無紙化辦公推動中小企業(yè)管理發(fā)展探究

引言

科學(xué)技術(shù)飛躍發(fā)展的今天，在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的催化之下，越來越多的企業(yè)選擇無紙化辦公來替代傳統(tǒng)的管理模式，美國未來學(xué)家阿爾溫·托夫勒在《第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會必然進入無紙化辦公的時代”，然而，中小企業(yè)作為一個民族、一個國家商業(yè)及工業(yè)的重要構(gòu)成，伴隨著無紙化辦公迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。有關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，72.4%的企業(yè)希望通過信息化加強管理水平，而無紙化辦公則是信息化的一種具體表現(xiàn)形式。但是，中小企業(yè)信息化投資周期長、目標不明確、落實困難等，往往缺少改革的動力。因此，如何快速尋找可借鑒的最佳的管理實踐，是中小企業(yè)管理信息化的基本出發(fā)點。

一、中小企業(yè)管理中普遍存在的問題

（一）缺乏戰(zhàn)略思維，不能立足長遠。中小企業(yè)由于規(guī)模較小，對于目標的定制不夠明確，或者已經(jīng)定制了目標，但沒有對具體細節(jié)和周期做出明確的執(zhí)行方案。此問題導(dǎo)致員工完成一項工作后并不能明確未來的目標，或者說，目標已經(jīng)確立，而我們并不知道怎么去實現(xiàn)。人心渙散，企業(yè)缺乏凝聚力。

（二）經(jīng)濟管理意識淡薄，缺乏創(chuàng)新思維與能力。在現(xiàn)階段中小企業(yè)的發(fā)展過程中，我們不難發(fā)現(xiàn)，“循規(guī)蹈矩”是一個企業(yè)停滯不前的一個很重要的原因。而影響創(chuàng)新思維的二大知名要素：

1.慣性思維。一般來說，隨著年齡的增長，會剝奪我們對待事物的積極性，對于工作也是如此。在一個中小企業(yè)工作，就像在生活一間密閉的小屋里，在可接觸到的有限及舒適的環(huán)境中里會逐漸抹殺我們的創(chuàng)新能力和對新事物的適應(yīng)能力。

2.戒備思維。世界上很多事情都需要有一種平衡的力量，比如外匯市場，我們會有做多和做空兩股力量。而我們對于創(chuàng)新也是如此，通常我們心里會產(chǎn)生兩種力量，在創(chuàng)新與否之間博弈。就是我們所謂的戒備思維。大多數(shù)的人，會停留在這個層面進行徘徊，如圖一，大多數(shù)的人呆在安全圈里認為離恐懼圈很遠，然而，沒有進入成長圈而立刻進入恐怖圈，很多人的不適感就顯露出來。因而放棄革新。

3.老板專權(quán)，員工得不到自我發(fā)展

在小企業(yè)里，往往老板是整個命運的主宰者，老板的個人命運在企業(yè)里就顯得尤其重要。往往在遇到問題上，由于老板威信太高，導(dǎo)致下屬并不敢正面表達自己的觀點與意見。或者老板始終認為公司是自己的，公司的一切都自己說了算，遇事不懂得與同事商量與溝通便做出決策。某種層面上來講，員工在工作中感受不到成就感和被賦予使命感，從而抱著“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)來面對工作。

圖一

（三）缺乏團隊意識，缺乏高素質(zhì)人才。“企業(yè)的競爭，就是人才的競爭。是人與人之間力量和智慧的抗衡。”據(jù)調(diào)查顯示，有近一半的中小企業(yè)中技術(shù)人員占總?cè)藬?shù)的百分之十。在總員工數(shù)中技術(shù)人員高于五分之一的企業(yè)只占企業(yè)的百分之十五左右。雖然大多數(shù)企業(yè)管理者對各種人才市場信息把握的比較準確，但是涉及到企業(yè)內(nèi)部管理特別是對人才的招聘、培訓(xùn)和留用時就會力不從心、漏洞百出。經(jīng)營的作風(fēng)也比較單一、缺乏全局意識，使企業(yè)在留用優(yōu)秀管理人才上難上加難。另外，小企業(yè)在管理時，往往忽略企業(yè)文化發(fā)展，一個沒有企業(yè)文化的公司，就沒有了“魂”，很難留住優(yōu)秀人才及開展團隊文化建設(shè)。

（四）缺乏資本運作，自給自足的管理模式。多數(shù)中小企業(yè)在管理中，采取了自我發(fā)展，“自給自足”的管理模式。由于運營條件的限制，一般沒有能力實現(xiàn)管理職能的專門化，管理中不少工作由一人身兼多職，甚至于重復(fù)勞動等問題。由于管理者水平較低，往往出現(xiàn)某一個領(lǐng)導(dǎo)階層專權(quán)的現(xiàn)象出現(xiàn)。而融資渠道過于單一，使中小企業(yè)承擔(dān)風(fēng)險能力不足，資信較差，往往存在較高的財務(wù)風(fēng)險。我國中小企業(yè)普遍資產(chǎn)負債率偏高，其中小企業(yè)高于大型企業(yè)7%，由于流動比率偏低，導(dǎo)致平均中小企業(yè)的壽命為2.8年。

二、中小企業(yè)中無紙化辦公的現(xiàn)實意義

（一）節(jié)約了時間及成本消耗，提高辦公效率。電子審批的方式，一定程度上節(jié)約了時間成本，基本上可以實現(xiàn)當(dāng)天提交審批，當(dāng)天結(jié)束流程。在身處異地的情況，仍然可以保證工作效率。另一方面，對于歷史查找，可以隨時隨地，避免出現(xiàn)，今天休息，就無法處理緊急工作的情況。無紙化辦公系統(tǒng)主要基于內(nèi)部的局域網(wǎng)，在聯(lián)網(wǎng)的情況下，可以擺脫時間地域的限制。對于小企業(yè)來講，梳理辦公流程，制度化、規(guī)范化管理大大減少了成本消耗。

（二）避免管理過程中的意見相駁而產(chǎn)生的矛盾沖突。在小企業(yè)管理的過程中，往往由于團隊人員較少，個人感情往往給管理帶來很多實際困難。通常，因為害怕拒絕或者反對管理者的觀點，讓我們變得“默不作聲”、不敢表達觀點等。無紙化辦公系統(tǒng)是采取線上網(wǎng)絡(luò)管理的辦法，并通過網(wǎng)絡(luò)的形式進行傳送，它讓我們做到責(zé)權(quán)明確，權(quán)限分明，誰的責(zé)任由誰承擔(dān)。各個部門之間，小的團隊之間，甚至，在極小的微型公司里，可以直接與領(lǐng)導(dǎo)線上進行有效溝通，促使工作的順利進行。

（三）規(guī)范辦公流程，排除安全隱患。所有的文件、數(shù)據(jù)采取線上管理的模式，對小企業(yè)的重要程度甚至超過了大企業(yè)。由于小企業(yè)常常會發(fā)生一人多職位和職責(zé)劃分不明確等問題，在一個崗位的員工離職沒有交接的情況下，很容易出現(xiàn)文件、文檔丟失，及歷史文件無法延續(xù)保存等問題，遇到這種情況，我們就依賴于存儲在服務(wù)器上的歷史數(shù)據(jù)去維護公司的正常運轉(zhuǎn)。線上管理保證了公司文件及數(shù)據(jù)的安全性，當(dāng)一個員工離職時，所有的文件保存在公司的服務(wù)器中，只有小范圍權(quán)限的管理者，可以查看轉(zhuǎn)移這些資料，管理者可以在必要的情況下對于這些數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的控制。

（四）促進行政事務(wù)公開，營造良好工作環(huán)境，公司通往流程制度化的橋梁。中小企業(yè)開展無紙化辦公，是信息公開的一部分，員工之間避免互相猜忌。一定程度上，公司信息透明化、公開化，是一個公司往良性道路上發(fā)展的必經(jīng)之路。在中小企業(yè)里，往往業(yè)務(wù)性的工作多于事務(wù)性的工作，管理者沒有投入很多時間進行行政管理方面的建設(shè)，甚至忽略了行政管理的重要性。無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)，事實上是幫助中小企業(yè)主及管理者進行一部分的行政管理工作。

（五）節(jié)能減排，保護資源。低碳辦公即是指在節(jié)約相關(guān)能源的前提下的辦公，減少污染物的產(chǎn)生及排放，可以回收并利用這些產(chǎn)品。無紙化辦公恰恰做到了這一點，它是不需要紙張的低碳辦公方式。為小企業(yè)可以減少在辦公用品上的投入成本。除此之外，減少對于紙張，油墨等原材料生產(chǎn)過程中所產(chǎn)生的垃圾對環(huán)境造成污染。

三、無紙化管理在中小企業(yè)管理中現(xiàn)實建設(shè)

（一）管理者思想的轉(zhuǎn)變及支持。在中小企業(yè)無紙化辦公管理過程中，需要多個部門的配合并貫徹落實，有些管理者往往存在著固化思維，一部分企業(yè)甚至只有一個專權(quán)的老板，他們不愿意對企業(yè)做出變革。而初期線上系統(tǒng)的建設(shè)離不開管理者的支持，各級管理層起到了良好的示范和帶動作用，這為無紙化辦公的執(zhí)行、后期的系統(tǒng)維護、穩(wěn)定發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。通常，無紙化辦公系統(tǒng)的使用有兩種方式：自行開發(fā)或外部租用及購買。因此，資金的支持也是無紙化辦公在小企業(yè)中需要破除的一大障礙，我們應(yīng)當(dāng)說服管理者，積極做出變革。

（二）權(quán)責(zé)明確的無紙化管理制度。統(tǒng)一規(guī)范流程，做到責(zé)權(quán)劃分明確，并對每一個環(huán)節(jié)做好權(quán)限設(shè)計與控制，開設(shè)各級員工的操作權(quán)限。基于中小企業(yè)管理自身的局限性，因此，中小企業(yè)需要建立更簡易、緊密且目的性更加明確的線上管理系統(tǒng)，內(nèi)容設(shè)計不必過于復(fù)雜的系統(tǒng)更適用于中小型企業(yè)，能夠做到快速普及，功能操作簡單，建議設(shè)計項目管理、銷售管理、行政人事管理及財務(wù)管理四大主要板塊。應(yīng)由專人組織大家培訓(xùn)，盡快適應(yīng)無紙化的管理模式，使得工作起來提高效率，盡快的投入到工作中。

（三）統(tǒng)一管理平臺，培養(yǎng)員工無紙化工作習(xí)慣。通過加強行政管理的手段，嚴格對公司質(zhì)量進行控制，積極做好公司紙張、墨盒等辦公耗材登記管理，減少原材料的采購，做好能選擇無紙化工作，絕不用紙張打印處理，在循序漸進中減少線下消耗，逐漸準備向無紙化管理做轉(zhuǎn)移。

（四）正面積極宣傳，加強合作者之間的無紙化合作進程。推行無紙化辦公，不是一個人的力量，需要整個公司內(nèi)部各個部門的幫助和配合。在與中小企業(yè)與供應(yīng)商的合作過程中，很多企業(yè)都希望建立一個軟件、建立一個客戶關(guān)系管理部門，使得有客戶之間的關(guān)系合作更加緊密，但事實上，這幾乎不太可能，因為客戶管理工作是一項長期工作，但我們可以把它作為一項長期工程，利用互聯(lián)網(wǎng)對客戶進行在線溝通、合作、合同制定簽署、保存、關(guān)注項目進展。這種模式一旦向客戶推行，就需要有一個長線心理準備，在最初與客戶推行階段，可能會遭到客戶的拒絕。因此這就需要在遇到問題的時候保持正面的姿態(tài)，積極調(diào)整，才有可能取得成功。

四、結(jié)語

無紙化辦公對小企業(yè)帶來的優(yōu)勢和機會是毋庸置疑的，它在多方面解決了中小企業(yè)管理困難及管理混亂的情況，并且促使領(lǐng)導(dǎo)逐漸下放權(quán)力。但不可否認的是，在某些特定的情況下，我們還是無法做到完全依靠無紙化辦公。例如：保密文件、信函的發(fā)送管理、財務(wù)報銷等。我們不能盲目追求無紙化辦公，把本來簡單的工作變得復(fù)雜化。應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合紙質(zhì)管理，發(fā)展并優(yōu)先使用無紙化管理，減少能源消耗。但是，在電子化信息發(fā)展的今天，無紙化管理正在逐漸替代傳統(tǒng)紙質(zhì)管理。

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