疾控中心檔案管理中的問題及對策

莊淑卿（莒縣疾病預防控制中心，山東 日照 276500）

疾控中心檔案管理中的問題及對策

莊淑卿（莒縣疾病預防控制中心，山東 日照 276500）

疾控中心檔案管理工作是疾病控制中心部門工作中的重要組成部分。檔案資料的科學管理，能夠為以后的疫情、流行病和其他衛生安全方面提供重要的參考依據。由于檔案管理開展的時間較晚，管理工作中存在許多問題，本文就疾控中心檔案管理中的問題進行研究并提出對策，為疾控中心檔案管理工作提供參考。

疾控中心；檔案管理；解決對策

檔案管理在疾控中心預防和控制疾病的工作中起著重要的作用，對檔案信息進行科學合理的處理、管理及調用能夠提高疾控中心整個部門的工作效率，及時的為疾控中心的工作提供參考案例。疾控中心檔案管理中存在的問題要及時的解決，為疾病的預防和控制做好準備工作。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理的重視不足

在疾病控制中心中檔案管理部門處于邊緣化的位置，這是由于疾病控制中心對于檔案管理的不夠重視，導致檔案管理的設備和人員的不足，有的疾控中心雖然建立了檔案室并且設立檔案管理崗位，但是對于檔案管理人員要求不高，一般是辦公人員兼職，阻礙了檔案管理質量的提高。

1.2 管理制度的不健全

疾病控制中心檔案管理缺乏管理制度的嚴格要求，其中檔案管理不系統，不規范，而且檔案管理人員對于每個部門的檔案不能及時的進行收集和整理，導致檔案存放在各個部門，檔案管理工作不能有效的進行。收集到的檔案信息不能進行合理的分類管理，在調閱檔案時要花費大量的人力和時間進行查找，影響檔案管理的工作效率。

1.3 檔案管理的設備不完善

檔案管理工作需要的設備落實不到，使檔案管理的工作難以進行，而且經費有限無法完成檔案管理工作的開展。許多疾病控制中心對于檔案的保存還是使用紙質檔案保存，相當一部分疾病控制中心不具備檔案管理需要的條件。

1.4 檔案管理人才素質較低

檔案管理人員的素質決定了檔案管理質量的好壞，多數的疾控中心的檔案管理人員的素質偏低，不具備專業技能，使檔案管理質量難以提升。缺乏高素質的檔案管理人才，使檔案管理工作難以繼續。由于檔案管理工作得不到應有的重視，而且檔案管理工作復雜，繁重，使檔案管理人員對工作失去信心，導致在長期的工作中缺乏積極性，不利于工作的開展。

2 檔案管理問題的對策

2.1 端正對檔案管理的態度

疾病控制中心的領導要對檔案管理工作加以重視，對于檔案管理工作要給予認同，明確檔案管理在疾病控制中心中的地位，即檔案管理部門為重要的輔助部門，在為疾病的預防和控制中提供重要的參考依據，保證了疾病控制中心工作的開展。在資金和人力方面對檔案管理工作予以便利，改變檔案管理人員的在整個部門邊緣化的處境，這樣能夠確保檔案管理工作的順利進行。

2.2 完善檔案管理制度

疾病控制中心要對檔案管理制度進行完善，使檔案管理工作能夠科學合理的進行，建立檔案管理工作的責任制度，對檔案管理人員的工作有著明確的要求，并且定期的進行考核評價。完善檔案分類管理制度，按照檔案的重要性和檔案的儲存時間等條件進行分類管理[1]。

建立部門檔案定期收集制度，對于各部門的檔案定期的進行收集，要求各部門對檔案進行整理，后送到檔案管理部門進行統一的分類和保管，對于電子檔案要以電子郵件的形式發送到檔案管理部門，通過計算機信息管理技術對電子檔案進行分類并儲存，這樣能夠有效的提高檔案的管理效率。在調閱檔案時要提出申請，并禮貌要求檔案管理人員調取檔案，從檔案管理系統或者紙質檔案室中調取的檔案信息要嚴格遵守保密規定，不許遺失或外傳。

2.3 加大管理建設的投入

隨著計算機信息管理技術在各個行業的應用，疾病控制中心檔案管理也應實現信息化管理。要加大對檔案管理信息化建設的投入，配備齊全的計算機信息化管理的設備，如存儲設備、刻錄機等。檔案管理部門還要建立恒溫、恒濕的檔案室為檔案信息化管理創造條件，推動檔案管理信息化進程。

管理人員要能夠熟練的操作信息化管理軟件，并且對信息管理系統有著足夠的了解，管理人員能夠使用計算機對檔案進行分類和存儲。由于檔案管理的內容多，時間長，而且工作的難度大，所以應用計算機信息管理技術是對檔案管理工作效率的巨大提升，減少疾病控制預防工作在需要調閱檔案信息的時間，保證疾控中心工作的順利進行。

2.4 提高管理人員的技術水平

檔案管理工作在疾病控制中心占有重要的位置，并且檔案管理工作要求管理人員具備專業的檔案管理技能，對于大多數的檔案管理人員專業技能水平較低的情況，對檔案管理人員進行培訓，讓檔案管理人員到上級管理部門進行培訓，提升檔案管理人員的專業技能，學習信息化檔案管理的知識，提升檔案管理人員的自身素質，管理人員也要不斷的自我提升，掌握工作中需要的各種知識，并加以運用，使管理人員能適應檔案管理工作方法的改變。對于正處在管理工作的人員要加大培訓的力度，增強工作能力[2]。招聘檔案管理相關專業的管理人才，發揮管理特長，進一步提升檔案管理的效率。

在提升檔案管理人員專業技能水平的同時，對于檔案管理人員要改善辦公條件及福利待遇，對于職稱的晉升提供優先的條件，調動工作的積極性，使檔案管理人員能夠對工作有主動性和積極性，推動檔案管理工作的開展。

3 結語

檔案管理工作中的問題阻礙了其管理工作的進行，并且對于其他工作的開展也有影響，所以對檔案管理工作要給予重視、加大對檔案管理的投入、健全檔案管理的制度及提升管理人員的素養，保證檔案管理工作的順利進行，為輔助疾病控制工作的開展提供便利，進一步推動安全衛生事業的發展。

[1]步堯.疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應對[J].中國醫藥科學,2014,18:140-142.

[2]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放,2015,08:121-122.