只有真實的信息才具有實際價值，才能準確反映事物的本來面貌，虛假信息不僅會造成信息的失真，也可能導致對事物的錯誤決斷，影響服務質量。

（2）注重信息的系統性。利用者利用檔案信息除需要原始信息資料外，對加工過的深度信息也存在不同程度的需求。所以，高校檔案館在提供傳統的檔案信息服務外，應加強對檔案信息的深度加工，力求在眾多信息機構中凸顯優勢。

3.2 多途徑推進高校檔案信息化進程，提供現代化服務。針對影響高校檔案信息化進程的相關因素，可以從以下幾個主要方面著手：

（1）明確高校檔案信息服務發展方向。從宏觀上確定高校檔案信息服務的基本目標，適應信息社會及高等教育改革的需求，構建一個兼具開放性、整體化、現代化的高校檔案信息服務體系。

（2）強化檔案工作的軟、硬件設施建設。高校檔案信息化建設離不開相關設施的有效保障。在信息化進程中，高校檔案部門應積極爭取學校領導給予各種資源的支持，以便為檔案信息服務提供有力支撐。

（3）組建素質過硬的專業人才隊伍。專業人才是影響檔案信息服務質量的重要因素，因此，應注重兩個方面的工作：首先，在引進人才時應注重其信息素養及專業素養，最大限度地引進專業技術與管理兼備的人才。其次，“加大對檔案工作人員的培訓力度，要求具有掌握外語及運用信息工具的能力，檔案信息的獲取能力，檔案信息的鑒定及評估能力，檔案信息的加工和提煉能力，檔案信息的交流及傳播能力等信息服務素養”。[5]

3.3 完善檔案信息服務機制，有效實現檔案信息價值。高校檔案信息價值要得到充分體現，可以從三個方面開展工作：首先，拓寬高校檔案服務范圍。提供檔案信息檢索和查詢服務，將價值高、利用率高的檔案進行數字化處理，通過共享平臺，與其他高校開展合作，共享珍貴檔案信息資源。其次，發揮高校檔案信息服務的決策功能。“經過開發加工的高校檔案信息及時傳遞給學校領導和各二級單位，可以為學校在管理體制和運行機制等重大問題的決策和實施提供科學依據：促進教學質量和科研水平的提高；促進科技成果的轉化、推廣、應用。”[6]最后，體現高校檔案信息服務于學術、科研的作用。科研是高校發展的重要推動力，隨著檔案數字化建設的不斷發展，高校檔案工作的重心也轉移了，高校檔案信息深入到學科建設、科學研究等方面，充分發揮高校檔案信息服務的巨大作用。

參考文獻：

[1]張菊蘭.淺論高校檔案信息服務的創新[J].鹽城師范學院學報，2004（4）.

[2][3]戴秀文.高校檔案信息服務改進探析[J].內江科技，2012（11）.

[4]方彤.高校檔案信息服務機制創新探討[J].蘭臺世界，2007（12）.

[5]燕慧.高校檔案信息服務的發展戰略研究[J].蘭臺世界，2005（5）.

[6]鄒潔.高校檔案信息服務探討[J].重慶職業技術學院學報，2007（5）.

（作者單位：承德醫學院 來稿日期：2016-12-08）