海外公司財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)淺探

高揚(yáng)

財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)是海外公司能否順利創(chuàng)建與發(fā)展的關(guān)鍵要素。財(cái)務(wù)部門在參與管理、加強(qiáng)監(jiān)督的同時(shí)，更要提供周到細(xì)致的服務(wù)，才能保證企業(yè)各項(xiàng)工作得以有條不紊地順利推進(jìn)。在海外經(jīng)營，既有語言上的障礙，又有政策把握上的差異，雖然同為社會(huì)主義國家，但越南在政策細(xì)節(jié)上與我國還是有很大差別。為適應(yīng)此特點(diǎn)，適應(yīng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需要，建設(shè)卓越的財(cái)務(wù)管理體系，有助于海外企業(yè)順利發(fā)展。本文結(jié)合海外公司實(shí)踐進(jìn)行探討。

一、財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)

（一）建立財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)

全科越南工廠建成后是東南亞最大的毛巾生產(chǎn)基地，是迪士尼、無印良品及日本其他毛巾零售商的主要毛巾供應(yīng)商。根據(jù)此特點(diǎn)，結(jié)合管理需要制定符合公司實(shí)際的財(cái)務(wù)組織框架結(jié)構(gòu)。本著提升效率、節(jié)約人工成本、加強(qiáng)內(nèi)部控制的原則，初期設(shè)置財(cái)務(wù)經(jīng)理、材料會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)、固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)、稅務(wù)會(huì)計(jì)、現(xiàn)金銀行出納等崗位，以保障初始階段工廠運(yùn)行及財(cái)務(wù)事項(xiàng)得到妥善處理。

（二）定崗定編人員

海外公司應(yīng)按預(yù)設(shè)的財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)及預(yù)估的工作量定崗定編，同時(shí)根據(jù)公司設(shè)立進(jìn)度招募人員。公司設(shè)立初期，主要涉及資金只需派駐出納，由財(cái)務(wù)總監(jiān)遠(yuǎn)程控制出納在預(yù)算內(nèi)調(diào)撥支付資金；企業(yè)正式投產(chǎn)前需要調(diào)配財(cái)務(wù)經(jīng)理、材料會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)、固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)、稅務(wù)會(huì)計(jì)到崗，預(yù)留熟悉業(yè)務(wù)的時(shí)間，保證企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作有序開展。

（三）制定培訓(xùn)計(jì)劃

（1）語言培訓(xùn)。派駐越南的中方財(cái)務(wù)人員，在越南招募的越方財(cái)務(wù)人員，彼此語言不通，無法在招聘時(shí)即招到掌握兩種語言的人，因此入職后要安排語言培訓(xùn)，從日常工作中常用的詞語開始培訓(xùn)，日積月累，盡快掌握基本用語和專業(yè)用語。

（2）政策培訓(xùn)。中越很多財(cái)稅政策相似，但細(xì)節(jié)上又有差別，如我國個(gè)人所得稅起征點(diǎn)，社保、公積金可以稅前扣除。越南個(gè)稅起征點(diǎn)，除社保、公積金可以稅前扣除外，工會(huì)會(huì)費(fèi)、撫養(yǎng)老人、孩子、沒有食堂發(fā)生的午餐費(fèi)都可以做稅前扣除。做好財(cái)務(wù)工作需了解當(dāng)?shù)刎?cái)稅政策，遵章辦事才能謀得穩(wěn)定發(fā)展。

（3）日常操作培訓(xùn)。由于存在語言障礙，培訓(xùn)為方便溝通，也為財(cái)務(wù)管理工作節(jié)省時(shí)間。如材料賬設(shè)置時(shí)部門、材料名稱同時(shí)錄入中越兩種文字，采購報(bào)銷時(shí)必須提供統(tǒng)一的請購單、發(fā)票、入庫單、報(bào)支單，請購單在請購之始即要求填寫中越兩種文字。這樣中越方財(cái)務(wù)人員都能看懂，進(jìn)入流程時(shí)能提高效率，不必事事都找翻譯。

（4）溝通技巧培訓(xùn)。無論是中方還是越方財(cái)務(wù)人員，都要與外部各部門建立聯(lián)系，如管理局、稅務(wù)局、銀行、統(tǒng)計(jì)局、工會(huì)、勞動(dòng)局等。每個(gè)月由公司聘請律師、有關(guān)聯(lián)中介機(jī)構(gòu)，上門培訓(xùn)相關(guān)的政策及變化，使其了解當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，保障順利開展工作。

（5）建立考核機(jī)制。海外公司投資規(guī)模較大，要求運(yùn)作快速，短期見成效。中方人員三個(gè)月輪崗一次，在考核機(jī)制上，通過定期提交固定報(bào)表、分析報(bào)告的方式進(jìn)行考核，側(cè)重考核各崗位財(cái)務(wù)人員是否按期、按要求完成本職工作。

（四）科學(xué)設(shè)置賬套

（1）全科所請的代理記賬公司沒有足夠時(shí)間與企業(yè)對接，加之所雇人員經(jīng)驗(yàn)不足，造成記賬粗糙，出現(xiàn)很多錯(cuò)誤，無法真實(shí)全面反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。如很多憑證未及時(shí)入賬，造成賬面掛有大量現(xiàn)金；海關(guān)核銷所需的稅務(wù)申報(bào)不及時(shí)，造成海關(guān)罰款等。

（2）原始資料保存不當(dāng)。代理記賬公司聯(lián)結(jié)企業(yè)與稅務(wù)，所用資料必須是原始資料。一方面由于代理記賬公司工作不嚴(yán)謹(jǐn)，造成許多原始憑證丟失。另一方面，國內(nèi)記賬只能用復(fù)印件，大量的復(fù)印、掃描造成紙張、時(shí)間的浪費(fèi)。

（3）對當(dāng)?shù)刎?cái)稅政策不了解，兩套賬無法并行。海外新設(shè)企業(yè)設(shè)置兩套賬是為了用本國語言更清晰地反映企業(yè)真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。實(shí)際工作中，由于國內(nèi)公司所派財(cái)務(wù)人員對當(dāng)?shù)刎?cái)稅政策不了解，致使兩套賬記錄的結(jié)果相距甚遠(yuǎn)，失去監(jiān)管意義，再進(jìn)行兩套賬合并難度極大。

從對周邊類似公司的拜訪得知，聘用代理記賬公司的大多存在很多問題，實(shí)施財(cái)務(wù)本土化，借助有報(bào)表翻譯功能的軟件，通過不斷積累經(jīng)驗(yàn)可達(dá)到設(shè)想的效果。因此，公司管理層決定海外新設(shè)公司自設(shè)立初即設(shè)置一套賬，由國內(nèi)派出財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)全面監(jiān)管，同時(shí)逐步學(xué)習(xí)當(dāng)?shù)刎?cái)稅政策，其他人員實(shí)行本土化策略，有利于兩種文化的滲透融合，使企業(yè)健康成長。

二、財(cái)務(wù)管理制度建設(shè)

（一）資金管理制度

從資金安全性出發(fā)，制定具體的審批、操作流程，包括海外設(shè)廠期初開戶行的選擇、資金審批的權(quán)限及具體操作流程。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)及預(yù)判，銀行選擇兩家，一家是國際性銀行，能保證海外資金的安全，一家是當(dāng)?shù)劂y行，主要用于支付日常費(fèi)用。因?yàn)閲H性銀行多分布于市中心，距離工業(yè)區(qū)較遠(yuǎn)，所以就近選擇一家當(dāng)?shù)劂y行較為方便。資金審批權(quán)限及具體流程，從各部門間能夠互相牽制、互相監(jiān)督的角度出發(fā)，制定防范風(fēng)險(xiǎn)的資金管理制度。

（二）資產(chǎn)管理制度

制造型企業(yè)，海外投入的固定資產(chǎn)或收購重組的固定資產(chǎn)，大多屬于大型設(shè)備，體積大，單位價(jià)值高，使用周期長。現(xiàn)實(shí)操作中，全科越南工廠發(fā)生多種未及時(shí)推行固定資產(chǎn)管理制度而導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)管理混亂的現(xiàn)象。如進(jìn)口設(shè)備無專人驗(yàn)收，影響付匯，導(dǎo)致供應(yīng)廠商不能及時(shí)提供安裝服務(wù)，進(jìn)而導(dǎo)致下一次合作要付預(yù)付款或全款，影響企業(yè)資金流。如果固定資產(chǎn)未及時(shí)入賬，導(dǎo)致漏買保險(xiǎn)，發(fā)生意外時(shí)無法理賠，還會(huì)造成財(cái)產(chǎn)損失。建立健全固定資產(chǎn)管理制度，按制度辦理采購、入庫確認(rèn)、移動(dòng)交接，登記造冊，設(shè)專人管理，定期盤點(diǎn)保養(yǎng)，定期續(xù)保，保證大型資產(chǎn)的安全。此外，還要加強(qiáng)資產(chǎn)安全檢查制度的建立，隨時(shí)排查各種隱患以保護(hù)資產(chǎn)安全。

（三）預(yù)算控制制度

海外公司應(yīng)根據(jù)發(fā)展階段選擇不同的預(yù)算方式，并逐月對預(yù)算進(jìn)行差異分析，尋找降低成本費(fèi)用的方法，促使企業(yè)資金良性循環(huán)。

初創(chuàng)期以投資預(yù)算為主。初創(chuàng)期資金需求主要是收購、廠房設(shè)備改造及采購新設(shè)備所需資金。根據(jù)階段性投資需求制定的投資資金預(yù)算，能保證充足及時(shí)的資金供給，保證短期內(nèi)開工運(yùn)作。初創(chuàng)期投資資金預(yù)算應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目投資需求做出預(yù)算，報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事會(huì)批準(zhǔn)后施行。

投產(chǎn)后分部門編制預(yù)算，以銷定產(chǎn)。由銷售部門根據(jù)訂單情況制定銷售預(yù)算，預(yù)算表中反映訂單產(chǎn)品數(shù)量、單價(jià)、金額及期間銷售費(fèi)用。由各生產(chǎn)車間根據(jù)銷售預(yù)算及工藝單編制成本費(fèi)用預(yù)算，預(yù)算表中反映與訂單匹配所需投入的直接材料、直接人工、制造費(fèi)用。由各職能部門按費(fèi)用明細(xì)預(yù)算期間費(fèi)用。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)分析整合后編制資金預(yù)算。

（四）內(nèi)部審計(jì)制度

海外企業(yè)內(nèi)部審計(jì)管理主要包括如下內(nèi)容：

海外公司中方財(cái)務(wù)人員每三個(gè)月輪崗一次，輪換時(shí)審計(jì)，如發(fā)現(xiàn)問題可不定期進(jìn)行突擊審計(jì)，這有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。

公司采用越南記賬方法，科目設(shè)置與國內(nèi)不同。審計(jì)前應(yīng)取得有中文、越文的科目對照表、材料對照表、部門對照表及有中文、越文員工花名冊，以方便對照查看；通過查看會(huì)計(jì)原始憑證，審查財(cái)務(wù)錄入信息是否準(zhǔn)確、完整、及時(shí)、真實(shí)，審批流程是否合規(guī)、合法；通過查看銀行對賬單原件，審查資金支付是否真實(shí)，報(bào)批制度是否完善，資金是否安全；通過觀察、約談現(xiàn)場人員操作流程，審計(jì)生產(chǎn)及經(jīng)營管理環(huán)節(jié)是否按流程操作，及時(shí)糾偏補(bǔ)缺。

審計(jì)人員應(yīng)熟悉越南工廠的內(nèi)部規(guī)范，越南國家規(guī)定，企業(yè)必須制定內(nèi)部規(guī)范并向勞動(dòng)部門備案，員工違反內(nèi)部規(guī)范將會(huì)嚴(yán)格按照內(nèi)部規(guī)范規(guī)定進(jìn)行處罰。

內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題解決方法：通過內(nèi)部審計(jì)，將所發(fā)現(xiàn)的問題歸納匯總，呈報(bào)給公司管理層，管理層召開專題會(huì)議討論解決方法，以逐步完善內(nèi)部控制制度，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)良性開展。

三、結(jié)語

海外公司應(yīng)在設(shè)立初期即有預(yù)見性、前瞻性的建設(shè)完整的財(cái)務(wù)管理體系，保證企業(yè)險(xiǎn)中求穩(wěn)，順利發(fā)展，避免無計(jì)劃、倉促上馬而導(dǎo)致出現(xiàn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。全科公司在先期發(fā)展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)基礎(chǔ)上，陸續(xù)在越南檳椥省、柬埔寨金邊市買地建廠，不斷根據(jù)當(dāng)?shù)氐木唧w情況和企業(yè)管理體系，建立適合當(dāng)?shù)靥厣呢?cái)務(wù)管理體系。